Assistant administratif de mairie F/H

Mairie de Tanus; Tanus; Sur place; EUR 21 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

La Mairie de Tanus recherche un agent administratif polyvalent pour assurer l'accueil et l'orientation des administrés, la saisie comptable, le suivi des dossiers urbanisme et état civil, ainsi que la gestion du courrier et des archives.

Le poste implique un travail en équipe, une connaissance du fonctionnement des collectivités et une maîtrise des outils bureautiques, avec disponibilité et discrétion.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
• Renseigner, orienter et informer le public
• Identifier les demandes et orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents
• Assurer la saisie et le suivi des opérations comptables
• Préparer et suivre les mandats et titres
• Contrôler et classer les pièces comptables
• Assurer le suivi des factures et des paiements
• Participer au suivi budgétaire de la commune
• Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d'urbanisme
• Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi administratif des demandes d'autorisations d'urbanisme
• Préparer les dossiers et assurer leur transmission aux services compétents
• Établir les actes d'état civil conformément à la réglementation
• Délivrer les copies et extraits d'actes
• Tenir et mettre à jour les registres d'état civil
• Assurer les formalités administratives liées à l'état civil
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• Rédiger les courriers, notes et documents administratifs
• Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire
• Organiser et assurer le suivi administratif des dossiers
• Apporter un appui administratif au Maire et aux élus
• Assurer la gestion des listes électorales
• Participer à l'organisation matérielle et administrative des scrutins
• Préparer les opérations électorales et contribuer au bon déroulement des bureaux de vote
• Assurer le suivi administratif des opérations post-électorales
• Assurer le suivi administratif du SIVU
• Formation de niveau Bac minimum
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement administratif
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, messagerie électronique) ainsi que des logiciels métiers, notamment Berger Levrault
• Respect des obligations liées à la discrétion professionnelle, au secret professionnel et au devoir de réserve
• Rigueur, sens de l’organisation et méthode dans la gestion des missions confiées
• Capacité à planifier son activité, à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais
• Aisance relationnelle, sens de l’écoute, patience et diplomatie dans l’accueil et les échanges avec les usagers et les partenaires
• Autonomie, esprit d’initiative et aptitude au travail en équipe
• Disponibilité, adaptabilité et réactivité face aux contraintes du service public

Description du poste

Accueil du public

• – Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
• – Renseigner, orienter et informer le public
• – Identifier les demandes et orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents

Comptabilité

• – Assurer la saisie et le suivi des opérations comptables
• – Préparer et suivre les mandats et titres
• – Contrôler et classer les pièces comptables
• – Assurer le suivi des factures et des paiements
• – Participer au suivi budgétaire de la commune

Urbanisme

• – Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d'urbanisme (information de premier niveau)
• – Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi administratif des demandes d'autorisations d'urbanisme
• – Préparer les dossiers et assurer leur transmission aux services compétents de la Communauté de communes du Carmausin-Ségala.

État civil

• – Établir les actes d'état civil conformément à la réglementation
• – Délivrer les copies et extraits d'actes
• – Tenir et mettre à jour les registres d'état civil
• – Assurer les formalités administratives liées à l'état civil

Gestion administrative

• – Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• – Rédiger les courriers, notes et documents administratifs
• – Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire
• – Organiser et assurer le suivi administratif des dossiers
• – Apporter un appui administratif au Maire et aux élus

Élections

• – Assurer la gestion des listes électorales
• – Participer à l'organisation matérielle et administrative des scrutins
• – Préparer les opérations électorales et contribuer au bon déroulement des bureaux de vote
• – Assurer le suivi administratif des opérations post-électorales

Missions liées au SIVU du Viaur

• – Assurer le suivi administratif du SIVU
• – Formation de niveau Bac minimum.
• – Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement administratif.
• – Connaissance appréciée de la réglementation relative à l’état civil, à l’urbanisme et aux élections.
• – Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, messagerie électronique) ainsi que des logiciels métiers, notamment Berger Levrault.
• – Respect des obligations liées à la discrétion professionnelle, au secret professionnel et au devoir de réserve.
• – Rigueur, sens de l’organisation et méthode dans la gestion des missions confiées.
• – Capacité à planifier son activité, à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais.
• – Aisance relationnelle, sens de l’écoute, patience et diplomatie dans l’accueil et les échanges avec les usagers et les partenaires.
• – Autonomie, esprit d’initiative et aptitude au travail en équipe.
• – Disponibilité, adaptabilité et réactivité face aux contraintes du service public.