Adjoint au responsable du service citoyenneté (H/F)

Vincennes; Vincennes; Hybride; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Vincennes recrute un Adjoint au responsable du service Citoyenneté (H/F) pour assister le responsable et assurer durant son absence toutes les missions qui lui sont dévolues. Vous prendrez part à la préparation du budget, demander les devis aux entreprises et établir les bons de commandes et la liquidation des factures.

Vous participerez à la préparation des scrutins, à l’édition des listes et des documents électoraux, à l’organisation des élections et à la centralisation des

Responsabilités

• Assister le responsable et assurer durant son absence toutes les missions qui lui sont dévolues.
• Participer à la préparation du budget, demander les devis aux entreprises et établir les bons de commandes et la liquidation des factures.
• Participer à la préparation des scrutins et à l’édition/gestion des documents électoraux.
• Éditer les actes et documents liés à l’état civil et veiller à la mise à jour des listes électorales et des procédures associées.

Description du poste

Avec sa position stratégique aux portes de Paris, la ville de Vincennes (Val-de-Marne, 49 908 habitants, 759 agents) ne manque pas d'atouts : elle bénéficie d'un environnement unique avec le château, la proximité du bois, son patrimoine architectural exceptionnel, des équipements publics de qualité et des commerces de proximité nombreux et réputés. La ville est desservie par la ligne 1 du métro et le RER A.

La ville recrute pour sa Direction de la réglementationun Adjoint au responsable du service Citoyenneté (H/F) (Catégorie B- Rédacteur)

Sous l'autorité du Responsable du service de la citoyenneté, votre objectif sera d'assister le responsable de service dans ses missions et assurer durant son absence toutes les missions qui lui sont dévolues. Prendre part à la préparation du budget, demander les devis aux entreprises et établissement des bons de commandes et liquidation des facturesParticiper à la préparation des scrutinsEnvoyer les différentes notes de service et courriers 1 mois avant la date des électionsAssister aux affectations pour le personnelRéceptionner et vérifier la propagande électorale: - Enregistrer, relire les procurations- Organiser la mise sous pli des documents électoraux- Vérifier que le matériel électoral pour le jour du scrutin soit prêtOrganiser la constitution des dossiers avec le responsableContribuer à la centralisation des résultats et à la soirée électorale en projetant les différents résultats communiqués par les bureaux de voteÉditer des résultats à donner aux présidents de bureaux de vote, préparer les cartons contenant les procès verbaux pour la préfectureParticiper à la gestion des réunions publiques dans le cadre de la campagne électoralVérifier et éditer une liste de contrôle pour relecture des inscriptions et les modifications d'adresse sur la liste électorale prises par l'accueil uniqueProcéder aux radiations adressées par l'Insee et les décès de la commune informatiquement et sur les listes généralesTraitement des listes de centre et des inscriptions d'office reçues de l'InseePréparer les commissions administratives chargées de la révision des listes électoralesOrganiser les soirées électorales sur le logiciel SopranoGarantir le suivi des cartes électorales en retourAssurer un suivi de la gestion des changements d'adresse par le biais du fichier intrazoneParticiper à la révision des listes électoralesVérifier sur le logiciel oféa que les électeurs qui ont une carte en retour ne sont plus assujettis aux taxes locales, envoyer un courrier aux électeurs, monter les dossiers pour les présenter à la commission administrative chargée de la révision des listes électorales, radier les électeurs sur les listes générales et sur le logiciel élections, puis adresser un recommandé à l'électeurParticiper aux traitements des dépôts de statuts des syndicats professionnelsGestion de l’état civil:Participer dans le cadre de la polyvalence à la mise à jour des registres d'état civil informatiquement et sur papier (jugements, mentions de pacs, de divorce, de répertoire civil, de décès, de transcriptions, d’avis de notoriété, d'avis de naissance, remembrement)Recevoir une famille endeuillée ou les opérateurs de pompes funèbres, pour prendre une déclaration de décès ou un renouvellement de concessions,Se rapprocher des agents du cimetière pour obtenir les certificats d'entretiens en vue d'un renouvellement de concessionRédiger les actes de décès sur le logiciel city web et mettre à jour logicimeAssister à l'accueil des futurs mariés pour constituer leur dossier de mariage, bloquer le pôle évènement, mettre à jour l'agenda, faire la publication des bans, et l'afficher sur le panneau extérieur de la mairie dédié à cet effet, envoyer un mail au secrétariat des élusS'associer à la vérification des dossiers de mariage pris par les agentsPrendre part à la saisie des actes de mariage et des différents documents, mettre sur registre les actes de mariage, établir les livrets de famille pour les nouveaux mariésProcéder à la publication des mariages extérieursEnvoi de la fin de mois pour les impôts, le secrétariat du maire, la DEJ, le secrétariat de la DGA, le Vincennes InfoRéaliser des duplicatas de livret de famille, les adresser aux différentes mairies ou les remettre dans la bannette pour que l'accueil unique puisse les remettre aux usagers vincennoisÉtablir des procès verbaux d'ouverture et de clôture des registres d'état-civilParticiper à la célébration des mariages avec les élusGérer le recensement militaire, vérification des demandes prises par l'accueil uniqueTransmettre des listes au service nationalÉlaborer les plannings du cimetièreRendre compte à sa hiérarchieParticiper aux réunions de serviceAnticiper et gérer les situations conflictuellesCommuniquer les mouvements d'état civil à l'INSEE de façon dématérialiséeGérer l'archivage du servicePlanifier les rendez-vous de mariage et de pacs/ participation à la saisie des contrats de pacsAssurer le contrôle des dossiers de changements de prénomsEncadrement du coordonnateur chargé du recensement de la populationTransmettre au service communication les informations concernant l'état-civil: - L’adjoint au responsable du service citoyenneté participe à la Politique Qualité définie par la Ville de Vincennes et qui vise 3 objectifs principaux-Assurer la qualité des services municipaux : fournir des services de haute qualité répondant aux attentes des citoyens en matière d'efficacité et de transparence.- Renforcer l'organisation interne : améliorer les processus de management et d'organisation au sein de la mairie pour garantir une meilleure réactivité et efficacité.- Consolider la confiance des citoyens : maintenir une relation de confiance et de transparence entre la municipalité et les citoyens.