Agent administratif équipe pluridisciplinaire d'évaluation (H/F)

DEPARTEMENT DU PAS DE CALAIS; Arras; Hybrid; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

DEPARTEMENT DU PAS DE CALAIS recherche un agent administratif EPE pour organiser les rendez‑vous et assurer le lien entre les usagers et les chargés d’insertion professionnelle. Le poste est basé au siège MDPH d’Arras, avec télétravail possible jusqu’à 2 jours/semaine et un contrat administratif permanent.

Vous planifierez les entretiens, gérerez les disponibilités et assurerez les échanges écrits et oraux en respectant le RGPD et les exigences d’accessibilité, tout en travaillant avec les

Qualifications

• Maîtriser les outils bureautiques (tableur, messagerie, agenda partagé).
• Savoir construire et analyser des tableaux de bord simples.
• Rigueur sur le suivi et l’organisation des plannings d’entretien.

Responsibilities

• Planifier et gérer les rendez-vous d’entretien entre les personnes en situation de handicap et les chargés d’insertion professionnelle.
• Extraction de listes de l’événement et proposition/validation des créneaux disponibles.
• Choisir la modalité adaptée (téléphone ou visioconférence) avec l’usager.
• Envoyer convocations, rappels et liens de visioconférence.
• Réserver les salles et vérifier leur accessibilité.
• Suivre les taux de présence et relancer en cas d’absence.
• Saisir les données dans le respect du RGPD et garantir la confidentialité.

Skills

Outils bureautiques

Tableaux de bord

Suivi planning

Tools

Tableur

Messagerie

Agenda partagé

Job description

Synthèse de l'offre

Contractuel

Catégories : C

Filière : Administrative

Secteur d'activité : Autonomie et santé

Nombre de postes : 1

Temps de travail : complet

Référence : MDPH/AGENT ADMINISTRATIF EPE

Missions Principales

Missions et activités du poste :

Organiser et planifier les rendez‑vous d’entretien entre les personnes en situation de handicap et les chargés d’insertion professionnelle en tenant compte des modalités attendues par l’évaluation de 1er niveau : téléphone, visioconférence, présentiel et selon des besoins d’accessibilité exprimés par chaque personne.

Activités

Planification et gestion des rendez vous :

• Extraction de listes de l’événement « entretien AAH2 » dans le système d’information MDPH
• Proposer et confirmer les créneaux selon les disponibilités des chargés d’insertion professionnelle
• Choisir avec l’usager la modalité adaptée : téléphone ou visioconférence
• Organiser la répartition des RDV physiques en fonction du calendrier prévisionnel
• Envoyez les convocations, rappels et liens de visioconférence
• Gérer les annulations, reports, absences et relancez si besoin
• Réserver les salles et vérifier leur accessibilité

Accueil Et Informations

• Prise de contact avec l’usager par téléphone avec bienveillance et adaptation en situation de handicap
• Rassurer la personne sur le déroulement de l’entretien
• Confirmer le RDV par courrier

Outils Et Suivi D’activité

• Utiliser les outils de planification (rendez‑vous solidarité ou agenda partagé)
• Tenir à jour les tableaux de suivi d’activité (nombre de rendez‑vous, taux de présence et d’absence, modalités, délais de prise en charge).
• Produire des bilans périodiques à destination de la hiérarchie et de la direction
• Saisir et mettre à jour les données dans le respect du RGPD et de la confidentialité

Coordination

• Faire le lien entre l’équipe d’évaluation, les chargés d’insertion professionnelle et les usagers
• Remonter les difficultés rencontrées (délais, indisponibilité, besoin d’aménagement)

Activités Secondaires

Vous pourrez être amené(e) à suppléer l’agent administratif du service en charge de la gestion et de l’organisation des réunions territoriales de l’EPE.

Compétences Requises

Savoir-faire :

• Maîtriser les outils bureautiques (tableur, messagerie, agenda partagé)
• Capacité à construire et à analyser des tableaux de bord simples
• Rigueur sur le suivi et l’organisation des plannings d’entretien

Savoir Être

• Sens de l’écoute, patience et empathie
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité d’adaptation face à des situations variées
• Autonomie et sens de l’organisation
• Esprit d’équipe

Connaissances Appréciées

• Notion sur le handicap et les dispositifs d’insertion professionnelle
• Connaissance des bonnes pratiques relationnelles vers les personnes en situation de handicap

Liens Opérationnels

En interne

• Relations fonctionnelles avec le coordonnateur de l’équipe d’évaluation
• Relation avec la secrétaire administrative du service d’évaluation
• Relation avec l’ensemble des évaluateurs
• Relations régulières avec service accueil et accès aux droits
• Avec les tous autres services de la MDPH

En externe

• Toutes les structures permettant l’accueil des usagers lors des entretiens de proximité

(MA/MDS/France service)

Informations complémentaires

Rattachement hiérarchique : le titulaire du poste exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique directe du Responsable de la thématique adulte de l’Equipe Pluridisciplinaire d’Evaluation

Localisation : siège MDPH (Arras)

Télétravail possible sur un maximum de 2 jours/semaine

Emploi permanent / recrutement sur un contrat conclu pour répondre à des besoins permanents (cf. art L332-8 à L332-12du code général de la fonction publique)

Contacts

Pour davantage d’informations sur le poste, s’adresser à :

M. YAHIAOUI Arezki

Coordinateur de l’EPE

Lui écrire un mail via [e-mail]