Assistant Administratif & Achats CDD F/H/X+

ESSEC Business School; Cergy; Sur place; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

ESSEC Business School, située à Cergy, recherche un Assistant Administratif & Achats pour intégrer le service Achats dans le cadre d'un contrat à durée déterminée. Vous garantirez la fiabilisation des activités du service et serez l interlocuteur privilégié des directions sur les missions confiées.

De formation Bac+2 à Bac+3 en gestion, achats ou supply chain, vous apporterez rigueur et sens du service, et vous accompagnerez votre montée en compétence grâce à un encadrement interne.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en gestion, administration des ventes, achats ou supply chain.
• Première expérience en back-office achats, stage ou alternance souhaitée.
• Rigueur, organisation et sens du service requis.

Responsabilités

• Traiter les demandes des directions sur les catalogues et sites marchants référencés : qualification du besoin, contrôle des PO, saisie des commandes, suivi de livraison, gestion des litiges et retours.
• Contrôler les engagements avant paiement, piloter le rapprochement mensuel des relevés et assurer la transmission comptable.
• Analyser et valider les demandes d'achat et les factures, assurer le support utilisateurs de niveau 1 sur l’outil de gestion des demandes d’achats et commandes (IVALUA), animer deux campagnes de formation par an et gérer la base fournisseurs de l’ESSEC.
• Traiter les demandes des intervenants sur facture avec la comptabilité fournisseurs, assurer la validation hebdomadaire des contrats et absorber les pics d’activités.
• Gérer les flux et le stock de goodies en lien avec les demandes métiers.
• Traiter les demandes d’attestations assurance pour les associations étudiantes et répondre aux questions courantes concernant les couvertures assurantielles.
• Amélioration continue : Maintenir le site achats, la base documentaire et le chatbot achats.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Sens du service

Formation

Bac+2 à Bac+3 en gestion, administration des ventes, achats ou supply chain

Outils

IVALUA

Description du poste

L’ESSEC Business School est un établissement d’enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d’entreprises. Dispensées sur 4 campus physiques (Cergy, La Défense, Singapour et Rabat) et un campus numérique augmenté, les formations de l'ESSEC accueillent plus de 8 000 étudiants en formation initiale dont plus de 38% d’étudiants internationaux, et plus de 5 000 managers en formation continue par an.

Travailler à l’ESSEC, c’est évoluer dans un environnement de travail stimulant, porté par nos valeurs fondamentales, humanisme, responsabilité, innovation et ouverture, et renforcé par un contexte international et multiculturel enrichissant. La diversité, le respect mutuel et l’entraide sont au cœur des valeurs humanistes que nous cultivons au quotidien.

Dédié à la recherche, l’enseignement et l’entrepreneuriat, le campus de l’ESSEC Business School, situé à Cergy, recherche un(e) Assistant Administratif & Achats dans le cadre d'un contrat à durée déterminée.

Rattaché(e) au Directeur Achats & Compliance, vous rejoignez un environnement achats en pleine structuration au sein d’une Grande École de commerce de renommée internationale. Dans ce contexte de transformation, vous participez à la structuration et à la fiabilisation des activités du service achats : vous garantissez la qualité de l'exécution au quotidien, vous êtes l'interlocuteur privilégié des directions sur l'ensemble des missions confiées.

Au sein de la Direction Achats, vos principales missions sont les suivantes :

• Traiter les demandes des directions sur les catalogues et sites marchants référencés : qualification du besoin, contrôle des PO, saisie des commandes, suivi de livraison, gestion des litiges et retours.
• Contrôler les engagements avant paiement, piloter le rapprochement mensuel des relevés (collecte des factures, rattachement des PO, relances) et assurer la transmission comptable.
• Analyser et valider les demandes d'achat et les factures, assurer le support utilisateurs de niveau 1 sur l’outil de gestion des demandes d’achats et commandes (IVALUA), animer deux campagnes de formation par an et gérer la base fournisseurs de l’ESSEC.
• Traiter les demandes des intervenants sur facture avec la comptabilité fournisseurs, assurer la validation hebdomadaire des contrats et absorber les pics d’activités.
• Gérer les flux et le stock de goodies en lien avec les demandes métiers.
• Traiter les demandes d’attestations assurance pour les associations étudiantes et répondre aux questions courantes concernant les couvertures assurantielles.
• Amélioration continue : Maintenir le site achats, la base documentaire et le chatbot achats.

Profil recherché

Ce poste est ouvert aux profils qui souhaitent apprendre : la connaissance de nos outils, de nos circuits et de nos fournisseurs s'acquiert en interne, et vous serez accompagné(e) dans votre montée en compétence.

De formation supérieure Bac+2 à Bac+3 en gestion, administration des ventes, achats ou supply chain, vous disposez idéalement d'une première expérience — stage ou alternance compris — en back-office achats, administration des ventes, approvisionnement ou gestion administrative.

Ce que nous recherchons avant tout : de la rigueur sur un poste qui porte des contrôles à enjeu financier ; de l'organisation, pour tenir un flux important de sollicitations et absorber les pics de la rentrée sans rien laisser passer ; le sens du service, face à des directions aux besoins très différents ; et l'envie de faire progresser l’institution.

L’ESSEC s’engage activement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion.

Convaincus que la richesse de notre communauté repose sur la pluralité des parcours et des identités, nous œuvrons chaque jour à créer un environnement bienveillant et inclusif pour toutes et tous.

Conformément à la politique d'embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.