Alternance, Paris – Office Manager Groupe, services généraux & opérations – H/F

Magnum Photos; Paris; On-site; EUR 12,000 - 18,000; Full time

Benefits offered by this job

Titres-restaurant

Remboursement à 50 % du Navigo

Job summary

Magnum Photos recherche un alternant en office management pour accompagner la COO dans la gestion administrative et opérationnelle des bureaux de Paris, et à distance de Londres et New York. Le poste combine les services généraux au siège parisien et une vue d’ensemble des besoins des trois bureaux.

Vous assurez le suivi du bâtiment, des stocks, des contrats et de la sécurité, avec une dimension centrale et des opportunités de mobilité interne.

Qualifications

• Maîtrise du contexte administratif et des services généraux.
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse pour suivre coûts et processus.
• Capacité à formaliser des procédures et à les déployer.

Responsibilities

• Coordonner les prestataires (IT, ménage, maintenance) et planifier les interventions.
• Gérer achats, stocks et petits équipements; suivre les fournisseurs.
• Suivre le bail et les relations avec bailleurs et gestionnaires.
• Suivre l’aménagement et le fonctionnement des espaces de travail.
• Être l’interlocuteur quotidien pour le bâtiment et remonter les besoins à la direction.
• Participer à la recherche de nouveaux locaux en cas de déménagement.
• Gérer les accès et les contrôles de sécurité; mettre à jour le registre de sécurité.
• Contribuer avec la People & Culture Manager à la mise à jour du DUERP et à la sécurité.
• Formaliser et tenir à jour les procédures de fonctionnement dans un guide.

Skills

Français courant

Anglais professionnel

Rigueur et organisation

Autonomie

Analyse et chiffres

Education

Bac+3 en alternance (office management / services généraux / facility management)

Job description

À propos de Magnum

Fondée en 1947 par Robert Capa, Henri Cartier-Bresson, George Rodger et David « Chim » Seymour, Magnum Photos est une coopérative de photographes qui fait référence dans la photographie documentaire et d'auteur. Elle compte des bureaux à Paris, Londres et New York.

À propos du poste

Rattaché·e à la COO, l'alternant·e accompagne la direction dans la gestion administrative et opérationnelle de nos bureaux de Paris, et à distance de ceux de Londres et New York. Le poste combine une forte dimension services généraux sur le siège parisien et une vision d'ensemble des besoins des trois bureaux, dans une logique de centralisation et d'optimisation.

Les missions incluent :

Services généraux et gestion du bâtiment, sécurité et conformité :

• Coordonner les prestataires (IT externe, ménage, maintenance, etc.) : planification et suivi des interventions, contrôle de la qualité de service, demandes de devis et mise en concurrence
• Gérer les achats de fournitures, consommables et petits équipements : commandes, suivi des stocks, choix des fournisseurs
• Assurer le suivi du bail et la relation avec le bailleur et l'agence de gestion : charges, travaux, demandes d'intervention
• Suivre l'aménagement et le bon fonctionnement des espaces de travail : postes, salles de réunion, petits travaux
• Être l'interlocuteur·rice du quotidien pour tout ce qui concerne le bâtiment et remonter les besoins à la direction
• En cas de déménagement : participer à la recherche de nouveaux locaux et coordonner les opérations (prestataires, planning, information des équipes, etc.)
• Gérer les accès : badges, clés, codes et droits d'accès
• Suivre les vérifications et contrôles périodiques (extincteurs, installations électriques, etc.) et tenir à jour le registre de sécurité
• Contribuer, avec la People & Culture Manager, à la mise à jour du DUERP et au suivi des obligations santé-sécurité : affichages obligatoires, consignes d'évacuation, équipements de premiers secours
• Formaliser et tenir à jour les procédures de fonctionnement (services généraux, matériel, accès, stockage) dans un guide accessible à toutes les équipes

Vision groupe et appui à la gouvernance :

• Avoir une vision d'ensemble des besoins et des exigences des trois bureaux : contrats, conditions, coûts, besoins des équipes
• Construire et mettre à jour les tableaux de bord de la direction : contrats, échéances, coûts de fonctionnement, indicateurs de suivi
• Préparer des synthèses et des éléments d'aide à la décision (comparatifs de prestataires, scénarios de coûts) et proposer des pistes d'optimisation et de centralisation : mutualisation des prestataires, harmonisation des pratiques entre bureaux

Budget, contrats et facturation :

• Suivre le budget des frais généraux (bâtiment, fournitures, prestataires, stockage, matériel, licences) et alerter en cas d'écart
• Centraliser les contrats prestataires et suivre leurs échéances : renouvellements, préavis de résiliation
• Contrôler les factures fournisseurs avant leur transmission à la comptabilité
• Apporter un appui à la comptabilité sur le suivi des assurances et la gestion des sinistres

Espaces de stockage (hors bureaux, tous sites) :

• Coordonner la gestion de l'ensemble des espaces de stockage du groupe, situés à l'extérieur des bureaux : accès, entrées et sorties, relation avec les prestataires de stockage
• Centraliser et tenir à jour les inventaires et fiabiliser la traçabilité, en coordination avec les équipes concernées et les prestataires de stockage et de transport
• Accompagner la démarche d'optimisation des espaces de stockage en cours : planifier et coordonner les transferts entre sites avec les équipes concernées, et suivre les opérations de tri, de regroupement ou de libération d'espaces

Équipement informatique et licences :

• Tenir l'inventaire du matériel informatique des salarié·es et des bureaux (ordinateurs, écrans, téléphones, périphériques) : attributions, restitutions, état du parc
• Tenir l'inventaire des licences des outils groupe (Google Workspace, Slack, Adobe, Microsoft, WeTransfer, etc.) : attributions, renouvellements, arrivées et départs
• Identifier des pistes d'optimisation : licences inutilisées, doublons, formules plus adaptées
• Mettre en place et suivre un plan de renouvellement du matériel, avec le budget associé
• Assurer le relais avec le prestataire IT

Courrier et livraisons :

• Gérer la relation avec les prestataires (La Poste, transporteurs, coursiers) et s'assurer que le service est adapté aux besoins des équipes qui l'utilisent
• Suivre les contrats et la facturation, et proposer des ajustements (offres, volumes, tarifs)

Profil recherché

• Formation Bac+3 en alternance : office management, services généraux ou facility management, gestion administrative des organisations
• Une première expérience (stage ou alternance) en environnement administratif ou services généraux est appréciée
• Français langue maternelle ou niveau bilingue ; anglais professionnel courant, à l'écrit comme à l'oral
• Rigueur, sens de l'organisation et des priorités, autonomie et esprit pratique
• Esprit d'analyse et goût pour l'optimisation (coûts, process), à l'aise avec les chiffres et les tableurs
• Capacité à formaliser des procédures claires et à les faire vivre
• Aisance relationnelle avec des prestataires comme avec des équipes internationales, y compris à distance
• Aisance avec les outils numériques et intérêt pour les sujets IT
• Discrétion et sens de la confidentialité (accès, données personnelles)
• Un intérêt pour la photographie ou le secteur culturel est un plus

Informations pratiques

• Contrat d'apprentissage de 12 mois
• Démarrage : dès que possible
• Poste basé à Paris 11e, avec des déplacements ponctuels sur les sites de stockage (manutention possible)

Rémunération

• Selon la grille légale en vigueur
• Titres-restaurant
• Remboursement à 50 % du Navigo

Égalité des chances en matière d'emploi (EEO)

En tant qu'employeur offrant une égalité des chances en matière d'emploi, Magnum Photos interdit toute action discriminatoire à l'encontre de ses salarié·es et de ses candidat·es à l'embauche, ainsi que tout traitement discriminatoire fondé, de manière réelle ou supposée, sur la race ou la couleur de peau, le gabarit (y compris l'ossature, la corpulence, la taille, la silhouette et le poids), la religion ou la croyance, le statut d'étranger ou la nationalité, le sexe (y compris la grossesse), l'origine nationale, l'âge, l'orientation sexuelle, l'identité de genre (le sentiment interne et profond de son genre, qui peut être identique ou différent du sexe attribué à la naissance ; l'identité de genre peut être masculine, féminine, ni l'une ni l'autre ou les deux, ou encore non-binaire), l'expression du genre (la représentation du genre telle qu'elle est exprimée, par exemple, par le nom, le choix des pronoms, les vêtements, la coupe de cheveux, le comportement, la voix ou les caractéristiques corporelles ; l'expression du genre peut ne pas être distinctement masculine ou féminine et peut ne pas se conformer aux stéréotypes traditionnels fondés sur le genre attribués à des identités de genre spécifiques), le handicap, la situation matrimoniale, la structure relationnelle et familiale (y compris les partenariats domestiques, les familles et les personnes polyamoureuses, la famille choisie, les coparents platoniques et les familles multigénérationnelles), les informations génétiques ou les caractéristiques génétiques prédisposantes, le statut militaire, le statut de victime de violence domestique, les antécédents d'arrestation ou de condamnation antérieurs à l'embauche, les antécédents de crédit, la situation de demandeur·se d'emploi, le statut d'aidant·e, l'historique de rémunération ou toute autre caractéristique protégée par la loi.