Adjoint Administratif en Unité Éducative - Uemo Bourg-En-Bresse H/F

Service Public; Bourg-en-Bresse; On-site; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Job summary

La Protection Judiciaire de la Jeunesse recrute pour l’unité éducative un/e assistant/e chargé(e) du secrétariat et de l’accueil. Vous accueillerez les jeunes et leurs familles, renseignerez les magistrats prescripteurs et partenaires, et gérerez le courrier.

Vous saisirez les informations dans l’outil Parcours et assurerez le suivi administratif. Vous assurerez l’enregistrement des dossiers, la mise en forme des documents et leur archivage, tout en coordonnant avec les professionnels lors des

Qualifications

• Connaissances techniques de secrétariat.
• Maîtrise des outils bureautiques et des applications métiers (Parcours, Chorus).
• Savoir-être: sens des relations humaines et réactivité.

Responsibilities

• Accueillir le public et renseigner les jeunes et leurs familles.
• Gérer le secrétariat: accueil téléphonique, enregistrement et suivi du courrier.
• Transmettre les informations aux professionnels lors des réunions institutionnelles.
• Créer les dossiers jeunes et archiver les documents administratifs.
• Mettre en page et transmettre les documents aux services compétents.
• Gérer les stocks et les besoins via CHORUS pour l’unité éducative.

Skills

Travail en équipe

Gestion du secrétariat

Maîtriser les délais

Tools

Parcours

Chorus

Job description

La Protection Judiciaire de la Jeunesse est chargée de mettre en oeuvre les dispositions relatives à la protection de l'enfance (enfance délinquante et enfance en danger) et d'assurer l'exécution et le suivi des mesures éducatives et des peines judiciaires qui concernent les mineurs et jeunes majeurs. Au sein d'unités éducatives, les professionnels mènent, en équipe pluridisciplinaire et en partenariat avec d'autres ministères des actions d'éducation, d'insertion sociale et professionnelle au bénéfice des jeunes sous mandat judiciaire, pénal ou civil, et de leur famille.
Accueil du public- Assurer l'accueil téléphonique et l'information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires- Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires- Renseigner l'application PARCOURSGestion du secrétariat- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi- Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles- Créer les dossiers jeunes- Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers- Organiser la documentation, la diffusion et l'archivage des documents et des dossiers de l'unitéGestion des aspects logistiques de l'unité- Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE- En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire » pour l'unité éducative- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement- Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l'autorité hiérarchique- Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DTGestion de proximité dans différents domaines des ressources humainesTransmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

Connaissances :Techniques de secrétariat Outils bureautiquesApplications métiers (Parcours, Chorus)Savoir-faire :Travailler en équipeAccueillirMaîtriser les délaisMettre en forme un documentArchiverSavoir-être :Sens des relations humainesÊtre réactif