Agent de gestion administrative, service prévention des risques bâtimentaires (H/F)

Services Départementaux d'Incendie Et de Secours; Nantes; On-site; EUR 22,000 - 30,000; Full time

Job summary

Le Service Prévention des Risques Bâtimentaires (SPRB) recrute une assistante pour assurer l’accueil interne et externe, assister les préventionnistes et assurer le suivi administratif des dossiers des bâtiments à usages professionnels et des habitations. Vous assurez l’accueil physique, téléphonique et électronique et organisez les rendez-vous du service.

Vous gérez le classement, l’archivage, la numérisation et la traçabilité des échanges.

Qualifications

• Maîtrise du pack office requise.
• La connaissance de WEBPREV serait un plus.
• Expérience administrative appréciée.

Responsibilities

• Réceptionner et enregistrer les dossiers transmis au service.
• Créer, actualiser et classer les dossiers administratifs et techniques.
• Assurer le suivi des dossiers en cours et préparer les transmissions.
• Rédiger ou mettre en forme courriers et documents administratifs.
• Organiser l’accueil et les relations avec les interlocuteurs et les collectivités.
• Suivre les échéances et mettre à jour les tableaux de bord.

Skills

Pack Office

Tools

WEBPREV

Job description

Sous l'autorité du chef de service, l’assistante du Service Prévention des Risques Bâtimentaires (SPRB) a pour mission d’assurer l’accueil interne/externe, d’assister les préventionnistes, d’assurer le suivi administratif des dossiers et activités du service dans le domaine des bâtiments à usages professionnels (BUP) et des bâtiments d’habitation. Activité 1 – Gestion administrative des dossiers de prévention

• Réceptionner et enregistrer les dossiers transmis au service
• Créer, actualiser et classer les dossiers administratifs et techniques
• Assurer le suivi des dossiers en cours
• Préparer les dossiers pour leur transmission aux préventionnistes chargés de l’instruction
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers traités

Habitations et bâtiments collectifs ; Bâtiments à Usage professionnel (industriel, bureaux, agricoles, …) Installations classées pour la protection de l’environnement Dossiers de construction, transformation, extension ou réhabilitation

Activité 2 – Suivi administratif de l’instruction

• Assurer le suivi des différentes étapes d’instruction des dossiers
• Enregistrer les avis, observations et demandes de compléments dans le logiciel de gestion
• Saisir et mettre en forme les courriers et courriels relatifs aux dossiers instruits par les préventionnistes
• Relancer les interlocuteurs lorsque les éléments nécessaires au traitement du dossier sont manquants
• Mettre à jour les tableaux de suivi et outils de gestion du secrétariat
• Veiller au respect des échéances administratives

Activité 3 – Gestion documentaire et traçabilité

• Organiser et actualiser les bases documentaires du service
• Numériser, indexer et classer les documents
• Assurer la traçabilité des échanges et des décisions
• Participer à l'archivage réglementaire et administratif des dossiers

Activité 4 – Accueil, relations avec les interlocuteurs et secrétariat du service

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et électronique du service
• Répondre aux demandes administratives de premier niveau
• Orienter les demandes vers le préventionniste
• Assurer les échanges avec les collectivités, exploitants, maîtres d’ouvrage, bureaux d’études et particuliers
• Organiser les rendez-vous et réunions du service
• Rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus, convocations et documents administratifs

Activité 5 – Appui au fonctionnement et au pilotage du service

• Élaborer et actualiser des tableaux de bord
• Produire des statistiques d’activité: dossiers reçus, dossiers traités, délais, avis rendus, dossiers en attente
• Participer à l’amélioration des procédures administratives et des outils de suivi
• Contribuer à la diffusion des informations et consignes internes du service

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Maitrise du pack office ;
• La connaissance de WEBPREV serait un plus.

Présentation de Services Départementaux d'Incendie Et de Secours

Sixième SDIS de France au regard de la population défendue, le SDIS de Loire-Atlantique (SDIS 44) assure la prévention des risques de sécurité civile, la lutte contre les incendies et les secours d’urgence sur l’ensemble des communes du département (1, 457 millions d’habitants – données INSEE 2021) . Le SDIS réalise près de 80 000 interventions de secours chaque année. Il traite chaque jour plus de 1 200 appels d'urgence 18 ou 112.

Pour réaliser ses missions, le SDIS 44 peut compter sur un peu plus 5 000 femmes et hommes (3900 sapeurs-pompiers volontaires, 860 sapeurs-pompiers professionnels et 360 personnels administratifs et techniques) répartis dans les services opérationnels (92 centres de secours et 1 CTA/CODIS) , dans les groupements et les services supports qui y sont rattachés.

Etablissement public administratif, le SDIS 44 dispose d’un budget de 140 M€ d’euros dont 120 M€ au titre de la section de fonctionnement et 20 M€ au titre de la section d’investissement.