Agent(e) de gestion administrative du service - Accueil familles (2 postes)

Saintmartindheres

Saint-Martin-d'Hères

On-site

EUR 21,000 - 26,000

Full time

2 days ago

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Remboursement transport

Mutuelle d’entreprise

Job summary

Saintmartindheres recherche un agent de gestion administrative chargé de l’accueil et du suivi des dossiers liés aux activités (petite enfance, périscolaire, extra-scolaire, sport et jeunesse). Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique, l’orientation des usagers et le secrétariat.

Maîtrise des outils bureautiques et des progiciels métiers attendue, avec une capacité à traiter les dossiers et à communiquer efficacement avec les usagers et les professionnels du service.

Qualifications

Savoir accueillir le public et orienter les usagers.
Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers.
Être capable de traiter les informations et de transmettre des messages de 1er niveau.

Responsibilities

Accueil physique et téléphonique des usagers.
Recevoir, informer et orienter les usagers par téléphone, mail et en personne.
Traiter les dossiers liés aux prestations: vérification des pièces et des conditions d’accès.
Inscrire à des activités et suivre les paiements/inscriptions.
Rédiger des actes administratifs simples et assurer le classement des documents.

Skills

Accueil public

Secrétariat

Gestion administrative

Bureautique avancée

Tools

Logiciels métiers

Job description

Missions du poste :

Sous la responsabilité du (de la) chef(fe) de service, l’agent(e) de gestion administrative en charge de l’accueil, oriente le public suit les dossiers administratifs liés aux activités (petite enfance, périscolaire, extra-scolaire, sport et jeunesse) mises en œuvre par le service et effectue des tâches de secrétariat. L’agent assure l’accueil physique, téléphonique des usagers.

Activités du poste :

Activités principales

Accueil physique et téléphonique du public :

Recevoir, informer et orienter les usagers en physique, téléphone et par mail

Réceptionner des appels téléphoniques et prendre des messages

Transmettre des informations aux professionnels du service/vers l’extérieur – Apporter une réponse de 1er niveau

Aider les usagers à remplir les documents si nécessaire

Gérer les réclamations de 1er niveau – transmettre aux professionnels concernés si nécessaire

Assurer une veille des services proposés au sein de la collectivité à destination des usagers

Diffuser, orienter les usagers en fonctions des besoins – réaliser des supports d’information selon les trames

Assurer la surveillance et la régulation des flux de personnes à l’accueil, afin de garantir une circulation fluide et sécurisée des usagers

Traitement des dossiers liés aux prestations proposées à l’accueil :

Vérifier des pièces, le respect des conditions d’accès, constituer des dossiers « papier ou informatique »

Inscrire à des activités – vérifier la situation financière des usagers

Effectuer une interface avec les usagers pour le suivi des activités : modifications, annulations, reports,… et connaître le règlement en lien avec les activités.

Activités complémentaires

Traitement des dossiers :

Apporter des réponses de 1er niveau par mail – répondre aux besoins

Réceptionner, enregistrer et transmettre le courrier aux bons destinataires

Rendre compte de l’activité du service, alerter les personnes ressources

S’assurer du suivi individuel des usagers : inscrire, pointer, régulariser les absences et transmettre les informations aux autres services concernés ainsi que le régisseur

Préparer la facturation

Tenir à jour des documents ou déclarations réglementaires

Gérer/alimenter une base de données, un logiciel « métier », un site internet

Renseigner des tableaux de suivi des activités / Établir des statistiques

Suivre les dossiers spécifiques en interne ou avec des prestataires externes

Secrétariat divers :

Saisir, mettre en forme tous types de documents de formes et contenus divers : affiche, PV, courriers simples,…

Rédiger des actes administratifs simples

Gérer le classement et l’archivage des documents

Mettre à jour les procédures de travail en équipements

Régie de recette :

Mandataire suppléant pour le trésor public

Traitement des dossiers liés aux prestations proposées et/ou à l'accueil :

Vérifier des pièces, le respect des conditions d'accès, constituer des dossiers « papier ou informatique »

Inscrire à des activités - Encaisser le paiement des activités/prestations

Effectuer une interface avec les usagers pour le suivi des activités : modifications, annulations, reports….

Traiter les demandes des usagers en ligne

Participation à la vie du service :

Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

Contribuer à l’accueil des stagiaires

Préparer, assurer l'organisation logistique, participer à des réunions

Prendre les rendez-vous pour des membres de l'équipe

Participer aux formations nécessaires aux besoins du service

Conditions d’exercice :

Organisation du travail dans le cadre imposé par la collectivité

Horaires correspondant aux horaires d’accueil du public

Travail possible dans un hall d’accueil

Travail en binôme possible

Travail en soirée possible (commissions, réunions…) : base de récupération

Disponibilité selon les périodes de l'année : temps forts, campagnes d'inscription, rentrée scolaire,...

Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service en évitant les pics d’activités

Polyvalence transversale possible

Tenue et posture adaptées à l’accueil du public

Les + de ce poste

Rémunération

Traitement de base selon la grille FPT
Régime indemnitaire motivant :
IFSE cible : 250 € brut / mois +NBI pour les titulaires

Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités

Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade

Votre profil

Savoir faire:

Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique - Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées: saisie, mise en forme...
Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” - Utiliser des sites web «ressources»
Appliquer les techniques d'accueilphysique et/ou téléphonique
Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage, ...
Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Appliquer les procédures des services internes (selon directions sectorielles, RH, finances...) et des partenaires
Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité en direction des usagers
Rendre compte d'activité sur les outils de suivi

Connaissances:

Environnement territorial FPT Cat C - Environnement territorial de la collectivité - Annuaire de la collectivité et des partenaires
Missions et activités des partenaires extérieurs associés
Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires - Vocabulaire professionnel du service
Contraintes des écoles
Droits et obligations des usagers
Communication écrite: notions de base - Techniques rédactionnelles et orthographiques: notions de base
Communication orale: bonne connaissance
Gestion des situations de stress et de régulation des tensions