Assistant administratif alternance (F/H) - SEFOCAL

Université Marie et Louis Pasteur; Besançon; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Congés annuels 25 jours

Restauration

Formation continue

Action sociale

Résumé du poste

L’Universit é Marie et Louis Pasteur à Besançon recherche un(e) gestionnaire des dossiers alternance pour un contrat temporaire de 12 mois. Vous assurerez l’inscription des alternants, saisirez les données et assurerez le suivi administratif et financier des dossiers dans le cadre de la formation professionnelle et apprentissage.

Vous contribuerez à la facturation, au suivi des pièces et documents, et participerez aux activités transversales du service SeFoC’Al, dans un esprit d’autonomie, de

Qualifications

• Maîtriser le suivi administratif et financier des dossiers liés à la formation professionnelle et à l’apprentissage.
• Maîtriser les outils bureautiques usuels (suite Office, logiciels métiers).
• Être rigoureux et organisé dans le suivi des dossiers.
• Bonne communication et travail en équipe.

Responsabilités

• Assurer l’inscription des alternants et le lien avec les conseillers alternance.
• Saisir les données administratives et financières dans le logiciel métier.
• Collecter les documents manquants et gérer la convention de formation.
• Suivre l’avancement des dossiers et communiquer avec les employeurs et financeurs.
• Facturer la formation et archiver les documents.

Connaissances

Suivi administratif

Suivi financier

Bureautique

Rigueur

Polyvalence

Gestion des pics

Communication

Travail en équipe

Formation

Connaissances de la formation continue et apprentissage

Description du poste

À propos de nous

L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.

À propos de nous

L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté. Avec plus de 27 000 apprenants et 2 500 personnels administratifs et enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.

Ce Que L’université Vous Propose

• Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
• Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
• Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
• Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)

A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.

Mission

Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l’Université Marie et Louis Pasteur !

Activité 1 : Conventionnement des dossiers alternance

• Assurer l’inscription des alternants en lien avec les conseillers alternance
• Saisir toutes les données administratives et financières nécessaires au traitement et au suivi des dossiers dans le logiciel métier
• Recueillir toutes les informations et les documents manquants pour le conventionnement des dossiers
• En fonction du dispositif d’alternance, gérer la convention de formation
• Communiquer aux bénéficiaires, aux employeurs et aux organismes financeurs toutes les informations et documents utiles et obligatoires
• Suivre, mettre à jour et corriger les données des dossiers
• Recourir aux multiples plateformes des organismes partenaires
• Suivre mensuellement avec les conseillers l’état d’avancement des dossiers et les actions de traitement à mettre en place
• Assurer le classement des documents
• Faire le point sur les modalités de paiement auprès des employeurs et des organismes financeurs

Activité 2 : Suivi des alternants

• Suivi de présence
• Attestation de fin de formation
• Certificat de réalisation

Activité 3 : Facturation de la formation

• Facturer la formation réalisée et suivie par les alternants
• Gérer et traiter les demandes complémentaires voire les réclamations de l’agence comptable de l’établissement, des employeurs et des organismes financeurs
• Archiver les dossiers et les documents

Activité 4 : Participation aux activités transversales du service

• Contribuer à la réalisation des orientations, des directives et des objectifs définis au niveau de SeFoC’Al et de l’établissement
• Implication dans la vie du service
• Accueil des nouveaux personnels : participer à la formation et à l’intégration des nouveaux collaborateurs
• Engagement dans l’amélioration continue, suivi et communication des indicateurs liés à l’activité, pilotage de processus qualité le cas échéant, participation aux audits
• Contribution à la création d’outils, de guides et de supports de communication à destination de l’ensemble des usagers du service
• Participation aux évènements

Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.

Il est à pourvoir dès que possible pour une durée de 12 mois.

Profil

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Compétences opérationnelles

• Maîtriser le suivi administratif et financier des dossiers relevant de de la formation professionnelle continue et de l’apprentissage
• Maîtriser les outils bureautiques
• Être rigoureux dans le suivi des dossiers (administratif, financier etc.)
• Ajuster et adapter sa pratique professionnelle : multiplicité des interlocuteurs
• Gérer les pics d’activités saisonniers
• Communiquer dans le respect et la transparence
• Travailler en équipe

Connaissances

• Le fonctionnement et la structure de de l’université Marie & Louis Pasteur
• L’offre de formation de l’université de Marie & Louis Pasteur
• Les dispositifs et les acteurs principaux du secteur de la formation professionnelle continue et de l’apprentissage

Compétences comportementales

• Autonomie
• Adaptabilité
• Réactivité
• Rigueur
• Sens fort de l’organisation
• Force de proposition
• Attention portée à un relationnel sain et respectueux
• Communication orale et écrite claire
• Ecoute

Référence de l'offre : okovrq8jt5