Adjoint-e en gestion administrative en scolarité (plusieurs postes)

Université de Poitiers; Poitiers; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université de Poitiers recherche un adjoint-e en gestion administrative de la formation et des études pour soutenir le bon fonctionnement du service, accueillir et guider les étudiants et partenaires, et assurer le traitement efficace des dossiers.

Vous collaborez avec les composantes UFR Droit et Sciences sociales, UFR Sciences Fondamentales et Appliquées ou au Centre des Études Doctorales, en veillant à la confidentialité et au respect des procédures, avec une disponibilité selon les

Qualifications

• Connaissance de l’environnement administratif et des procédures de gestion des études
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécifiques de gestion (bases de données, tableaux de bord)
• Compétences en communication écrite et orale : rédaction de courriers, rapports, comptes rendus
• Techniques d’accueil physique et téléphonique, sens du service aux usagers
• Organisation, rigueur et confidentialité dans le traitement des dossiers
• Capacité à travailler en équipe et à rendre compte à la hiérarchie
• Culture internet et aisance avec les outils numériques
• Expérience : débutant accepté (expérience inférieure à 2 ans)
• Formation : idéalement dans le domaine de la gestion administrative

Responsabilités

• Accueillir, orienter et informer les étudiants, enseignants et partenaires, en présentiel et par téléphone
• Appliquer et faire appliquer la réglementation liée à la formation et aux études, ainsi que les procédures internes
• Assurer la gestion courante des dossiers administratifs et financiers, relancer les interlocuteurs concernés
• Saisir, mettre en forme et diffuser les documents (courriers, certificats, rapports, comptes rendus)
• Réceptionner, diffuser et tracer le courrier, traiter et partager les informations internes et externes
• Renseigner et suivre les bases de données, concevoir des tableaux de bord pour le suivi d’activité
• Classer et archiver les documents, participer à la logistique du service et assister les équipes
• Contribuer à l’organisation des permanences, à la gestion des contraintes de calendrier, etc.

Connaissances

Gestion administrative

Outils bureautiques

Rédaction et communication

Accueil téléphonique

Organisation et confidentialité

Equipe

Culture numérique

Débutant accepté

Formation

Formation en gestion administrative

Outils

Bases de données

Tableaux de bord

Description du poste

À propos de nous

LUniversité de Poitiers, établissement multidisciplinaire accueille 30 000 étudiants dans 14 composantes d’enseignement (UFR, Instituts, INSPE, école d’ingénieurs). De nombreuses thématiques de recherche y sont étudiées dans les 37 laboratoires et 5 écoles doctorales. Près de 3 000 personnels contribuent à son fonctionnement. Son budget s’élève à 288 M€ et l’établissement a obtenu la dévolution de son patrimoine depuis 2011.

Mission

En tant qu’Adjoint-e en gestion administrative de la formation et des études, vous assurez les actes administratifs courants et facilitez la circulation de l’information au sein du service. Vous contribuez au bon fonctionnement administratif de l'une de ces 3 composante de l’Université : UFR Droit et Sciences sociales, UFR Sciences Fondamentales et Appliquées ou au Centre des Études Doctorales.

Vos Missions Principales

• Accueillir, orienter et informer les étudiants, enseignants et partenaires, en présentiel et par téléphone
• Appliquer et faire appliquer la réglementation liée à la formation et aux études, ainsi que les procédures internes
• Assurer la gestion courante des dossiers administratifs et financiers, relancer les interlocuteurs concernés
• Saisir, mettre en forme et diffuser les documents (courriers, certificats, rapports, comptes rendus)
• Réceptionner, diffuser et tracer le courrier, traiter et partager les informations internes et externes
• Renseigner et suivre les bases de données, concevoir des tableaux de bord pour le suivi d’activité
• Classer et archiver les documents, participer à la logistique du service et assister les équipes
• Contribuer à l’organisation des permanences, à la gestion des contraintes de calendrier, etc.

Profil Recherché

• Connaissance de l’environnement administratif et des procédures de gestion des études
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécifiques de gestion (bases de données, tableaux de bord)
• Compétences en communication écrite et orale : rédaction de courriers, rapports, comptes rendus
• Techniques d’accueil physique et téléphonique, sens du service aux usagers
• Organisation, rigueur et confidentialité dans le traitement des dossiers
• Capacité à travailler en équipe et à rendre compte à la hiérarchie
• Culture internet et aisance avec les outils numériques
• Expérience : débutant accepté (expérience inférieure à 2 ans)
• Formation : idéalement dans le domaine de la gestion administrative

Information Complémentaires

• Plusieurs postes à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/12/2026 (renouvellement envisageable)
• Catégorie : C (ATRF)
• Quotité : variant de 50% à 100% selon la composante d'affectation
• Rémunération brute mensuelle : selon les grilles indiciaires des personnels ITRF + prime brute mensuelle de 60€
• Date limite de candidature : 24/09/2026
• Processus de recrutement :

Référence de l'offre : 3mwy0rqq3b