Adjoint(e) au coordinateur administratif du pôle création, site d' (H/F)

Drac Hauts de France; Amiens; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible

Résumé du poste

Drac Hauts de France recherche un adjoint au coordonnateur du pôle création pour assurer la gestion budgétaire et le soutien administratif des commissions et des dossiers de subventions.

Le poste implique coordination d’équipe, suivi des crédits et participation à l’exécution des programmes budgétaires régionaux, avec des déplacements réguliers entre Lille et Amiens et la possibilité de télétravail selon les besoins.

Qualifications

• Qualités rédactionnelles et de synthèse.
• Maîtrise des outils informatiques.
• Maîtrise des écrits administratifs.

Responsabilités

• Gérer les crédits d’investissement et suivre le plan pluriannuel.
• Suivre les conventions pluriannuelles d’objectifs (CPO) et préparer les documents de signature.
• Gérer le suivi du dossier Dématérialisation (Espace Subvention et Démarche Numériques).
• Traiter les frais de missions et soutenir l’organisation des commissions DRAC.
• Contribuer à l’exécution des programmes budgétaires et assurer le reporting du pôle création.

Connaissances

Rédaction et synthèse

Maîtrise des outils informatiques

Maîtrise des écrits administratifs

Description du poste

Sous la responsabilité du coordonnateur du pôle création, l’agent exerce les missions et les activités suivantes:

• Gestion des crédits d’investissement gérés par le pôle (programmation des autorisations d’engagements, suivi pluriannuel des crédits de paiement, rédaction des avenants éventuels…) .
• Référent du suivi des conventions pluriannuelles d’objectifs (CPO) du pôle signées avec les équipes et les lieux partenaires: mise à jour annuelle des modèles de documents, tenue d’un calendrier des rédactions et de signatures, relecture des projets avant envoi pour signature…
• Référent Espace Subvention et Démarche Numériques pour le pôle et par extension, pour tout dossier lié à la dématérialisation.
• Traitement des frais de missions des conseillers du pôle.
• Soutien aux gestionnaires dans l’organisation des commissions DRAC: ADSV pour le spectacle vivant, AIC, AIA pour les arts visuels, Tremplin, … (calendrier, règlement intérieur, toute tâches transverses en tant que de besoin) ; suivi avec les conseillers sectoriels, les gestionnaires concernés et les autres services de la DRAC des commissions d’attribution de subvention pour les appels à projets à caractère transversal: aide aux festivals…
• Actualisation des tableaux de suivi et de synthèse du service en lien avec les missions effectuées. Création de nouveaux outils si nécessaire selon les demandes et les besoins de la direction et du pôle. Rédaction de comptes rendus des réunions du pôle en lien avec la secrétaire du pôle, rédaction de synthèses et de courriers et toute autre activité occasionnelle nécessaire au bon fonctionnement du service et en préparation des déplacements de la direction.

L’adjoint(e) appuie le coordinateur du pôle sur la coordination et le management de l’équipe de gestionnaires et le remplace en son absence. Il appuie également le coordinateur dans le suivi de l’exécution des programmes budgétaires 131 création, 224 action internationale et 361 transmission culturelle en lien avec le pôle territoire et industrie culturelle et participe à assurer l’exécution annuelle des crédits (fonctionnement, commissions, actions ponctuelles, appels à projets…) .

Les missions sont susceptibles d’évoluer selon les nécessités du service.

Conditions particulières d'exercice

Liaison hiérarchique: l’agent est placé sous l’autorité hiérarchique du coordonnateur administratif et financier du pôle création.

Liaisons fonctionnelles: le reste de l’équipe administrative, les conseillers sectoriels, les autres services de la Drac site de Lille et site d’Amiens, les liaisons/relations en externe, la DRAC adjointe déléguée aux patrimoines, responsable du site d’Amiens.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Des déplacements en transport en commun ou voiture, sur les sites de la DRAC à Lille et Amiens et dans l’ensemble de la région pour des réunions, notamment pour l’organisation de commissions d’experts et pour accompagner ponctuellement les conseillers sectoriels sur le terrain dans l’ensemble de la région sont à envisager plusieurs fois par an en fonction des nécessités du service.

Une présence bimensuelle est souhaitée sur le site de Lille et sera planifiée en lien avec les présences à programmer du coordonnateur sur le site d’Amiens.

Possibilité de télétravail en fonction des nécessités du service et après 4 mois de prise de fonctions

Profil recherché

• Savoirs: qualités rédactionnelles et de synthèse, maîtrise des outils informatiques, maîtrise des écrits administratifs.
• Savoir-faire: rigueur et méthode, sens de l’organisation, autonomie, rapidité de compréhension et d’exécution
• Savoir-être: sens de l’écoute et du service public, aptitude et goût pour travailler en équipe et avec des partenaires extérieurs.

Présentation de Drac Hauts de France

La Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) Hauts de France est chargée de la mise en œuvre, adaptée au contexte régional, des priorités définies par la ministre de la Culture en vue de faciliter l’accès du plus grand nombre à la culture, de conserver et de mettre valeur le patrimoine, de soutenir la création et la production d’œuvres contemporaines et d’aider à leur diffusion auprès des publics les plus larges possibles.

Descriptif du service

Le pôle création est chargé du pilotage, de la coordination, de la mise en œuvre et de l’évaluation de la politique de l’État relative au soutien à la création artistique contemporaine dans le domaine du spectacle vivant (danse, musique, théâtre, pluridisciplinaire) et des arts visuels.

Ce pôle, administrativement rattaché à Lille avec des équipes sur deux sites à Lille et à Amiens est placé sous l’autorité de la directrice régionale adjointe déléguée à la création et comprend au total 16 agents:

• une équipe administrative composée de 9 agents placés sous la responsabilité hiérarchique d’un coordonnateur administratif et financier.
• une équipe de 5 inspecteurs et conseillers sectoriels (4 conseillers spectacle vivant et 1 conseiller arts visuels) et d’une secrétaire, placés sous la responsabilité de la DRAC adjointe déléguée.

L’équipe administrative implantée sur les 2 sites fonctionne de manière transversale ; à ce titre, l’ensemble des agents qui la compose assure la gestion administrative et financière du pôle création.