Agent(e) d'accueil standard (H/F)

Préfecture de l'Ariège; Occitanie; In loco; EUR 24.000 - 30.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

La Préfecture de l'Ariège recherche un chargé d’accueil pour assurer l’accueil physique et téléphonique sur les sites de Foix (Préfecture, DDT et DDETSPP). Vous gérerez les appels, les colis, le planning via Smart Agenda et la remise de badges, tout en assurant la sécurité des accès et le suivi quotidien des activités d’accueil.

Le poste, à temps plein, implique une présence sur place et une coordination avec les services RH et logistique.

Competenze

• Connaissances professionnelles liées à l’accueil et au secrétariat.
• Compétences en informatique bureautique et outils de gestion.
• Aptitude à s’exprimer clairement et à orienter les demandes vers le bon interlocuteur.

Mansioni

• Assurer l’accueil physique et téléphonique sur les sites de la préfecture et DDT/DDETSPP.
• Renseigner et orienter les visiteurs; gérer les badges et les accès.
• Gérer les mails et le planning via la plateforme Smart Agenda.
• Assurer la sécurité des accès et le suivi des réunions/visites.
• Préparer/retranscrire les informations et assurer le courrier et les tâches logistiques quotidiennes.

Conoscenze

Accueil téléphonique

Informatique bureautique

Expression orale

Travail en équipe

Strumenti

Plateforme Smart Agenda

Descrizione del lavoro

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:

Le SGCD assure l’accueil physique et téléphonique sur 3 sites des administrations territoriales de l’État: Préfecture, Direction départementale des territoires (DDT) et Direction départementale du travail de l’emploi et des protections des populations (DDETSPP) , sur Foix. Le poste est basé principalement à la DDETSPP, 9 rue du lieutenant Paul Delpech à Foix.

Le bâtiment héberge plusieurs services mais l’accueil concerne exclusivement la DDETSPP.

En tant que chargé(e) d’accueil, vous assurerez les missions suivantes:

Missions principales:

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, la réception des colis pour la DDETSPP
• Mettre en relation et suivre la prise en charge des appels, orienter vers le bon interlocuteur ou renvoyer vers une adresse mail.
• Assurer un renseignement de premier niveau
• Assurer la surveillance sécurité des accès du public
• Contrôler l’accès aux locaux et la remise de badges pour des visiteurs ponctuels ou entreprises
• Gérer les mails de la boîte institutionnelle générale et transfert vers le bon interlocuteur
• Gérer la boite institutionnelle de l'accueil
• Prendre des rendez-vous pour le public sur la plateforme Smart Agenda (Inspection du travail) .
• Renseigner le tableau Open office enregistrant le nombre d’appels et de visites quotidiennes
• Gérer l’armoire à clefs

Missions secondaires: appui logistique

• Gérer les consommables des photocopieurs du site de la DDETSPP
• Assurer la pré-commande et la remise des fournitures de bureau pour les services de la DDETSPP
• Distribuer les tickets restaurants
• Suivre l’état du parc des véhicules en lien avec le responsable des véhicules basé à la Préfecture
• Effectuer les relevés kilométriques mensuels des véhicules
• Distribuer le courrier dans les services
• Sortir les containers poubelles les jours de collectes

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Assurer l’intérim téléphonique et physique sur les autres accueils DDT, DDETSPP et Préfecture en cas d’absence
• Appui au service et participer à la continuité de service
• Assurer l’accueil pendant l’heure d’ouverture au public en fonction du règlement intérieur de la DDETSPP - Ouverture du service: 8h30 à 12h00 - 14h00 à 16h30

Missions non télétravaillables. Poste à plein temps.

Quotité de travail pouvant évoluer dans les prochains mois.

Conditions particulières d'exercice

Qui contacter:

• Mme Claudie CARROUEE, Directrice du SGCD de l’Ariège (Tél. secrétariat: 05 61 02 10 16): [e-mail]
• M. Franck SIMONNET, chef du service bureau logistique-immobilier (tél.: [phone]): [e-mail]
• le service des ressources humaines du Secrétariat général commun départemental de l’Ariège: (Tél.: [phone]): [e-mail]

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques:

• Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise - requis
• Technique d’accueil/ niveau maîtrise - requis
• Avoir des compétences en informatique bureautique/ niveau pratique - requis

Savoir-faire:

• Savoir s’exprimer avec aisance/ niveau maîtrise - requis
• Savoir travailler en équipe/ niveau maîtrise - requis
• Savoir analyser et reformuler les demandes/ niveau maîtrise - requis
• Assurer un accueil téléphonique de qualité/ niveau maîtrise - requis

Savoir- être:

• Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise - requis
• Savoir prendre des initiatives et être réactif/ niveau maîtrise - requis
• Savoir communiquer et s’adapter au différents publics/ niveau maîtrise - requis
• Savoir rendre compte/ niveau maîtrise - requis

Vos perspectives:

• Évolution vers des fonctions d’appui, de secrétariat ou de gestionnaire de dossiers au sein du SGCD.

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles.

Il comprend 3 services: le service des ressources humaines, le service budget, finances, achats, logistique, immobilier et le service numérique.

Composition et effectifs du service

Service budget-finances/ achat-logistique -immobilier: 17 agents dont 1 A, 4 B et 13 C

• Bureau budget-achat:

3 agents dont 1 B et 2 C

• Bureau logistique-immobilier:

13 agents dont 3 B et 10 C

Liaisons hiérarchiques

L’agent est sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle accueil –courrier du SGCD basé à la préfecture.

Liaisons fonctionnelles

L’agent est sous l’autorité fonctionnelle des directeurs de la DDETSPP.

Il entretient des relations fonctionnelles avec les agents de la DDETSPP, les services bénéficiaires, les agents du périmètre SGCD et les autres services du SGCD.

Présentation de Préfecture de l'Ariège

Préfecture de l'Ariège