Agent Administratif - Agente Administrative de l'Etat H/F

Secretariat General Commun Departementa; Épinal; On-site; EUR 23,000 - 36,000; Full time

Job summary

Le SGCDl recherche un(e) gestionnaire expérimenté(e) pour assurer le suivi des achats et de la commande publique au bureau de la logistique. Vous coordonnerez les marchés, consoliderez les tableaux de bord et apporterez un soutien administratif aux achats, contrats et conventions.

Autonome, organisé(e) et réactif(ve), vous veillerez au respect des échéances et des procédures, et vous assurerez la confidentialité des données tout en facilitant la circulation du courrier et des documents au sein

Qualifications

• Expérience et compétences en bureautique et organisation
• Capacité à rédiger des écrits professionnels
• Méthode de classement et d’archivage
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Utiliser les outils numériques et gérer le courrier
• Répondre aux demandes internes et externes
• Mettre à jour des dossiers et bases de données
• Veiller au respect des échéances et des procédures
• Confidentialité des données et sécurité des informations
• Numériser et classer documents et supports techniques
• Prioriser les urgences et les besoins
• Gestion administrative d’activités
• Rechercher l’information dans un document
• Connaissance des commandes publiques
• Utiliser et enrichir des tableaux de bords

Responsibilities

• Suivi des achats et de la commande publique pour le bureau de la logistique
• Suivi des contrats/marchés publics et veille juridique spécifique
• Appui administratif à la mise en œuvre des achats (marchés, contrats, conventions)
• Réalisation des réponses aux enquêtes préalables à la mise en œuvre des marchés
• Conseiller les bureaux sur les procédures et la mise en concurrence des opérateurs et fournisseurs
• Contrôle des procédures et des process
• Suivi des marchés PFRA et DAE et interlocuteur des DAE et PFRA
• Gestion administrative et suivi des tableaux de bord des commandes
• Appui à la gestion du courrier/reprographie et ventilation des courriers entrants et sortants
• Appui à la gestion des stocks et commandes (papier, enveloppes, fournitures)
• Veiller au respect des échéances administratives et des réglementations en vigueur

Skills

Bureautique et outils collaboratifs

Rédaction d'écrits professionnels

Planification des tâches et gestion

Classement et archivage

Utiliser les outils numériques

Gestion du courrier

Connaissance des commandes publiques

Suivi des tableaux de bord

Communication interne/externe

Tools

Tableaux de bord

CRM/BASE de données

Job description

Sous l'autorité hiérarchique du chef du bureau de la logistique, la/le gestionnaire assure :- Suivi des achats et de la commande publique pour le bureau de la logistique, et en appui aux autres bureaux (Immobilier, SIDSIC, BRH). Dans ce cadre :- Elle/il assure le suivi de l'ensemble des contrats/marchés publics ainsi que la veille juridique spécifique ;- Elle/il apporte un appui administratif à la mise en oeuvre des achats (marchés, contrats, conventions, recensement des besoins....) en participant aux réponses aux enquêtes préalables à la mise en oeuvre des marchés à passer ;- Elle/il apporte son appui à la conception des contrats publics, aux dossiers de consultation des entreprises et conseille les bureaux dans le choix de la procédure à mettre en place dans la mise en concurrence des opérateurs et fournisseurs pour la satisfaction des besoins hors marchés cadre ;- il assure le contrôle des procédures et des process.- le suivi des marchés PFRA et DAE: le gestionnaire sera l'interlocuteur de la DAE et de la PFRA pour tous les marchés et groupes de travail.- la gestion administrative et suivi des différents tableaux de bords de l'ensemble des commandes suivis par le service de la logistique- l'appui au service courrier/reprographie dans le cadre de la ventilation des courriers (papiers et électroniques) entrants et sortants, ainsi qu'un appui dans la gestion des stocks et commandes qui relève de ce services (papiers, enveloppes, piles, fournitures d'impression, de reliure etc..).Conditions particulières d'exercice- très bon relationnel- sens des relations humaines- adaptabilité et réactivité- qualités d'organisationLe SGCDl est constitué :- d'une direction (un directeur, un directeur adjoint et un directeur adjoint en charge du numérique) ;- d'un bureau des ressources humaines (11 agents dont 1 apprenti) ;- d'un bureau financier (7 agents) ;- d'un service de la logistique (17 agents) ;- d'un service de l'immobilier (4 agents) ;- du SIDSIC (12 agents dont 3 standardistes) ;- d'une cellule performance (2 agents)- de deux assistants de préventionLiaisons hiérarchiquesLe chef du bureau de la logistique, la directrice, la directrice adjointe, le préfet, le comité de pilotage inter-services (préfecture et DDI)Liaisons fonctionnelles:Interne : les autres bureaux du SGCD, l'ensemble des agents de la préfecture, des sous préfectures et des DDIPoste à pourvoir en janvier 2027

Experience: 1 An(s)Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Rédaction d'écrits professionnels,Méthode de classement et d'archivage,Planification des tâches et gestion des priorités,Utiliser les outils numériques,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Mettre à jour un dossier, une base de données,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Assurer la confidentialité des données,Classer des documents,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Assurer la gestion administrative d'une activité,Rechercher de l'information dans un document ,Connaissance des commandes publiques,Utiliser et enrichir des tableaux de bordsQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).