6174 - Assistant.e administratif.ve et Ressources Humaines

Département d'Ille-et-Vilaine

Rennes

Sur place

EUR 23 000 - 27 000

Plein temps

Il y a 11 jours

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Résumé du poste

Le Département d’Ille-et-Vilaine recherche une assistante administrative et RH pour le secrétariat du pôle Transformation, basé à Rennes. Vous travaillerez en binôme, apportant un soutien à la secrétaire générale et aux directions, avec une forte activité RH et gestion administrative.

Vous assurez le suivi des recrutements, les convocations, la rédaction de documents, la gestion d’agendas et la préparation des réunions.

Qualifications

Formation supérieure en secrétariat ou assistant·e souhaitée.
Autonome, vous organisez votre travail en tenant compte des priorités et délais.
Rigueur et qualités rédactionnelles, respect des délais.
Bonnes capacités relationnelles et discrétion dans le traitement de dossiers sensibles.
Réactivité et adaptation face aux imprévus, sens de l’anticipation.
Compétence dans un environnement numérique en évolution.

Responsabilités

Assistance RH de proximité et secrétariat du pôle Transformation.
Gestion d'agendas et organisation des réunions, rédaction et transmission des supports.
Traitement du courrier et suivi des dossiers administratifs, préparations des réunions.
Conduite du suivi des instances, circulation de l’information et suppléance ponctuelle.
Suivi des recrutements, convocations, et accompagnement des procédures RH.

Connaissances

Assistance RH

Secrétariat

Gestion d'agendas

Rédaction

Outils numériques

Formation

Formation supérieure secrétariat

Outils

Microsoft Office

Teams

Description du poste

Informations générales

Catégorie(s) C Filière(s) FILIERE ADMINISTRATIVE Cadre(s) d'emploi(s) Adjoints administratifs territoriaux Pôle DELEGATION TRANSFORMATION Secteur géographique Pays de Rennes Localisation Géographique RENNES Structure hiérarchique DELEGATION TRANSFORMATION

Présentation

Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ? Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d’activités variés. Nous rejoindre, c’est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants. Nous recrutons une assistant·e pour le secrétariat du pôle de la Délégation générale de la Transformation. Ce pôle est chargé de porter et accompagner la transformation des services pour s'adapter aux changements qui percutent le service public.

du Secrétariat général
de la Mission communication interne
du Bureau des projets
du Service conseil en innovation et organisation
de la direction des services numériques
de la direction de la citoyenneté

Découvrez l'organisation de notre collectivité sur : https://www.ille-et-vilaine.fr/

Description du poste

Fonctions En binôme, au sein du secrétariat de la direction du pôle, vous apportez prioritairement une assistance à la secrétaire générale de la Délégation générale à la transformation ainsi qu’aux directions et services de la Délégation générale à la transformation.

Assistance RH de proximité

Vous contribuez au suivi administratif des recrutements, stages, apprentissages et situations individuelles des agents de la DGT : création des demandes, préparation des jurys, convocations, courriers, transmission des formulaires RH, suivi des arrivées et appui de premier niveau aux services.

Assistance administrative et gestion d'agendas

Vous assurez le traitement du courrier, la gestion et le suivi de dossiers administratifs, la rédaction ou mise en forme de documents, courriers, tableaux de suivi, comptes rendus et supports de présentation. Vous participez à la préparation et à l’organisation des réunions animées par le secrétariat général, la direction de la citoyenneté, le service conseil en innovation et le bureau des projets coordination et réservation en lien avec les agendas des participants, convocations, réservation de salles, suivi des échéances et transmission des informations.

Par ailleurs, en lien étroit avec l’assistante de direction, vous contribuez à la continuité du secrétariat de la DGT, notamment sur le suivi des instances, la circulation de l’information, la préparation de supports et la suppléance ponctuelle de certaines missions.

Missions spécifiques

Planifier et réguler l’organisation du temps de la directrice générale du pôle
S’assurer de la transmission des informations, de la préparation et des comptes-rendus des temps collectifs
Assurer la suppléance de l’assistance de la médiation départementale (prise d’appel, transmission de la demande) en l’absence de l’assistance dédiée

Spécificités du poste

Le poste nécessite une polyvalence et une adaptabilité forte. Il requiert en effet de traiter un grand nombre d'informations de natures très diverses, de prioriser et d'anticiper. Liaisons fonctionnelles Directrice générale du pôle, secrétaire générale, directeur.ice.s et chef.fe.s de service de la Délégation générale à la transformation

Direction des ressources humaines et plus spécifiquement le service recrutement mobilité Informations spécifiques offre Internet Le jury est prévu le mercredi 14 octobre à partir de 13h30.

Préalablement, un webinaire de présentation est prévu le mardi 22 septembre de 12h30 à 13h30.

Ce poste est ouvert aux agents titulaires,. Les personnes relevant d'une autre filière que celle du poste peuvent déposer leur candidature.

En cas de recrutement, celui-ci donnera lieu à un détachement et/ou une intégration.

Vous venez du secteur privé, vous pourrez sous conditions bénéficier d'un recrutement direct.

Rémunération à partir de 2217 € bruts soit environ 1784 € nets prime semestrielle incluse

Document complémentaire Rejoignez le webinaire de présentation du poste d'Assistante administrative et RH - 6174.pdf (193.33 Ko)

Profil requis

Connaissances -Vous maîtrisez l’outil bureautique (Suite Microsoft Office), et idéalement collaboratif (Teams) ; vous êtes très à l'aise avec les outils numériques

Vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité territoriale d’envergure ou portez un intérêt particulier à la fonction publique territoriale et à l’action départementale. Formation Idéalement issu·e d’une formation supérieure en secrétariat ou assistant·e. Niveau de diplôme Aptitudes requises - Autonome, vous organisez votre travail en tenant compte des priorités/délais et savez prendre des initiatives
Rigoureux·se et disposant de bonnes capacités rédactionnelles vous êtes attentif·ve à la qualité des productions ainsi qu’au respect des délais.
Doté·e de solides qualités relationnelles vous êtes à l’aise pour communiquer avec différentes catégories d’interlocuteur·trice·s tout en faisant preuve de discrétion dans le traitement de dossiers sensibles.
Réactif·ve, vous êtes en mesure de vous adapter aux imprévus et de gérer des urgences.
Doté·e d’une capacité d’analyse, vous faites preuve de capacités d’anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements.
A l'aise avec les outils numériques, vous savez travailler dans un environnement qui évolue régulièrement (outils, organisation...) Expériences Une expérience antérieure significative sur des fonctions d’assistance RH ou assistance de direction constituerait un atout supplémentaire Niveau d'expérience

Informations complémentaires

Avant de candidater, informez-vous sur le poste et ses différentes missions. Nous serons ravi·es d’échanger avec vous.

Pour vos questions sur le poste :