Adjoint administratif UEMO ST OUEN (H/F)

Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-IDF-OM; Île-de-France; Sur place; EUR 30 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-IDF-OM recrute un adjoint administratif(ve) en unité éducative. Vous apporterez un soutien continu au responsable d’unité éducative et au directeur de service dans l’organisation, la gestion, l’information, la communication et le suivi des dossiers.

Vos missions incluent l'accueil du public, la gestion du secrétariat (courrier, transmission, création des dossiers jeunes), et la gestion logistique de l’unité (suivi des activités,

Responsabilités

• Accueil téléphonique et information des jeunes et partenaires.
• Enregistrer et suivre le courrier et transmettre les informations.
• Gérer les dossiers jeunes et archiver les documents.
• Réaliser les suivis et gérer les stocks et CHORUS.
• Transmettre les documents aux services et assurer la diffusion.
• Former sur Chorus et Parcours.

Description du poste

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d’unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d’organisation, de gestion, d’information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public

• Assurer l’accueil téléphonique et l’information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires
• Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l’unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires
• Renseigner l’application PARCOURSE

Gestion du secrétariat

• Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi
• Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles
• Créer les dossiers jeunes
• Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers
• Organiser la documentation, la diffusion et l’archivage des documents et des dossiers de l’unité

Gestion des aspects logistiques de l’unité

• Editer des listes d’activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE
• En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire » pour l’unité éducative
• Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement
• Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l’autorité hiérarchique
• Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines

• Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

Offres de formation associées à votre prise de poste

• Formation au logiciel Chorus, formation obligatoire au progiciel métier Parcours