Agent administratif polyvalent - COMMUNE DE ROUSSAS (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Roussas; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Fonction publique territoriale recherche un agent polyvalent pour assurer des tâches d’accueil et les diverses missions administratives au sein de la mairie.

Le poste implique la gestion des actes d’état civil, l’urbanisme, les élections et le recensement, ainsi que la communication et les finances.

Qualifications

• Discrétion professionnelle et devoir de réserve exigés.
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers.
• Bonnes capacités relationnelles et sens du service public.

Responsabilités

• Accueil physique des administrés et usagers du secrétariat de la mairie.
• Gestion du standard téléphonique: réception des appels et orientation.
• Gestion du courrier postal et électronique et diffusion de l’information.
• Suivi de l’agenda des élus et rendez-vous du Maire.
• Suivi des plannings des locations des salles communales et prêts de mobilier.
• Suivi des stocks de fournitures et contact avec les fournisseurs.
• Rédaction et archivage de documents administratifs et arrêtés.

Description du poste

Assurer les diverses tâches de l’administration publique.

Polyvalence du poste: Accueil, Tâches Administratives générales, Etat Civil, Urbanisme, Elections, Recensement de la population, Communication et Finances.

ACCUEIL

• Accueil physique des administrés et autres usagers du secrétariat de la mairie
• Gestion du standard téléphonique: réception des appels, prise des messages, primo renseignements, filtrage et orientation des appels vers divers services ou personnes
• Gestion du courrier postal et électronique: ouverture, enregistrement départ / arrivée, traitement et transmission à Madame le Maire via dossier comportant date de réception et éventuellement date limite de réponse, diffusion de l’information en général auprès des services et des élus.
• Suivi de l’agenda des élus et gestion des rendez-vous de Madame le Maire
• Suivi des plannings de location des salles communales
• Suivi du planning de prêt du mobilier aux habitants
• Suivi des stocks de fournitures administratives courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs

TRAVAUX DE BUREAUTIQUE

• Saisie et mise en forme de courriers, tableaux, comptes-rendus, rapports, arrêtés du Maire….
• Classement, tri et archivage des dossiers

ETAT-CIVIL

• Préparation, établissement et suivi des actes de naissances, reconnaissances, mariages, décès
• Législation funéraire et gestion des concessions au cimetière.

URBANISME

• Réception et suivi des demandes de permis de construire et autres documents d’urbanisme
• Suivi des renseignements d’urbanisme divers sollicités par les notaires, géomètres et autres

MISE EN FORME DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS

• Exécution et suivi de procédures et décisions administratives à la demande de Madame le Maire ou de Dany BONNAIRE, adjointe déléguée au personnel.
• Rédaction d’arrêtés du Maire

ELECTIONS

• Prise en charge de la révision annuelle: inscriptions, radiations, tableaux rectificatifs des listes électorales
• Organisation des élections, suivi des documents préparatoires, préparation du procès-verbal

RECENSEMENT MILITAIRE

• Convocation des jeunes âgés de 16 ans
• Suivi de la procédure de recensement

COMMUNICATION

• Mise à jour site internet, page Facebook et panneaux lumineux ;
• Bulletin municipal ;
• Diverses tâches concernant la communication avec les usagers.

ACTIVITES OCCASIONNELLES

RECENSEMENT DE LA POPULATION

• Recensement officiel de la population tous les 5 ans: prise en charge de la procédure règlementaire et suivi.
• Mise à jour du fichier habitants: adresse postale, adresse mail, numéros de téléphone
• Mise à jour du fichier des personnes âgées

MILIEU ASSOCIATIF

• Rôle de lien entre les associations et les élus

FINANCES

• Aide comptable en cas d’absence de l’agent en poste

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif

Profil recherché

• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Garant de l’image du service public, l’agent doit avoir une attitude et un comportement irréprochables
• Grande disponibilité
• Gestion simultanée de différents dossiers, polyvalence

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes