ADA – Administrateur Achats, (H/F)

DIADÈME Group; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

DIADÈME Group est une bijouterie française qui ambitionne de rendre le bijou accessible et actuel grâce à des collections modernes et des partenariats variés. Sa filiale DIAMANTA explore pierres précieuses et finement taillées pour répondre à toutes les occasions.

Nous recrutons une personne rigoureuse et autonome pour assister le service achats et approvisionnement, gérer les tâches administratives, suivre les commandes et assurer le SAV, tout en collaborant avec les acheteurs et les

Qualifications

• Maîtrise d'Excel (RechercheV et TCD) oblig.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et des logiciels de gestion des achats.
• Bonnes connaissances en gestion de factures et traitement des documents administratifs.
• Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs tâches.
• Sens du détail et détection d’anomalies dans les documents.
• Bonnes compétences en communication écrite et orale.
• Aisance à l’écrit en anglais pour échanges internationaux.
• Autonomie et travail en équipe.

Responsabilités

• Vérification des proformas: contrôle des prix, quantités, conditions de livraison et modalités de paiement.
• Gestion des attendus de réception: suivi des livraisons et délais, mise à jour des articles attendus.
• Gestion des factures: réceptionner, vérifier et valider les factures fournisseurs; suivi des paiements.
• Suivi des bons de réception: contrôle des livraisons par rapport aux commandes et factures.
• Traitement du SAV: collaboration avec le service après-vente; suivi des remplacements et pièces.
• Suivi des commandes et des livraisons: mise à jour des tableaux de suivi et gestion des conflits.
• Archivage et gestion documentaire: organisation des contrats, factures et bons de commande.
• Support aux acheteurs: assistance administrative et gestion des appels et emails.
• Rédaction de rapports et tableaux de bord: suivi des KPIs et rapports achats.

Connaissances

Excel avancé

Gestion des factures

Organisation

Communication écrite

Anglais professionnel

Autonomie

Travail en équipe

Suivi achats

Outils

Excel

Word

Logiciels gestion achats

Description du poste

Créée en 1999 par un couple passionné, notre entreprise a grandi avec une ambition simple : rendre le bijou accessible à toutes et à tous, en offrant des créations uniques et tendance. Aujourd’hui, le groupe Diadème poursuit cette mission avec la même passion et continue d’embellir le quotidien grâce à des bijoux qui allient style, qualité et prix justes.

Avec notre filiale « DIAMANTA », spécialisée dans les pierres précieuses et fines, nous explorons toutes les nuances et formes pour créer des bijoux qui s’adaptent à tous les styles et occasions. Nos collections vont de la bijouterie tendance et accessible à des pièces plus raffinées, jusqu’à la haute joaillerie pour les grandes occasions.

Nous travaillons avec des bijoutiers, des centrales d’achat, des enseignes de grande distribution, du téléshopping et des plateformes e-commerce. Nous avons également nos propres sites internet où nous présentons et vendons nos collections.

Chez Diadème, nous imaginons les tendances de demain en partageant nos idées, en développant des prototypes et en contrôlant chaque étape de la production. Nous maîtrisons toute la chaîne, de la conception à la logistique, en passant par la photographie et le marketing, pour offrir des collections modernes et accessibles.

Nos gammes couvrent tous les univers : bijoux du quotidien, pièces intemporelles, accessoires élégants et créations d’exception. Parce que chez Diadème, nous croyons que chaque bijou raconte une histoire et que chacun mérite de briller à sa façon.

Nous sommes une entreprise jeune et dynamique, animée par l'enthousiasme de réinventer sans cesse l'univers de la bijouterie. Notre équipe est composée de passionnés créatifs, toujours à l'affût des dernières tendances et innovations, pour offrir à nos clients des collections modernes, fraîches et toujours plus diversifiées. Chez Diadème, chaque projet est une nouvelle aventure, et notre énergie collective nous permet de repousser sans cesse les limites pour offrir des bijoux qui font la différence.

Profil recherché:

Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée, proactive et débrouillarde, dotée d’un bon esprit d’analyse et capable de travailler de manière autonome.

Un bon niveau d’anglais, une bonne maîtrise des outils bureautiques et une réelle aisance dans la communication avec différents interlocuteurs sont indispensables.

Nous apprécions particulièrement les personnes curieuses, réactives et orientées solutions, capables de s’adapter rapidement aux situations et de prendre des initiatives au quotidien.

L'Ada au sein du service achats et approvisionnements a pour mission d’assister les acheteurs dans la gestion des tâches administratives courantes liées aux achats, afin d’assurer le bon déroulement des opérations et de contribuer à la fluidité du service achats.

Les Missions :

Vérification des proformas : Vérifier les proformas reçus des fournisseurs avant validation des commandes. Contrôler la conformité des prix, des quantités, des conditions de livraison et des modalités de paiement avant toute commande.

Gestion des attendus de réception : Suivre les livraisons et vérifier les délais de réception des commandes. Assurer la mise à jour des informations concernant les articles attendus et intervenir en cas de retard ou de divergence. Préparer les attendus de réception à destination du stock. Traitement des rapports de réception du stock (défectueux) et envoi aux fournisseurs ;

Gestion des factures : Réceptionner, vérifier et valider les factures fournisseurs, suivre les paiements et relancer les fournisseurs en cas de nécessité.

Suivi des bons de réception : Contrôler la conformité des livraisons par rapport aux commandes passées et aux factures reçues.

Traitement du Service Après-Vente (SAV) : Travailler en binôme avec le service après-ventes. Gérer les demandes de remplacement et commander si besoin les pièces nécessaires, faire le suivi des demandes auprès des fournisseurs et maintenir une communication fluide avec les services en interne.

Suivi des commandes et des livraisons : Effectuer le suivi des livraisons et des délais de réapprovisionnement, mise à jour des tableaux de suivi. Gérer les éventuels conflits de livraison.

Archivage et gestion documentaire : Organiser et maintenir l'archivage des documents relatifs aux achats (contrats, factures, bons de commande, bons de livraison, etc.).

Support aux acheteurs : Assurer une assistance administrative pour les acheteurs dans leurs démarches quotidiennes, prendre en charge les appels et emails, etc.

Rédaction de rapports et tableaux de bord : Suivi des indicateurs de performance et préparation des rapports mensuels ou ponctuels relatifs aux achats.

Compétences requises :

-MAITRISE EXCEL (RechercheV et TCD obligatoire) ;

-Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, etc.) et des logiciels de gestion des achats.

-Bonnes connaissances en gestion de factures et traitement des documents administratifs.

-Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

-Sens du détail et capacité à détecter des anomalies dans les documents.

-Bonnes compétences en communication, tant écrite qu’orale.

-Être à l'aise à l'écrit en anglais pour échanger avec des fournisseurs internationaux, rédiger des emails et traiter des documents.

-Autonomie et capacité à travailler en équipe.

-Une expérience préalable dans un poste similaire est un atout.