Agent instructeur état civil et formalités administratives (H/F)

Taleez; Annecy; Sur place; EUR 25 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

25 jours congés annuels

Mutuelle et prévoyance

Titres restaurant

Résumé du poste

La Ville d'Annecy recherche un agent instructeur état civil et formalités administratives à temps complet pour le service Proximité. Vous renseignerez le public et instruirez les actes d’état civil et les formalités administratives au sein d’une équipe de proximité.

Vous assurerez la tenue administrative et le suivi des dossiers, la gestion des actes et des documents liés à l’identité et aux mariages, avec participation aux cérémonies et horaires publics variés.

Qualifications

• Maîtrise des techniques d'accueil et de renseignement du public.
• Conduite d'entretiens et d'enquêtes administratives.
• Utilisation du logiciel métier et des outils informatiques courants.

Responsabilités

• Renseigner le public et guider les usagers dans les démarches administratives.
• Instruire et suivre les actes d’état civil et les formalités associées.
• Tenir à jour les registres d'état civil et les dossiers mariages et PACS.

Connaissances

Accueil et relation clientèle

Relation téléphonique

Entretien et enquêtes

Logiciel métier

Formalités administratives

Droit et état civil

Outils informatiques usuels

Outils

Melodie OPUS

Suffrage WEB

Synbird

Description du poste

La Direction proximité et citoyenneté de la ville d'Annecy composée de 80 agents, recherche pour son service état civil/formalités Administratives d'Annecy le vieux un agent instructeur état civil et formalités administratives H/F à temps complet, ouvert au cadre d'emploi des Adjoints Administratifs.

Le poste est accessible aux titulaires et aux contractuels.

Au sein d’une équipe de 4 personnes, sous la responsabilité du chef de service de Proximité, vous êtes en charge de renseigner le public, de guider les usagers dans leurs démarches administratives et d’instruire les dossiers relatifs aux actes d’état civil.

La commune déléguée d’Annecy le Vieux traite d’une grande diversité de missions d’état civil: 75 reconnaissances, 220 mariages et 100 pacs par an, 5000 demandes titres d’identité par an, 120 attestations d’accueils, 150 recensements citoyens

A ce titre, vos missions principales sont :

En matière d’état civil:

• Accueillir, renseigner et conseiller le public (physique, téléphonique ou numérique)
• Dresser les actes d’état civil de reconnaissance, ainsi que tout acte ou décision modifiant l’état civil des personnes (changement de prénoms, changements de nom, rectifications d’erreurs matérielles..);
• Créer et mettre à jour les livrets de famille;
• Assurer la tenue administrative et mise à jour des registres d'état civil
• Assurer la constitution et le suivi des dossiers mariages;
• Procéder à l’enregistrement, modification et dissolution des Pactes civils de solidarité ;
• Assister le Maire et les Adjoints lors de la célébration des mariages par rotation la semaine et le samedi;

En matière de formalités administratives:

• Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées à l'enregistrement des titres d'identité et l'identité numérique
• Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées recensement citoyen, attestation d'accueil, assurer les légalisations de signature, attestations de domicile et certificats divers
• Traiter les dossiers d'inscriptions électorales et changement d'adresses, dématérialisés ou papiers
• Participer à l'organisation et au bon déroulement des opérations électorales.
• Assurer des suppléances occasionnelles pour nécessités de services dans les différents sites de proximité de la Ville (pour exemple : renfort dans un autre service FA/EC)

Conditions d'exercice :

• Respecter les principes déontologiques applicables aux agents publics et en particulier l'obligation de neutralité
• Lieu du poste : Mairie déléguée d'Annecy le vieux
• Travail les week-ends électoraux
• Horaires contraints par les plages d'ouverture au public
• Participation aux cérémonies de mariage le samedi par roulement

Intégrer la ville d'Annecy c'est :

• être acteur de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
• des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, 25 jours de congés annuels, régime de RTT jusqu'à 23 jours- selon organisation du service)
• bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux via "le groupement"...)
• disposer d'une participation de la collectivité aux frais de transport, mutuelle et prévoyance
• bénéficier des titres restaurant d'une valeur faciale de 5€ dont 50% pris en charge par la collectivité

La Ville est ouverte à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.

Compétences métier :

• Techniques et postures d'accueil
• Techniques de communication téléphonique
• Techniques d'entretien et d'enquête
• Logiciel métier
• Procédures règlementaires relatives aux formalités administratives
• Cadre réglementaire de l'état civil
• Utilisation des outils informatiques usuels / Logiciel métier (Melodie OPUS, Suffrage WEB, Synbird…)

Compétences comportementales :

• Sens du collectif
• Aisance relationnelles
• Rigueur
• aptitude à l'écoute
• Sens de la discrétion
• Adaptable au changement
• Maitrise de soi
• Sens de l'organisation

Pour plus d'infos:

[e-mail] ou par téléphone au04.85.46.71.18

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique, les agents contractuels peuvent se porter candidat.