Assistant administratif au responsable UCP de ST Leu F/H

Département du Val d'Oise; Saint-Leu-la-Forêt; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Le Département du Val d'Oise recherche un agent administratif pour assister le responsable du site de production départementale. Vous recensez les besoins, assurez la facturation mensuelle et le suivi des commandes et des stocks via GPAO.

Vous travaillez en lien avec les cuisines centrales et les établissements livrés. Les missions incluent le rapprochement des bons de commande et de livraison, le suivi des factures, et la préparation de documents pour les réunions, tout en assurant

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint).
• Connaissances des règles budgétaires d’une unité de production.
• Connaissance des HACCP et de la restauration collective.

Responsibilities

• Assister le responsable dans le fonctionnement du site.
• Renseigner et suivre les besoins des collèges livrés par la cuisine centrale.
• Assurer la facturation mensuelle et le rapprochement des documents.
• Suivre les commandes et la facturation sur Chorus.
• Relancer les fournisseurs et classer les factures après mandatement.
• Préparer les documents de présentation et comptes rendus.
• Effectuer les tâches administratives diverses et le lien avec l’équipe.

Skills

Organisation

Rigueur

Travail en équipe

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Assister le responsable dans le fonctionnement du site de production départementale

Vos Missions

• Recensement et suivi des besoins des collèges livrés par la cuisine centrale.
• Être en capacité à assurer la facturation mensuelles des repas vendus aux établissements.
• Suivi des commandes de denrées alimentaires, et de la facturation sur Chorus.
• Identification des anomalies entre le bon de livraison et leur facturation.
• Préparation des services fait pour le paiement des factures (rapprochement bon de commande, bon de livraison et SF)
• Relance, le cas échéant des fournisseurs pour factures non parvenues ou non-conformes à la commande.
• Classement des factures après mandatement et archivage.
• Gestion des stocks en assurant la saisie des entrées et sorties de marchandises quotidiennes sur la GPAO (Gestion de Production Assistée par Ordianateur), tenue d’un inventaire régulier en relation avec le chef de production et les magasiniers (rapprochement des inventaires physiques et informatiques).
• Être en capacité à mettre en forme des documents de présentation pour des réunions (Power Point…), de réaliser des comptes rendus…
• Assurer le suivi des différents contrats et effectuer des demandes d’intervention si nécessaire
• Assurer le lien avec l’équipe de production et la partie administrative en contribuant au fonctionnement et à la dynamique du site.
• Communication avec les établissements livrés, en lien avec le gestionnaire.
• Diverses tâches administratives.

Savoir Faire Technique

• Maîtriser les outils informatiques (Excel word, PP) et idéalement, le logiciel de GPAO ;
• Connaître les règles essentielles de la gestion budgétaire d’une unité centrale de production.
• Savoir gérer des stocks.

Savoir Faire Relationnel

• Savoir s’organiser et avoir de la rigueur
• Savoir travailler en équipe
• Savoir informer ses collègues et la hiérarchie
• Etre ponctuel et assidu
• Faire preuve de discrétion et de diplomatie

Connaissances

• Connaître les règles de la méthode HACCP
• Avoir des notions sur la réglementation et normes en vigueur au niveau de la restauration collective
• Savoir rédiger un courrier ou une note
• Connaître les fournisseurs de denrées alimentaires et produits de la restauration collective.

Expérience dans le secrétariat d’intendance d’un EPLE ou d’une structure de restauration collective.

Spécificités du poste / Risques professionnels : Travail répétitif

Horaires liés au fonctionnement de la production départementale