ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) - UEMO (H/F)

Direction de la Protection Judiciaire de la Jeunesse - Dir-Sud Ouest; Pau; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction de la Protection Judiciaire de la Jeunesse - Dir-Sud Ouest recherche un adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative pour assurer l’accueil, le secrétariat et le suivi des dossiers des jeunes et de leurs familles. Vous contribuerez à l’organisation, à l’information et à la communication au sein de l’unité éducative et en lien avec le responsable.

Vous gérerez le courrier, les documents administratifs et les outils métiers (Parcours, Chorus), tout en veillant au respect des délais et

Qualifications

• Connaissances du secrétariat et des outils bureautiques
• Maîtrise des applications métiers utilisées par l’unité (Parcours, Chorus)
• Sens de l’organisation et du travail en équipe

Responsabilités

• Accueil téléphonique et information des jeunes, familles, magistrats et partenaires
• Gestion du courrier et transmission des informations entre professionnels
• Renseigner l’outil PARCOURS et créer les dossiers jeunes
• Gestion documentaire : mise en page, archivage et diffusion
• Suivi des actes et tableaux de gestion à la demande du RUE
• Approvisionnement et gestion des stocks via Chorus, et suivi des engagements
• Assurer les fonctions liées à l’unité éducative et la liaison avec la direction
• Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation

Connaissances

Secrétariat techniques

Outils bureautiques

Parcours Chorus

Outils

Parcours

Chorus

Description du poste

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d’unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d’organisation, de gestion, d’information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public

• Assurer l’accueil téléphonique et l’information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires
• Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l’unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires
• Renseigner l’application PARCOURS

Gestion du secrétariat

• Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi
• Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles
• Créer les dossiers jeunes
• Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers
• Organiser la documentation, la diffusion et l’archivage des documents et des dossiers de l’unité

Gestion des aspects logistiques de l’unité

• Editer des listes d’activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE
• En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via «CHORUS formulaire» pour l’unité éducative
• Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement
• Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l’autorité hiérarchique
• Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines

• Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

Profil recherché

Connaissances:

• Techniques de secrétariat
• Outils bureautiques
• Application métiers (Parcours, Chorus)

Savoir-faire:

• Travailler en équipe
• Accueillir
• Mettre en forme un document
• Maîtriser les délais
• Archiver

Savoir-être:

• Sens des relations humaines
• Etre réactif
• Faire preuve de discrétion
• Sens de l'organisation

Présentation de Direction de la Protection Judiciaire de la Jeunesse - Dir-Sud Ouest

La Protection Judiciaire de la Jeunesse est chargée de mettre en œuvre les dispositions relatives à la protection de l’enfance (enfance délinquante et enfance en danger) et d’assurer l’exécution et le suivi des mesures éducatives et des peines judiciaires qui concernent les mineurs et jeunes majeurs.

Au sein d’unités éducatives, les professionnels mènent, en équipe pluridisciplinaire et en partenariat avec d’autres ministères des actions d’éducation, d’insertion sociale et professionnelle au bénéfice des jeunes sous mandat judiciaire, pénal ou civil, et de leur famille.

Descriptif du service

Le STEMO Aquitaine Sud est composé de deux unités éducatives de milieu ouvert: l’UEMO de Pau et l’UEMO de Bayonne.