Agent d'accueil polyvalent

Valspreslepuy; Vals-près-le-Puy; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Valspreslepuy recrute un agent polyvalent pour l’accueil du public et le secrétariat, rattaché au Maire et à la Direction Générale des Services. L’agent assure l’accueil, le secrétariat, les actes d’état civil et la restauration scolaire, l’événementiel et les actions de communication, tout en gérant les relations avec les associations et les familles.

Poste à temps plein au sein de la mairie, avec travail en binôme et contact permanent avec le public; expérience et formation administrative

Qualifications

• Formation administrative souhaitée, idéalement Bac à Bac+2 ou expérience significative notamment en collectivité territoriale.
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée.
• Maîtrise des outils informatiques courants : Word, Excel, Outlook et capacité à utiliser des logiciels métiers.
• Capacité à filtrer, qualifier et transmettre les informations.
• Connaissance de la réglementation en matière d'état civil et des élections appréciée.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
• Renseigner et accompagner les administrés dans leurs démarches et les orienter vers les services.
• Contribuer à la qualité de l'accueil et à l'image de la collectivité.
• Gestion des actes d'état civil et registres.
• Gestion des inscriptions à la restauration scolaire et plateforme dématérialisée.
• Suivi des assemblées et des activités associatives et culturelles.

Connaissances

Accueil téléphonique

Secrétariat

État civil

Informatique

Restauration scolaire

Événementiel

Communication

Vie associative

Gestion des dossiers

Formation

Bac à Bac+2

Outils

Word

Excel

Outlook

Gescime

Description du poste

Mairie, Vals-près-le-Puy (Haute-Loire (43))

Poste à pourvoir dès que possible

Type d'emploi : Emploi permanent – vacance d'emploi

Motif de vacance du poste : Poste vacant suite à une mutation vers une autre collectivité.

Description du poste

Recrutement d’un agent polyvalent chargé de l'accueil, sous l'autorité du Maire et de la Direction Générale des Services. L'agent assure l'accueil du public, le secrétariat, les missions d'état civil, de restauration scolaire, d'événementiel, de communication et de vie associative, ainsi que la gestion de la vie institutionnelle.

Responsabilités

1. Accueil et secrétariat en binôme
   • Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
   • Renseigner et accompagner les administrés dans leurs démarches et les orienter vers les services.
   • Participer à la continuité de l’accueil en cas d’absence ou de nécessité de service.
   • Contribuer à la qualité de l'accueil et à l'image de la collectivité.
   • Vérifier et enregistrer les dossiers de CNI, passeport, recensement militaire, réception/inscription listes électorales.
   • Organiser le classement et l’archivage physique et numérique des dossiers du secrétariat.
   • Réaliser des travaux de secrétariat administratif : saisie, mise en forme, diffusion et suivi de documents, arrêtés réglementaires (travaux, voirie, circulation, …).
   • Gestion du cimetière sur logiciel Gescime.
   • Être interlocuteur des familles pour les démarches liées à l'école.
   • Gestion des inscriptions à la restauration scolaire et sur la plateforme dématérialisée.
2. État civil
   • Accompagner les usagers dans leurs démarches d'état civil.
   • Délivrer des actes d'état civil.
   • Instruction et constitution des actes d'état civil : naissance, reconnaissance, mariage, PACS, changement de nom, décès, etc., en contrôlant les conditions de forme et de fond.
   • Tenir à jour les registres d’état civil.
   • Assurer les relations avec l’INSEE.
3. Restauration scolaire et affaires scolaires
   • Suivi des absences et remboursement des repas.
   • Régisseur de la régie périscolaire cantine/garderie.
   • Suivi administratif des dossiers d'inscription à l'école.
4. Événementiel, communication et vie associative
   • Gestion de l’événementiel communal et des cérémonies officielles
     • Gestion administrative : programme, invitation, communication presse, etc.
     • Assurer l’organisation, la logistique pour les cérémonies et l'événementiel initié par la Commune.
     • Analyser les besoins logistiques et matériels.
   • Mise en œuvre des actions de communication
     • Élaborer les actions de communication et leur publication sur le site internet, illiwap, borne d’affichage numérique et réseaux sociaux.
     • Mettre en œuvre et coordonner, en lien avec l'élue référente, l’élaboration des bulletins municipaux (2x/an).
   • Vie associative et gestion des salles communales
     • Être l'interlocuteur privilégié des associations communales.
     • Gérer les réservations des salles communales, élaborer les conventions et assurer le suivi administratif et financier des dossiers.
     • Régisseur de la régie de location de salles.
     • Gestion des plannings et des accès des équipements et installations sportives.
     • Gestion des demandes de prêt de matériel pour les manifestations associatives.
     • Instruction et suivi des dossiers de demandes de subventions des associations.
     • Instruction des déclarations de débit de boissons temporaires.
5. Vie institutionnelle
   • Gestion des assemblées
     • Préparation et suivi des instances municipales en transversalité avec les services.
     • Échange dématérialisé avec le contrôle de légalité de la Préfecture.
   • Élections
     • Organisation des scrutins.
     • Assurer la gestion des listes électorales.
     • Accueillir et renseigner les électeurs.
6. Divers
   • Appui pour des missions RH en binôme avec la personne référente.
   • Assurer la gestion des fournitures administratives.

Qualifications

• Formation administrative souhaitée, idéalement Bac à Bac+2 ou expérience significative notamment en collectivité territoriale.
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée.
• Maîtrise des outils informatiques courants : Word, Excel, Outlook et capacité à utiliser des logiciels métiers.
• Capacité à filtrer, qualifier et transmettre les informations.
• Connaissance de la réglementation en matière d'état civil et des élections appréciée.

Qualités attendues

• Aisance de l’accueil physique et téléphonique.
• Sens du service public.
• Aisance relationnelle et qualités d'écoute.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
• Polyvalence et capacité à gérer les priorités.
• Esprit d'équipe et disponibilité.

Conditions de recrutement

• Poste ouvert aux fonctionnaires relevant du cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux, par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude.
• À défaut, le poste est ouvert aux agents contractuels, conformément aux dispositions du Code général de la fonction publique, avec un contrat maximum de trois ans, renouvelable jusqu'à six ans.

Conditions d'exercice

• Poste à temps complet : 1607 heures, organisation offrant un vendredi/libéré grâce au roulement de travail une semaine à 39h, une semaine à 32h.
• Poste en contact permanent avec le public.
• Travail en binôme et en transversalité avec les services.
• Disponibilité ponctuelle lors des périodes électorales et en fonction des nécessités de service.

Rémunération

• Statutaire selon le cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux.
• Régime indemnitaire RIFSEEP : IFSE + CIA selon délibérations en vigueur.
• Participation employeur à la prévoyance et à la mutuelle.
• CNAS et CAS de la collectivité.

Contact et modalités de candidature

Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) à :
Monsieur le Maire de Vals-Près-le Puy
2, Place du Monastère - 43750 VALS-PRES-LE PUY
OU par courriel : [e-mail]

Renseignements sur le poste : M. Pierre ARCHER : 04.71.05.77.77

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.