ADSEA29_offre CDD 0.80 ETP secrétaire formation ITES

La Sauvegarde - Finistère (ADSEA29); Kerbernard; On-site; EUR 22,000 - 25,000; Full time

Job summary

La Sauvegarde - Finistère (ADSEA29) recherche un Secrétaire de Formations (F/H) basé à Brest. Vous assurez le secrétariat administratif et pédagogique du pôle des formations grade licence et travaillez sous la responsabilité de la directrice et du Responsable de Pôle.

Formation initiale en secrétariat (niveau 4) et expérience en secrétariat pédagogique sont demandées. Autonomie, rigueur et sens de la confidentialité sont essentiels pour garantir le bon déroulé des formations et la qualité du

Qualifications

• Formation secrétariat exigée.
• Expérience du secrétariat pédagogique souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et du classement.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique des étudiants et stagiaires.
• Suivi administratif des parcours (conventions, convocations, feuilles d’émargement, présences, attestations).
• Réalisation des synthèses et du reporting au commanditaire.
• Veille et organisation logistique (salles, matériel, déplacements) et soutien aux formateurs.

Skills

Rigueur

Organisation

Disponibilité

Confidentialité

Education

Diplôme secrétariat (Niveau 4)

Tools

MS Office

Job description

La Sauvegarde est une association de solidarité, créée en 1937, qui s’appuie sur le respect de l’individu, la responsabilisation de chacun, les droits de l’enfant et de sa famille, la valorisation de la parentalité, la prévention et la lutte contre toute forme d’exclusion sociale et le droit à la formation tout au long de la vie, conformément aux principes de sa charte.Elle a pour missions la protection de l’enfance en danger ou en risque de l'être, la prévention, l’aide aux personnes en difficulté, le développement et l’autonomie des jeunes confiés par décision administrative ou judiciaire, l’accompagnement des enfants et des adolescents qui ont des difficultés scolaires ou des troubles du comportement, les enfants et les adolescents présentant une souffrance psychique, ainsi que la formation initiale et continue des travailleurs sociaux. (https://www.adsea29.org/)Avantages :Prime SégurL'Association pour la Sauvegarde de l'Enfance, de l'Adolescence et des Adultes du Finistère,gérant des services et établissements dans le secteur de la formation, du socio-éducatif, du médico-social de l'insertion et de la préventionRecherchePour l’Institut de formation au Travail Educatif et Social (ITES)Un Secrétaire de Formations (F/H)Convention Collective 15 mars 1966 CDDDès que possible jusqu’au 18/11/2026 (renouvellement possible selon absence titulaire)0,80 ETP - Poste basé à BRESTDans le cadre d'un remplacement, vous serez sous la responsabilité de la directrice et sous l’autorité déléguée du Responsable de Pôle, vous exercez votre mission de Secrétariat administratif et pédagogique sur le pôle des formations grade licence.Votre rôle est d’assister le Responsable de pôle et les formateurs dans leurs missions pour assurer l’organisation et le bon déroulé des formations dans le respect de la démarche qualité mise en œuvre. Dans une logique de continuité de service, vous coopérez avec les autres secrétaires des sites de l’ITES et participez activement à la vie de l’établissement. Votre activité s’organise autour des domaines suivants :- Gestion des formations : accueil physique et téléphonique des étudiants et des stagiaires ; suivi administratif des parcours (conventions de formation, convocations, feuilles d’émargement, suivi des présences, attestations de formation, évaluations, synthèse pour le commanditaire….) ; veille, préparation et diffusion des informations utiles au bon déroulement de l’organisation matérielle et logistique des formations (salles, accueil, matériel, supports pédagogiques, organisation des déplacements, soutien aux formateurs occasionnels et aux intervenants…) ; participation au suivi pédagogique des formations en relation avec l’équipe pédagogique et le Responsable de pôle.- Activités à caractère comptable : préparation des bons de commandes, préparation des contrats des formateurs occasionnels, suivi des demandes de prise en charge.- Gestion documentaire des activités : traçabilité des correspondances, collecte et gestion des documents (supports pédagogiques, contrats, conventions, listes d’émargement, attestations, tout document utile au suivi…), classement, archivage.- Démarche qualité : collecte et actualisation des documents nécessaires à la démarche qualité ; identification des points de progrès et proposition de pistes d’amélioration.Formation initiale en secrétariat (diplôme niveau 4 )Expérience réussie dans le secrétariat pédagogique au sein d’un organisme de formation Bonne maîtrise des outils bureautiquesFaire preuve de rigueur dans la gestion de volumes importants de donnéesAnticiper, planifier et adapter de manière autonome l’activité pour garantir les échéances Travailler de manière collaborative avec des interlocuteurs internes et externes.Le sens de l’accueil, de l’écoute, le goût du contact, la disponibilité et la confidentialité sont autant de qualitésattendues dans l’exercice de cette mission de secrétariat.Adresser sur Flatchr lettre de motivation + C.V. dès que possible à L’attention de Madame Marianne ELIES, Directrice de l’ITES