Toimitusjohtaja-rehtorin assistentti

Metropolia; Helsingin seutukunta; A distancia; EUR 42.000 - 58.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Metropolia tarvitsee kokenutta assistenttia toimitusjohtaja-rehtorin tukemiseen. Tehtäviin kuuluu kalenterin kokonaisvaltainen hallinta, tapaamisten koordinointi ja materiaalien valmistelu toimitusjohtajalle sekä johtoryhmän kokouksien tukeminen.

Vastuullasi ovat myös yhteisön tapahtumien ja delegaatioiden ohjelmien suunnittelu sekä käytännön järjestelyt. Haettavana on itsenäinen ja luotettava ammattilainen, joka hallitsee sujuvan yhteistyön sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa ja

Formación

• Vahva kokemus ylimmän johdon assistenttitehtävistä tai vastaavasta korkeasta koordinointi- ja tukitehtävästä.
• Käytännön kokemus valmisteluista ja kokousten dokumentoinnista sekä päätösten toimeenpanon tukemisesta.
• Kyky hoitaa useita kokonaisuuksia itsenäisesti ja luottamuksellisesti.

Responsabilidades

• Toimitusjohtaja-rehtorin kalenterin ja ajankäytön kokonaisvaltainen hallinta sekä tapaamisten koordinointi ja priorisoinnin tukeminen.
• Johtoryhmän ja hallintoelinten kokousprosessien koordinointi esityslistoista ja materiaaleista pöytäkirjakäytäntöihin.
• Taustamateriaalien, katsausten ja esitysten kokoaminen toimitusjohtaja-rehtorin käyttöön.
• Kokonaisvastuu yhteisön tapahtumien, foorumien ja juhla-tilaisuuksien suunnittelusta ja toteutuksesta.
• Merkittävien vierailujen ja delegaatioiden ohjelmien suunnittelu sekä järjestelyjen koordinointi.

Conocimientos

Suomen kieli (äidinkieli)

Englanti (suullinen/kirjallinen)

Organisointi

Priorisointi

Projektinhallinta

Microsoft 365

Itsenäinen työote

Hyvä tilannetaju

Educación

Korkeakoulututkinto

Herramientas

Microsoft 365

Descripción del empleo

Haluatko nähdä Suomen suurimman ammattikorkeakoulun johtamisen läheltä?

Etsimme kokenutta ja itsenäiseen vastuunottoon tottunutta johdon assistenttia toimitusjohtaja-rehtorin tueksi. Tehtävä on vaativa ja monipuolinen: siinä korostuvat luottamus, ennakointi, priorisointikyky ja sovittujen asioiden vieminen loppuun. Saat kokonaisvastuun sinulle uskotuista tehtäväalueista, kuten johdon kokousprosesseista, merkittävistä vierailuista ja Metropolian yhteisön keskeisistä tapahtumista ja koordinoit niiden toteutusta itsenäisesti.

Työskentelet tiiviissä yhteistyössä toimitusjohtaja-rehtorin, johtoryhmän, johdon sihteeristön sekä keskeisten sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa. Työtämme ohjaavat Metropolian arvot: kestävää tulevaisuutta vastuullisesti, ratkaisukeskeisesti, uudistuvalla osaamisella ja inhimillisellä otteella.

Tehtäväsi

Toimitusjohtaja-rehtorin assistenttina ennakoit toimitusjohtaja-rehtorin tarpeita, tuet hänen ajankäyttönsä priorisointia ja varmistat, että päätösten valmistelu ja sovitut asiat etenevät sujuvasti. Vastuullasi ovat esimerkiksi:

• toimitusjohtaja-rehtorin kalenterin ja ajankäytön kokonaisvaltainen hallinta sekä tapaamisten koordinointi ja priorisoinnin tukeminen
• johtoryhmän ja hallintoelinten kokousprosessien koordinointi esityslistoista ja materiaaleista pöytäkirjakäytäntöihin ja päätösten toimeenpanon seurantaan yhteistyössä valmistelijoiden ja johdon sihteeristön kanssa
• taustamateriaalien, katsausten ja esitysten kokoaminen ja valmistelu toimitusjohtaja-rehtorin käyttöön
• kokonaisvastuu sovituista Metropolian yhteisön tapahtumista, strategisista foorumeista ja johdon tilaisuuksista: suunnittelun, aikataulun, budjetin ja toteutuksen johtaminen yhteistyössä sisältövastuullisten ja muiden järjestäjien kanssa
• merkittävien vierailujen ja delegaatioiden ohjelmien suunnittelu sekä käytännön järjestelyjen koordinointi
• yhteydenpito sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin sovitusti toimitusjohtaja-rehtorin puolesta
• johdon viestinnän tukeminen esimerkiksi puheenvuorojen, katsausten ja tiedotteiden valmistelussa ja koordinoinnissa
• johdon tukiprosessien ja toimintatapojen kehittäminen yhdessä johdon sihteeristön kanssa.

Tehtävässä tarvitset itsenäistä harkintaa, ennakointia ja sujuvaa yhteistyötä. Hallitset useita samanaikaisia kokonaisuuksia, tunnistat olennaiset asiat ja huolehdit sovittujen tehtävien etenemisestä silloinkin, kun toimitusjohtaja-rehtori on kiinni muissa tehtävissä.

Odotamme sinulta

• soveltuvaa korkeakoulututkintoa
• usean vuoden kokemusta ylimmän johdon assistenttitehtävistä tai vastaavista vaativista koordinointi- ja tukitehtävistä
• näyttöä kokonaisuuksien itsenäisestä koordinoinnista tai johtamisesta, esimerkiksi tapahtumien tai projektien vastuuhenkilönä
• erinomaisia organisointi-, priorisointi-, ajanhallinta- ja projektinhallintataitoja
• kykyä toimia luontevasti ylimmän johdon ja erilaisten sidosryhmien kanssa sekä hyvää tilannetajua
• erinomaista suomen ja englannin kielen suullista ja kirjallista taitoa
• vahvaa Microsoft 365 -osaamista ja kiinnostusta hyödyntää uusia työvälineitä
• oma-aloitteista, ennakoivaa ja ratkaisukeskeistä työotetta
• ehdotonta luotettavuutta ja hyvää harkintakykyä luottamuksellisten asioiden käsittelyssä
• kykyä toimia paineen alla ja mukautua nopeasti muuttuviin tilanteisiin.

Arvostamme erityisesti

• kokemusta toimitusjohtajan tai muun ylimmän johdon assistenttina toimimisesta yksityisellä tai julkisella sektorilla
• kokemusta hallitus- ja johtoryhmätyöskentelyn sekä päätösten seurannan tukemisesta
• kokemusta merkittävisten tapahtumien, strategisten foorumien tai sidosryhmätilaisuuksien tuottamisesta ja johtamisesta
• korkeakoulu- tai julkisen sektorin toimintaympäristön tuntemusta
• kiinnostusta kehittää johdon tukipalveluja ja toimintatapoja.

Mitä tarjoamme?

Tarjoamme sinulle vaativan, itsenäisen ja vastuullisen tehtävän, jossa työskentelet ylimmän johdon rinnalla ja näet läheltä Suomen suurimman ammattikorkeakoulun johtamista. Saat vastuuta ja luottamusta sekä tilaa kehittää roolia ja johtamisen sujuvuutta tukevia toimintatapoja. Teet tiivistä yhteistyötä johdon sihteeristön kanssa ja esihenkilönäsi toimii Laki- ja hallintopalveluiden johtaja. Metropoliassa työskentelet yhteiskunnallisesti merkityksellisessä ympäristössä, jossa rakennetaan tulevaisuuden osaamista.

Tehtävä alkaa sopimuksen mukaisesti. Aloitamme hakemusten käsittelyn ja hakijoiden kontaktoimisen jo ennen hakuajan päättymistä.

Lisätiedot

Lisätietoa tehtävästä antaa Metropolian varatoimitusjohtaja Simo Mustila, puh. 044 220 3300. Simon tavoitat parhaiten 16.11. klo 10-11.