Agent d'accueil et d'administration générale

Avermes; Avermes; Sur place; EUR 20 088 - 26 784; Plein temps

Résumé du poste

La mairie d’Avermes recrute un agent d’accueil et d'administration générale pour assurer l’accueil physique et téléphonique, l’orientation des usagers et le traitement du courrier au sein du pôle Administration Générale.

Le poste, à temps plein sur 37h30, nécessite des qualités relationnelles, de l’organisation, de la rigueur et une bonne capacité d’adaptation. Des missions de secrétariat et un soutien aux élus complètent le rôle, avec possibilité de samedi selon les besoins.

Qualifications

• Bonnes qualités relationnelles et d’accueil; sens du service public et capacité d’adaptation.
• Organisation et rigueur dans la gestion administrative et le secrétariat.
• Expérience sur un poste similaire appréciée; maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers et visiteurs.
• Informer et orienter le public vers les interlocuteurs compétents.
• Gérer le courrier et la diffusion de l’information au sein des services.
• Réaliser des missions de secrétariat et soutien administratif.
• Assister les élus dans les cérémonies de mariage et les réceptions officielles.
• Instruire les demandes liées à des activités municipales et suivre les procédures administratives.

Connaissances

Accueil et relation client

Rigueur

Organisation

Polyvalence

Discrétion

Bureautique

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Agent d'accueil et d'administration générale

Dans le cadre du départ à la retraite de l’agent occupant actuellement les fonctions d’accueil et de gestion administrative, la mairie d’Avermes recrute un agent d'accueil et d'administration générale. Le ou la candidat(e) intégrera une collectivité territoriale dynamique et contribuera à la qualité du service rendu aux usagers. Au sein du pôle Administration Générale, il ou elle assurera l’accueil physique et téléphonique du public, l’orientation des administrés, le traitement du courrier, la diffusion de l’information ainsi que diverses missions administratives et de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement des services municipaux. Poste clé dans la relation avec les habitants, cette fonction requiert des qualités relationnelles, de l’organisation, de la rigueur et une bonne capacité d’adaptation. Le poste est proposé à temps complet, sur un rythme de 37h30, du lundi au vendredi.

Activités et tâches principales

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés, usagers, partenaires et visiteurs.
• Informer, renseigner et orienter le public vers les interlocuteurs compétents.
• Identifier les demandes, en apprécier le degré d'urgence et assurer leur transmission aux services concernés.
• Gérer les situations d'accueil sensibles ou complexes avec professionnalisme et diplomatie.
• Veiller à la qualité de l'accueil et à la bonne présentation des espaces dédiés au public.
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ainsi que la diffusion des informations et de la documentation au sein des services.
• Gérer la messagerie générale de la collectivité et assurer la transmission des courriels aux destinataires concernés.
• Participer aux missions de secrétariat de la Direction Générale et des élus (gestion de rendez‑vous, réponses aux invitations, préparation de documents, organisation administrative).
• Assister les élus dans l'organisation des cérémonies de mariage.
• Gérer les régies relatives aux droits de place et aux photocopies.
• Instruire et suivre les demandes de débits temporaires de boissons, les dossiers de licences de boissons, les autorisations de stationnement des taxis et les déclarations de ventes au déballage.
• Participer aux opérations de recensement citoyen des jeunes.
• Participer aux missions d'état civil et aux formalités administratives associées.
• Assurer le suivi administratif du cimetière communal.
• Procéder aux inscriptions sur les listes électorales.

Activités et tâches complémentaires

• Assurer les inscriptions scolaires.
• Apporter un soutien administratif ponctuel aux différents services municipaux.
• Participer à l'accueil et à l'accompagnement des stagiaires.

Doté(e) d'un excellent sens de l'accueil et du service public, le ou la candidat(e) dispose de bonnes qualités relationnelles et apprécie le contact avec les usagers. Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e), il ou elle sait gérer simultanément des missions administratives variées tout en faisant preuve de discrétion et de réactivité. À l'aise avec les outils bureautiques et la rédaction de documents administratifs, le ou la candidat(e) possède une bonne capacité d'adaptation et apprécie le travail en équipe. Une expérience sur un poste similaire et/ou une connaissance de l'environnement territorial seraient appréciées.

Contact et modalités de candidature

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser par mail à [e-mail] ou par courrier à l’attention de Monsieur le Maire, à l’adresse suivante : 1 place Claude Wormser – 03000 Avermes. Le poste peut nécessiter une disponibilité ponctuelle le samedi (mariages, baptêmes, événements municipaux) ainsi que le dimanche lors d’élections ou de manifestations communales. Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter la mairie au 04 70 46 86 46.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.