Adjoint administratif UEMO LE PECQ (F/H)

Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-IDF-OM; Île-de-France; Sur place; EUR 24 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-IDF-OM recrute un adjoint administratif en unité éducative. Vous assisterez le responsable d’unité éducative et le directeur de service dans l’organisation, la gestion, l’information et le suivi des dossiers.

Vous assurez l’accueil téléphonique et l’information des jeunes et de leurs familles, accueillez les visiteurs sur rendez-vous ou spontanément et renseignez l’application PARCOURS.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs et des partenaires.
• Accueillir les jeunes et leur famille lors des rendez-vous ou sur place, et renseigner les partenaires.
• Enregistrer et suivre le courrier postal et électronique, transmettre les informations aux professionnels lors des réunions.
• Créer les dossiers jeunes et mettre en page les documents administratifs pour classement.
• Organiser la documentation, la diffusion et l’archivage des documents et des dossiers de l’unité.
• Éditer des listes d’activité et de suivi, gérer les stocks et saisir les besoins via CHORUS pour l’unité éducative.
• Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement et éventuellement tenir la sous-régie sur proposition hiérarchique.
• Assurer le rôle Assistant Chorus DT si nécessaire et transmettre les documents à la direction interrégionale après validation.

Description du poste

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d’unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d’organisation, de gestion, d’information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public

• Assurer l’accueil téléphonique et l’information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires
• Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l’unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires
• Renseigner l’application PARCOURS

Gestion du secrétariat

• Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi
• Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles
• Créer les dossiers jeunes
• Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers
• Organiser la documentation, la diffusion et l’archivage des documents et des dossiers de l’unité

Gestion des aspects logistiques de l’unité

• Editer des listes d’activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE
• En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire » pour l’unité éducative
• Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement
• Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l’autorité hiérarchique
• Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines

• Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE