Chargé/e de mission gestion des archives

Université Côte d’Azur; Nice; Hybrid; EUR 19,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail

Transports partiels

Mutuelle

Restauration CROUS

Billetterie loisirs

Job summary

Université Côte d’Azur recherche un(e) Chargé/e de mission gestion des archives pour coordonner l’ensemble des activités archivistiques du territoire, des archives papier à l’archivage électronique. Vous travaillerez avec les DAC et les services centraux pour optimiser les pratiques, les espaces et les outils.

Vous assurez la gestion des documents, l’inventaire, l’application des règles RGPD et la relation avec les partenaires, avec un engagement fort sur le changement et le développement des

Qualifications

• Connaissances approfondies de l’archivistique.
• Cadre légal et déontologique des archives en contexte universitaire.
• Maîtrise des règles d’organisation des espaces et bâtiments d’archives et des méthodes de conservation.
• Maîtrise des principes de l’archivage électronique.
• Capacité à piloter un projet et à animer un réseau; travail en équipe et dialogue.

Responsibilities

• Coordonne la collecte, le tri, l’évaluation et la conservation des documents, en application des lois et règlements sur les archives publiques.
• Coordonne la tenue d’inventaires et promeut les outils de gestion et diffuse les procédures.
• Coordonne le traitement des arriérés d’archives papier répartis sur les campus.
• Participe à l’amélioration et à la gestion des espaces d’archivage et à la mise en œuvre de la salle d’archives du Capus Valrose.
• Participe à l’amélioration et à la coordination de l’archivage électronique, coordonne le fonctionnement du Système d’Archivage Électronique, et gère la relation avec le prestataire.
• Gère le service de signature électronique et la relation au prestataire, en lien avec la DSI et les directions.
• Anime les réunions du comité d’Archives et coordonne les actions de communication sur les archives avec le personnel.

Skills

Archivistique

Cadre légal & déontologique

Archivage électronique

Gestion de projet

Relation interne/externe

Tools

Système d’Archivage Électronique

Référentiel de Conservation

Job description

À propos de nous

Ouverte sur l'Europe et le monde, Université Côte d'Azur coordonne les acteurs de l'enseignement supérieur et de la recherche de la Côte d'Azur, pour offrir un environnement de formation, de recherche et d'innovation de très haut niveau Inscrite dans une trajectoire de profonde transformation de son rôle et de son organisation. C'est aussi un établissement acteur de la dynamique de son environnement territorial, connu pour la qualité de vie exceptionnelle qu'il offre à ses habitants, entre mer et montagne Dans ce cadre, Université Côte d'Azur se présente comme une université d'excellence, aux valeurs humanistes, socialement engagée et éthiquement responsable.

La Direction est chargée de traiter l’ensemble des problématiques de droit rencontrées par l’établissement. Elle gère les contentieux, les conventions, la Section disciplinaire enseignants, le suivi des assurances, la prévention des risques et tout le conseil juridique à l’établissement. Elle gère ensuite les délégations de signature et de pouvoir, les logements, et la modification des statuts et règlements intérieurs. Elle pilote les élections aux conseils de l’établissement et appuie les directions en charge des instances de gouvernance. Elle est enfin en charge de la dématérialisation des actes et process juridiques, de la protection des données personnelles, de l’accès aux documents administratifs, de la sécurisation des marchés publics de travaux et des questions juridiques liées au patrimoine.

La DAJIM a pour missions : les affaires juridiques (contentieux et conventions et contrats), les affaires institutionnelles et la modernisation. Au titre de cette dernière, figure la coordination et la rationalisation de l’archivage à l’échelle de l’Etablissement.

Mission

Nous recherchons notre futur/future Chargé/e de mission gestion des archives !

Vos missions

• Coordonne la collecte, le tri, l’évaluation et la conservation des documents d’Université Côte d’Azur, en application des lois et règlements sur les archives publiques et en relation avec les instances compétentes, en premier lieu avec les Archives départementales des Alpes-Maritimes ;
• Coordonne la tenue d’inventaires et promeut les outils de gestion (Référentiel de Conservation de l’Université, guides et tableaux sur les procédures, les bonnes pratiques, les classements, les complète et les diffuse à l’ensemble des acteurs impliqués au sein de l’Université ;
• Coordonne le traitement des arriérés d’archives papier répartis sur les différents campus
• Participe à l’amélioration et à la gestion des espaces d’archivage sur les différents sites universitaires en lien avec les directeurs administratifs de campus (DAC) et les directeurs de services en tenant compte des spécificités des campus et de celles des services centraux ; en particulier, participe à la mise en œuvre fonctionnelle de la salle d’archives de la Présidence et des Directions centrales sur le Capus Valrose ;
• Participe à l’amélioration et à la coordination de l’archivage électronique à l’échelle de l’Université ; en particulier, coordonne le fonctionnement du Système d’Archivage Electronique mis en production, en lien avec la DPO et en lien avec la Direction du Système d’Information (DSI) et auprès des directions productrices d’archives électroniques et gère la relation auprès du prestataire de tiers-archivage numérique ;
• Gère le service de signature électronique et la relation au prestataire de la solution, en lien avec la DSI et les directions

utilisatrices ;

• Anime les réunions du comité d’Archives composé des référents provenant des directions de l’Université
• Participe à la communication et à la sensibilisation sur les questions d’archives à l’ensemble du personnel, en lien avec les différentes activités associées ou voisines (RGPD etc…);

Missions Spécifiques

• Participe aux réunions de la DAJIM et à celles relatives au sujet des archives organisées par d’autres directions ou services ;
• Organise des réunions de travail ou d’information avec les différents acteurs impliqués au sein des directions et des campus ;
• Établit une relation régulière avec les Archives départementales pour la gestion du tri, de la conservation, de la suppression ou du transfert des archives ;
• Prospecte auprès de services homologues au sein d’autres universités afin de connaître leurs expériences et pratiques ;
• Veille à la tenue d’un organigramme fonctionnel impliquant les directions, campus et les référents qui en émanent ;
• Veille à la formation des référents, à la gestion des archives.

Sujétions particulières

Déplacements et horaires variables selon besoins de réunions ou rendez-vous sur les campus et avec les directions centrales.

Informations Complémentaires

• Type de recrutement : Titulaire ou Contractuel (CDD 1 an renouvelable)
• Catégorie : A-IGE
• Temps de travail : Temps Complet
• Localisation : Campus Valrose – 28 avenue Valrose - Nice
• Référence de l’annonce : 2026-DAJIM06
• Rémunération contractuels (hors variables) : A partir de 1 858,14 € nets (avant impôts), selon expérience
• Congés : 45 jours de congés annuels
• Télétravail : jusqu’à 2 jours de télétravail/semaine
• Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
• Prise en charge partielle des frais de mutuelle
• Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
• Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels

Référence de l’offre : fo6ife00ww

Profil

Ce Poste Est Fait Pour Vous Si

• Vous avez des connaissances approfondies de l’archivistique ;
• Vous connaissez le cadre légal et déontologique propre aux archives en contexte universitaire ;
• Vous connaissez des modes de fonctionnement des universités et en particulier d’Université Côte d’Azur ;
• Vous maîtrisez les règles d’organisation des espaces et bâtiment d’archives et des méthodes de conservation ; des textes encadrant la protection des données personnelles ;
• Vous maîtrisez les principes de l’archivage électronique ;
• Vous êtes en capacité de piloter un projet, animer un réseau ; aider à la décision, auprès de la direction des affaires juridiques, la direction générale des services, les services centraux et les composantes ;
• Vous êtes à l’aise avec entretien d’un réseau de relations internes et externes ;
• Vous savez collaborer étroitement avec certaines directions, en particulier la Direction du Système d’information ;
• Vous savez définir des procédures et des règles ;
• Vous possédez une aptitude au dialogue et au travail en équipe ;
• Vous êtes en capacité de faire preuve de dynamisme, d’adaptation et d’accompagnement au changement