Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F

Comm Forest Var Agce Politi Energet; Le Luc-en-Provence; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Job summary

Comm Forest Var Agce Politi Energet recherche un(e) chargé(e) d'assistance administrative et communication, rattaché(e) à la direction, pour assurer le bon fonctionnement administratif et logistique et animer la communication numérique.

Le poste est à temps partiel de 24h/semaine jusqu'à fin 2026, puis temps plein 35h à partir de janvier 2027; connaissance du milieu associatif et du fonctionnement des collectivités fortement souhaitée.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des réseaux sociaux.
• Excellente expression écrite et bonnes notions de mise en page.
• Rigueur, organisation et confidentialité.
• Disponibilité, autonomie et sens du travail en équipe.
• Expérience en assistanat administratif ou communication est un plus.
• Bon relationnel avec les élus et les collectivités adhérentes.

Responsibilities

• Assistance administrative, logistique et secrétariat: accueil, courrier, saisie et mise en forme.
• Gestion des bases de données, listes de diffusion et registres administratifs.
• Gestion des adhérents et suivi des cotisations.
• Organisation logistique des réunions et événements (salles, devis, inscriptions).
• Suivi des fournitures, contrats et prestations; coordination avec les prestataires.
• Communication numérique: mailing, diffusion d'invitations et gestion newsletter.

Skills

Bureautique

Expression écrite

Organisation

Confidentialité

Esprit d'équipe

Assistance admin

Job description

Rattaché(e) à la direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif et logistique de la structure et vous animez sa communication numérique, en lien étroit avec l'équipe.-> Le poste est un poste à temps partiel de 24h jusque fin décembre 2026 puis un temps complet 35h à compter de janvier 2027.-> Le salaire indiqué est celui du poste à temps complet.-> La connaissance du milieu associatif et du fonctionnement des collectivités est fortement souhaitée.

VOTRE PROFIL

• - Maitrise des outils bureautiques et des réseaux sociaux
• - Excellente expression écrite ; notions de mise en page et de création graphique appréciées
• - Rigueur, sens de l'organisation, des priorités et de la confidentialité
• - Disponibilité, souplesse, autonomie et réel goût du travail en équipe
• - Une expérience en assistanat administratif et/ou communication est un plus
• - Bon relationnel (lien avec les élus des collectivités adhérentes)

VOS MISSIONS

• Assistance administrative, logistique et secrétariat :- Accueil physique et téléphonique, courriers, saisie et mise en forme de documents
• Mise à jour des bases de données, listes de diffusion et des registres administratifs et appui comptable (suivi des factures, suivi de participation aux manifestations)
• Gestion des adhérents de l'association (appel à cotisation, suivi.)
• Organisation logistique des réunions et événements : réservation des salles, sollicitation de devis auprès des prestataires, suivi des inscriptions, émargement et suivi post-réunion
• Suivi des fournitures, des commandes et des contrats à tacite reconduction, lien avec les prestataires
• Communication numérique, mailing et réseaux sociaux :- Diffusion des mailings et communications externes aux adhérents, transmission des invitations et suivi des listes de diffusion, en lien avec la direction et les chargés de mission
• Gestion et diffusion de la newsletter, mise à jour du site internet
• Animation et suivi des réseaux sociaux de l'association
• Contribution aux supports de communication, en binôme avec l'équipe.En appui : point de contact des prestataires informatique et téléphonie, gestion des comptes et sauvegardes

Experience

• 3 An(s) - Une 1ere exp. sur poste similaire

Compétences

• Bureautique et outils collaboratifs
• Rédaction d'écrits professionnels
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Gestion des emails
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de numérisation
• Mettre à jour un dossier
• une base de données
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Gérer les réservations de salles et de matériel
• Participer à l'organisation d'événements internes
• Assurer la confidentialité des données
• Utiliser les outils numériques
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Qualification

• Technicien

Secteur d'activité

• Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire