Archiviste – Records Manager, responsable du pôle Archives

Université Clermont Auvergne

Clermont-Ferrand

On-site

EUR 20,000 - 24,000

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Benefits offered by this job

Participation aux frais de transports

Forfait mobilité durable

Plan de formation du personnel

Job summary

Université Clermont Auvergne recrute un archiviste - records manager pour piloter la collecte, le classement et la conservation des archives de l’établissement, en collaboration avec la Directrice des Affaires Juridiques et Institutionnelles et les Archives départementales.

Vous superviserez le stockage (papier et numérique), les contrôles de traçabilité et la dématérialisation des procédures, avec la DOSI et le DPO, afin d’assurer un archivage pérenne et conforme à la réglementation.

Qualifications

Master exigé en information et archives numériques.
Expérience minimale 6 mois dans un service d’archives.
Connaissance des règles d’archivage et de dématérialisation.

Responsibilities

Assurer l’archivage régulier des productions des services.
Élaborer tableaux d’archivage et mise à jour.
Conseiller sur la gestion des dossiers et réglementation.
Préparer les versements papier vers Archives départementales.
Développer les formations et accompagner les services au numérique.
Collaborer avec la DOSI et le DPO sur dématérialisation et stockage.
Travailler avec les Archives départementales pour versements et pérennité des données.

Skills

Archivage

Confidentialité

Rigueur

Autonomie

Adaptabilité

Écoute active

Polyvalence

Archifiltre

Education

Master sciences de l’information et des bibliothèques

Master Archives

Tools

Archifiltre

Job description

À propos de nous

L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

Mission

À propos de nous

Mission

Placé-e sous l’autorité de la Directrice des Affaires Juridiques et Institutionnelles, l’archiviste - records manager détermine et met en œuvre la politique de collecte, de traitement (classement et inventaire), de conservation et de communication des archives de l’université, en collaboration avec le Directeur des Archives départementales. Les archives de l’université sont tous les documents et données produits et reçus par les services et directions centrales, instituts, composantes et laboratoires dans le cadre de leurs activités. Elles englobent les supports papier et numérique (documents bureautiques, messageries, données des logiciels métiers). Sur le volet numérique, l’archiviste – records manager, en collaboration avec la Direction des Systèmes d’information et le DPO de l’université, supervise la gestion, le stockage, la traçabilité et la conservation des données, de leur création à la fin de leur usage, en conformité avec les lois et normes techniques en vigueur.

Activités Essentielles

Perpétuer les actions régulières en direction des services pour assurer l’archivage régulier de leur production papier :
organisation d’actions de sensibilisation annuelles ;
élaboration de tableaux d’archivage et mise à jour des tableaux existants ;
activité de conseil sur la gestion courante des dossiers et la mise en œuvre de la réglementation ;
accompagnement logistique de chantiers de tri.
Préparer les versements papier (tri, classement et inventaire pour transfert aux Archives départementales) en attente de traitement.
Développer l’offre de formation et d’accompagnement des services aux bonnes pratiques du numérique :
nommage et classement des fichiers ;
rationalisation / réorganisation et nettoyage des arborescences ;
utilisation du parapheur numérique ;
gestion et archivage des messageries.
Collaborer avec la DOSI (Direction opérationnelle des systèmes d’information) pour :
accompagner les projets de dématérialisation des procédures sur leur volet documentaire ;
participer aux opérations de décommissionnement et de déploiement de logiciels métier ;
mettre en œuvre les recommandations issues de l’Accompagnement à Maîtrise d’Ouvrage : « Définition d’une stratégie de déploiement de l’archivage numérique » réalisée en 2024.
Collaborer avec les Archives départementales pour :
accompagner leur politique de collecte des archives universitaires papier ;
garantir l’archivage pérenne des données et documents essentiels en l’absence de Système d’archivage électronique (SAE) à l’UCA.

Profil

Compétences Principales

Connaissances :

Missions, fonctionnement et organisation administrative de l’université ;
Cadre législatif et réglementaire applicable aux archives publiques ;
Règles et principes du classement, de l’analyse et de la description archivistiques ;
Procédures de tri, de destruction et de versement des archives publiques ;
Enjeux, bonnes pratiques et aspects techniques de l’archivage numérique (dont maîtrise de logiciels de type Archifiltre).

Compétences Opérationnelles

Savoir accompagner, conseiller et sensibiliser les services producteurs ;
Savoir mettre en œuvre, suivre et faire respecter des procédures et des règles ;
Savoir animer et fédérer un réseau d’acteurs de l’archivage ;
Savoir concevoir, organiser et dispenser des actions de formation.

Compétences Comportementales

Sens aigu de la confidentialité et du respect des données sensibles ;
Sens de l'organisation, rigueur et autonomie ;
Bonnes capacités d’adaptation et aisance dans le travail avec des interlocuteurs variés ;
Sens du dialogue, écoute active et capacité à convaincre ;
Goût pour la polyvalence des tâches et l’investissement sur des missions diversifiées.

Conditions D'exercices Particulières

Port de charges lourdes ;
Travail en milieu confiné (magasins d’archives) ;
Travail isolé ponctuel ;
Nombreux déplacements sur les différents sites de l’université.

PREREQUIS/FORMATION Souhaitée

MASTER Sciences de l’information et des bibliothèques, parcours Archives numériques (enssib)
MASTER Archives (Université d’Angers, Université Jean Moulin Lyon 3, Université Paris VIII).
Expérience d'au minimum 6 mois sur un poste de chargé de collecte ou dans un service d’archives de l’enseignement supérieur.

Specificites / Contraintes Du Poste

Rémunération : base INM 395 soit 1944.5 € brut mensuels
Contrat de travail : 37h30 hebdomadaires
Congés : 49 jours annuels (base temps plein 37h30)
Participation aux frais de transports en commun
Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels
Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense
Accès à un plan de formation des personnels
Possibilité d’accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

Pour l’UCA, l’inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

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