Agent d'Accueil H/F

Bassin de Pompey; Vandœuvre-lès-Nancy; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Bassin de Pompey recherche un agent administratif et d'accueil pour assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les publics et renseigner les visiteurs au sein de l'établissement.

Vous gérez le courrier entrant et sortant, réceptionnez les plis, saisissez les données dans le système de gestion et préparez les factures des prestations. Vous contribuez à la qualité du service et au respect des délais et de la confidentialité.

Qualifications

• Accueil physique / téléphonique et orientation des publics.
• Gestion du courrier: tri et distribution du courrier entrant; affranchir et trier le courrier sortant.
• Gestion des données: saisie dans le système de gestion et tenue des registres.
• Réalisation des factures des prestations pour les patients et lien avec la comptabilité.
• Respect des délais, confidentialité et qualité du service; propositions d'amélioration.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les personnes à l'accueil.
• Orienter les publics vers les services adaptés et prévenir l'arrivée de visiteurs.
• Réceptionner et orienter les appels entrants et gérer les renvois temporaires.
• Gérer le courrier entrant et sortant et tenir le registre des plis remis.
• Réaliser les factures des patients et saisir les données administratives.
• Assurer les prestations hôtelières et contribuer à la qualité du service.

Connaissances

Accueil physique/téléphonique

Orientation des publics

Gestion du courrier

Saisie des données

Facturation patients

Relation avec comptabilité

Description du poste

Vos missions sont les suivantes (sans être exhaustives) :-

Accueil physique / téléphonique, orientation et information des publics :

• Accueille et renseigne les personnes se présentant à l'accueil de l'établissement (patients, visiteurs, représentants, candidats, stagiaires, étudiants, conférenciers)
• Oriente les personnes vers les services adaptés
• Prévient les personnes et/ou services de l'arrivée de visiteur au besoin
• Réceptionne, traite et oriente les appels entrants à l'ICL (standard téléphonique)
• Traite les appels renvoyés de façon temporaire (pauses déjeuner, absence)

Gestion du courrier :

• Trie le courrier entrant à l'ICL et le distribue dans les casiers des services au vaguemestre
• Affranchit et trie le courrier sortant
• Relève et dépose le courrier au vaguemestre du CHU quotidiennement
• Réceptionne les plis recommandés, tient à jour le registre et s'assure de la remise au destinataire

Tâches administratives :

• Gère des caisses (prestations hôtelières), réalise quotidiennement l'état de caisse et tient à jour le livre de compte associé en lien avec la comptabilité
• Etablit les factures des patients pour les prestations
• Saisie les données dans le système de gestion du répertoire opérationnel des ressources des disponibles au sein de l'établissement

Prestations hôtelières :

• Gère la location de TV
• Propose la mise à disposition de tablettes

Qualité, continuité du service :

• Respecte les délais et la confidentialité
• Respecte les procédures de qualité du service et du centre
• Fait des propositions d'amélioration du service et signale les dysfonctionnements
• Transmet les informations nécessaires au bon fonctionnement du service