Assistant administratif alternance (F/H) - SEFOCAL

UNIVERSITE MARIE ET LOUIS PASTEUR; Besançon; Sur place; EUR 241 000 - 281 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université Marie et Louis Pasteur recherche un employé qualifié en gestion administrative des alternances. Vous assurez le conventionnement des dossiers, l'inscription des alternants et le suivi des données dans le logiciel métier.

Vous prenez en charge la facturation des formations, l’archivage des documents et la communication avec les employeurs et les financeurs. Le poste est ouvert aux contractuels pour 12 mois et peut accueillir des débutants.

Qualifications

• Débutant accepté
• Employé qualifié

Responsabilités

• Conventionnement des dossiers alternance et inscription des alternants en lien avec les conseillers.
• Saisie des données administratives et financières dans le logiciel métier et suivi des dossiers.
• Suivi l'état d'avancement des dossiers et communication des informations aux bénéficiaires, employeurs et financeurs.
• Facturation de la formation et gestion des demandes complémentaires; archivage des documents.
• Participation aux activités transversales du service et accompagnement des nouveaux collaborateurs.

Description du poste

RESPONSABILITÉS :Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l'Université Marie et Louis Pasteur !Activité 1 : Conventionnement des dossiers alternance- Assurer l'inscription des alternants en lien avec les conseillers alternance- Saisir toutes les données administratives et financières nécessaires au traitement et au suivi des dossiers dans le logiciel métier- Recueillir toutes les informations et les documents manquants pour le conventionnement des dossiers- En fonction du dispositif d'alternance, gérer la convention de formation- Communiquer aux bénéficiaires, aux employeurs et aux organismes financeurs toutes les informations et documents utiles et obligatoires- Suivre, mettre à jour et corriger les données des dossiers- Recourir aux multiples plateformes des organismes partenaires- Suivre mensuellement avec les conseillers l'état d'avancement des dossiers et les actions de traitement à mettre en place- Assurer le classement des documents- Faire le point sur les modalités de paiement auprès des employeurs et des organismes financeursActivité 2 : Suivi des alternants- Suivi de présence- Attestation de fin de formation- Certificat de réalisationActivité 3 : Facturation de la formation- Facturer la formation réalisée et suivie par les alternants- Gérer et traiter les demandes complémentaires voire les réclamations de l'agence comptable de l'établissement, des employeurs et des organismes financeurs- Archiver les dossiers et les documentsActivité 4 : Participation aux activités transversales du service- Contribuer à la réalisation des orientations, des directives et des objectifs définis au niveau de SeFoC'Al et de l'établissement- Implication dans la vie du service- Accueil des nouveaux personnels : participer à la formation et à l'intégration des nouveaux collaborateurs- Engagement dans l'amélioration continue, suivi et communication des indicateurs liés à l'activité, pilotage de processus qualité le cas échéant, participation aux audits- Contribution à la création d'outils, de guides et de supports de communication à destination de l'ensemble des usagers du service- Participation aux évènementsLe poste est ouvert uniquement aux contractuels. Il est à pourvoir dès que possible pour une durée de 12 mois.

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié

Employeur

L'Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l'enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.Avec plus de 27 000 apprenants et 2 500 personnels administratifs et enseignants-chercheurs, elle s'appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d'aujourd'hui et de demain.