Adjoint.e du responsable du service financier - Gestion financière et achats publics (H/F)

Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l'Information Et des Bibliothèques (Enssib); Villeurbanne; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l'Information Et des Bibliothèques (Enssib) recrute un adjoint au responsable du service financier à Villeurbanne. Vous supervisez une équipe et assurez le pilotage des dépenses, des recettes et des marchés publics, tout en veillant à l'application des procédures et à l'élaboration de la comptabilité analytique.

Le poste implique la supervision du service facturier et l'accompagnement des services dans leurs achats, avec une attention particulière à la

Qualifications

• Expérience en gestion d'équipe et service financier.
• Connaissance des dépenses et marchés publics.
• Maîtrise des règles financières et comptables (GBCP).

Responsibilities

• Encadrer 4 personnes (catégorie B) et piloter le service facturier.
• Suivre le parcours de dépense, de l'engagement juridique au visa.
• Accompagner l'équipe dans les dépenses sur marchés et les pièces justificatives.
• Suivre le recouvrement des recettes avec les services concernés.
• Suivre les marchés publics et élaborer la politique d'achat de l'école.
• Mettre en œuvre la comptabilité analytique selon P2CA et assurer son évolution.

Skills

Gestion financière

Contrôle interne financier

GBCP

Comptabilité analytique

Règlementation achats publics

Bureautique

Management

Tools

MARCO

Job description

Missions principales:

• Management

L’agent encadrera 4 personnes (catégorie B) dans le cadre d’un service facturier dont l’organisation est à finaliser. Il/elle collaborera à l’ensemble des dossiers relatifs aux evolutions structurantes initiées au sein du service ou au sein de l’établissement.

• Dépenses

L’agent s’assurera du bon déroulement du chemin de la dépense: de l’établissement de l’engagement juridique jusqu’au visa de la dépense. Pour cela, il s’appuiera sur 3 personnes polyvalentes qui ont à traiter des commandes courantes, des commandes sur marchés et des ordres de mission.
Il/elle devra accompagner son équipe dans les dépenses réalisées sur marchés, à savoir, la constitution des dossiers de paiement (pièces justificatives) et saisie des demandes de paiement relatives aux dépenses sur marchés

• Recettes

L’agent suivra également le recouvrement des recettes. Pour cela, elle s’appuiera sur une personne en charge des titres de recette et des relations auprès des services pour l’obtention des conventions ayant une incidence financière.

• Marchés publics

L’agent recruté aura en charge le suivi des marchés en cours mais également l’accompagnement et le conseil des services qui souhaitent s’engager dans la passation d’un marché.
Il/elle devra s’attacher à l’élaboration de la politique d’achat de l’école mais également élaborer et suivre l’ensemble des procédures d’achats:

• Assistance auprès des services acheteurs pour la définition des besoins et la rédaction des documents techniques
• Définition de la procédure à appliquer en fonction de la nature et du montant des achats
• Rédaction des pièces administratives (logiciel MARCO)
• Mise en œuvre des procédures de publicité (BOAMP, JAL, JOUE)
• Suivi des procédures d’achats, de l’expression du besoin, jusqu’au choix du fournisseur ou du prestataire
• Suivi de l’exécution des marchés et des litiges éventuels, en lien avec les services concernés
• Suivi des relations avec les groupements d’achats (DAE/PFRA, UGAP, autres):
• Suivi des marchés en cours et de leurs renouvellements
• Réponses aux enquêtes (expression des besoins) , en lien avec les services concernés
• Mise en œuvre de la comptabilité analytique:

Dans le cadre de la dépense et la notion de coût, l’agent animera la mise en place et le suivi de la comptabilité analytique selon la méthode P2CA. Pour ce faire, il/ elle devra:

• Recueillir et mettre à jour les données financières et physiques nécessaires au système de comptabilité analytique
• S’assurer du maintien du caractère fonctionnel du système de comptabilité analytique déployé au sein de l’école
• Assurer l’évolution du système de comptabilité analytique

Conditions particulières d'exercice

• Anticipation du calendrier des paiements en lien avec l’agence comptable
• Respect des calendriers des procédures de marchés publics
• Gestion des périodes de surcroît d’activité (notamment en fin d’exercice budgétaire)
• Capacité d’adaptation aux évolutions de la réglementation et des outils logiciel

Profil recherché

Compétences opérationnelles, techniques, méthodologiques (savoir-faire):

• Expertise en matière d’achat public
• Expertise en matière de contrôle interne financier
• Maîtrise des règles financières et comptables (GBCP)
• Connaissance des principes et objectifs de la comptabilité analytique
• Bonne maîtrise de la réglementation applicable en matière de dépenses des EPSCP
• Bonne maîtrise des outils de bureautique

Compétences comportementales professionnelles (savoir être):

• Rigueur et sens de l’organisation
• Disponibilité
• Savoir être réactif
• Savoir anticiperSavoir rendre compte
• Discrétion

Compétences managériales:

• Savoir gérer une équipe et organiser son travail
• Sens de la diplomatie
• Pédagogie

Présentation de Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l'Information Et des Bibliothèques (Enssib)

L'Enssib est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) , constitué sous la forme d'un «grand établissement». Située à Villeurbanne (Rhône) , il est placé sous la tutelle du ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche (MENESR) et membre associé de l'Université de Lyon.
L'Enssib forme des cadres du secteur public et du secteur privé en information, documentation et bibliothèques. Elle a pour mission de préparer, par une formation scientifique, culturelle et professionnelle, des fonctionnaires stagiaires se destinant à des fonctions scientifiques et d'encadrement dans les bibliothèques et les services de documentation et d'information scientifique et technique (conservateurs et bibliothécaires d'État et de la Ville de Paris) . Elle propose un programme de formations tout au long de la vie dans le domaine des sciences de l'information et des bibliothèques, sur place et à distance, qui touche essentiellement des cadres du secteur public.

En 2026, le budget de l’Enssib était de 3 M d’euros (hors masse salariale Etat) . Avec le passage aux RCE au 1er janvier 2027, l’établissement sera doté d’un budget de 11 M d’euros et d'une équipe de 100 agent.e.s. L'Enssib a lancé ou finalisé plusieurs chantiers visant à améliorer sa gouvernance et ses processus de travail internes. Ses axes de travail et de développement sont inscrits dans son projet d'établissement et son contrat quinquennal 2027 - 2031.

Descriptif du service

Le service d’affectation est sous la responsabilité de l’Agent comptable qui est également responsable du service financier.

Dans ce cadre-là, L’adjoint.e dispose de la délégation de signature de l’ordonnateur afin de valider les commandes (EJ, missions) jusqu’à un certain montant.

Dans le cadre de son prochain passage aux RCE (responsabilités aux compétences élargies) l’Enssib s’est doté d’un agent comptable en mai 2026 qui est également responsable du service financier. Pour consolider la réorganisation de ce service, un poste d’adjoint au responsable du service financier est mis en place. Les missions imparties à cet adjoint nécessitent une forte capacitée d’adaptation ainsi qu’une grande polyvalence.