Agent instructeur état civil et formalités administratives (H/F)

Ville d'Annecy; Annecy; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

25 jours de congés

Mutuelle et prévoyance

Tickets restaurant

Aide au transport

Job summary

Ville d'Annecy recherche un agent instructeur état civil et formalités administratives à temps complet pour son service Proximité et Citoyenneté, au sein de la mairie d'Annecy le Vieux.

Vous renseignez le public, guidez les usagers et instruisez les actes d'état civil et les formalités associées. Le poste est ouvert aux titulaires et contractuels et prévoit des mission de suppléance ponctuelle sur différents sites.

Qualifications

• Renseigner le public et guider les usagers dans les démarches administratives.
• Instruire les dossiers relatifs aux actes d'état civil et formalités administratives.

Responsibilities

• Instruire et suivre les dossiers liés à l'enregistrement des titres d'identité et l'identité numérique.
• Conduire les démarches d'inscriptions électorales et de recensement.
• Participer à l'organisation des cérémonies de mariage et au bon déroulement des opérations électorales.

Skills

Accueil et relationnel

Communication téléphonique

Entretien et enquête

Logiciel métier

Règlementations état civil

Outils informatiques usuels

Utilisation des logiciels Melodie OPUS

Tools

Melodie OPUS

Suffrage WEB

Synbird

Job description

La Direction proximité et citoyenneté de la ville d'Annecy composée de 80 agents, recherche pour son service état civil/formalités Administratives d'Annecy le vieux un agent instructeur état civil et formalités administratives H/F à temps complet, ouvert au cadre d'emploi des Adjoints Administratifs.

Le poste est accessible aux titulaires et aux contractuels.

Au sein d’une équipe de 4 personnes, sous la responsabilité du chef de service de Proximité, vous êtes en charge de renseigner le public, de guider les usagers dans leurs démarches administratives et d’instruire les dossiers relatifs aux actes d’état civil.

La commune déléguée d’Annecy le Vieux traite d’une grande diversité de missions d’état civil: 75 reconnaissances, 220 mariages et 100 pacs par an, 5000 demandes titres d’identité par an, 120 attestations d’accueils, 150 recensements citoyens

A ce titre, vos missions principales sont :

En matière d’état civil:

• Accueillir, renseigner et conseiller le public (physique, téléphonique ou numérique)

• Dresser les actes d’état civil de reconnaissance, ainsi que tout acte ou décision modifiant l’état civil des personnes (changement de prénoms, changements de nom, rectifications d’erreurs matérielles..);

• Créer et mettre à jour les livrets de famille;

• Assurer la tenue administrative et mise à jour des registres d'état civil

• Assurer la constitution et le suivi des dossiers mariages;

• Procéder à l’enregistrement, modification et dissolution des Pactes civils de solidarité ;

• Assister le Maire et les Adjoints lors de la célébration des mariages par rotation la semaine et le samedi;

En matière de formalités administratives:

• Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées à l'enregistrement des titres d'identité et l'identité numérique

• Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées recensement citoyen, attestation d'accueil, assurer les légalisations de signature, attestations de domicile et certificats divers

• Traiter les dossiers d'inscriptions électorales et changement d'adresses, dématérialisés ou papiers

• Participer à l'organisation et au bon déroulement des opérations électorales.

• Assurer des suppléances occasionnelles pour nécessités de services dans les différents sites de proximité de la Ville (pour exemple : renfort dans un autre service FA/EC)

Conditions d'exercice :

• Respecter les principes déontologiques applicables aux agents publics et en particulier l'obligation de neutralité

• Lieu du poste : Mairie déléguée d'Annecy le vieux

• Travail les week-ends électoraux

• Horaires contraints par les plages d'ouverture au public

• Participation aux cérémonies de mariage le samedi par roulement

Intégrer la ville d'Annecy c'est :

- être acteur de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution

- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, 25 jours de congés annuels, régime de RTT jusqu'à 23 jours- selon organisation du service)

- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux via "le groupement"...)

- disposer d'une participation de la collectivité aux frais de transport, mutuelle et prévoyance

- bénéficier des titres restaurant d'une valeur faciale de 5€ dont 50% pris en charge par la collectivité

Compétences métier :

• Techniques et postures d'accueil

• Techniques de communication téléphonique

• Techniques d'entretien et d'enquête

• Logiciel métier

• Procédures règlementaires relatives aux formalités administratives

• Cadre réglementaire de l'état civil

• Utilisation des outils informatiques usuels / Logiciel métier (Melodie OPUS, Suffrage WEB, Synbird…)

Compétences comportementales :

• Sens du collectif

• Aisance relationnelles

• Rigueur

• aptitude à l'écoute

• Sens de la discrétion

• Adaptable au changement

• Maitrise de soi

• Sens de l'organisation

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique, les agents contractuels peuvent se porter candidat.