Agent en charge du service à la population (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Val d'Oingt; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

La Fonction Publique Territoriale recherche un agent d’accueil pour une commune de plus de 3 500 habitants. Le poste implique l’accueil physique et téléphonique, la gestion du guichet passeport/CNI et la préparation des actes administratifs liés à l’accueil.

Vous assurerez aussi la gestion des opérations électorales et l’accueil des administrés, avec un cadre de travail 35 heures hebdomadaires et des exigences liées à l’organisation et au service public.

Qualifications

• Statut: Titulaire/Contractuel.
• Temps de travail: 35 heures hebdomadaires, mairie ouverte un samedi matin sur deux.
• Formation de secrétariat ; Maîtrise des outils informatiques.
• Expérience professionnelle souhaitée sur un poste d’accueil en collectivité.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés.
• Gestion du guichet passeport/CNI et planning des demandes (recueil des demandes; suivi des dossiers; remise des titres).
• Établir et délivrer des actes administratifs liés à l’accueil (recensement militaire; certificat d’inscription; actes d’Etat civil; débits de boissons).
• Gestion des opérations électorales (inscriptions, matériel, dépouillements).

Connaissances

Accueil du public

Organisation

Rigueur

Diplomatie

Travail en équipe

Formation

Formation de secrétariat

Outils

Pack Office

Cosoluce

Onde

Description du poste

Sous l’autorité du Directeur général des services, l’agent est chargé d’assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que les missions essentielles d’une commune de plus de 3 500 habitants.
Missions:
1- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
2- Gestion du guichet passeports / Carte nationale d’identité
3- Etablissement des différentes demandes d’actes administratifs liées à l’accueil
4- Gestion des opérations électorales

Description de la mission 1: Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés

• Accueil du public sur place ou par téléphone
• Orienter le public en fonction des demandes vers les différents services

Description de la mission 2: Gestion du guichet passeport/carte nationale d’identité

• Gérer le planning des demandes de passeport/CNI
• Assurer les rendez-vous des demandes de passeport/CNI (recueil des demandes ; suivi des dossiers ; remise des titres)

Description de la mission 3: Etablissement des différentes demandes d’actes administratifs liées à l’accueil

• Gérer et répondre aux différentes demandes
• Réaliser et délivrer des documents administratifs (recensement militaire ; certificat d’inscription scolaire ; rédaction d’actes d’Etat civil ; débits de boissons)

Description de la mission 4: Gestion des opérations électorales

• Réaliser les inscriptions sur les listes électorales (actualiser les listes avant les différents scrutins ; organisation de la Commission de contrôle des listes électorales)
• Préparation matérielle des élections (recensement du matériel électoral et aménagement des bureaux de vote)
• Participation aux opérations de vote (supervision des dépouillements ; assistance auprès des élus ; suivi et saisie des résultats)

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Statut: Titulaire/Contractuel
• Temps de travail: 35 heures hebdomadaires, mairie ouverte un samedi matin sur deux
• Formation (nature, niveau): Formation de secrétariat ; Maîtrise des outils informatiques ; Droits et obligations des fonctionnaires
• Expérience professionnelle souhaitée sur un poste d’accueil en collectivité

Connaissances (savoir-faire):

• Maîtrise des outils informatiques (pack Office ; Cosoluce ; Onde)
• Mise en application des connaissances réglementaires et/ou juridiques
• Capacité à suivre une procédure formalisée
• Droits et obligations du fonctionnaire

Méthodes et techniques:

• Maîtrise de la règlementation en matière d’état civil, d’élection, de titres d’identité (passeports/CNI) , d’occupation du domaine public
• Aptitude à l’organisation et à la hiérarchisation des tâches (gérer la demande et son degré d’urgence)
• Aptitude à l’encadrement (gestion des tâches, des plannings)

Comportements et attitudes (savoir-être):

• Adaptabilité
• Ecoute et diplomatie
• Rigueur et discrétion
• Gestion des situations conflictuelles et/ou complexes
• Sens du travail en équipe

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes