PERSONAL ASSISTANT ÁREA LEGAL

Future Track; Bellprat; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Future Track, empresa del sector Real Estate, busca un/a Personal Assistant para su Departamento Legal en Madrid. La persona apoyará en la gestión administrativa diaria, proveedores, viajes, agenda directiva, presupuesto y archivo documental, manteniendo confidencialidad y eficiencia.

Se requiere experiencia en secretariado de alta dirección, manejo de documentos confidenciales, y nivel alto de MS Office. Francés valorado. Contacto: [e-mail].

Qualifications

• Experiencia en secretariado de alta dirección y gestión de agenda.
• Gestión de documentación confidencial y control de proveedores.
• Conocimientos avanzados de Power Point, Excel y Word, SAP.

Responsibilities

• Gestión de pago a proveedores legales y validación de importes.
• Gestión de viajes del departamento y liquidaciones de gastos.
• Organización y priorización de la agenda de la Dirección y reuniones.
• Elaboración y seguimiento del presupuesto del departamento.
• Gestión de consignaciones judiciales y su registro.
• Archivo documental del departamento con trazabilidad y confidencialidad.

Skills

Escucha activa

Orientación a objetivos

Planificación y organización

Iniciativa y proactividad

Trabajo en equipo

Tools

MS Office

SAP

Job description

Empresa del sector del Real Estate dereferencia en el mercado europeo, necesitareforzar el equipo con un/a Personal Assistant para su Departamento Legal cuya misión será asegurar el correcto funcionamiento administrativo del Departamentomediante la gestión de proveedores, viajes, agenda de la Dirección, presupuesto, consignaciones judiciales y archivo documental, aportando eficiencia, control y confidencialidad en el día a día del equipo.

Funciones y responsabilidades

• Gestión de pago a proveedores legales: tramitar y hacer seguimiento de facturas de despachos y proveedores, validando importes con el abogado responsable, imputándolas correctamente en el sistema y coordinándose con otros departamentos hasta el pago.
• Gestión de viajes del departamento: organizar reservas, itinerarios y documentación de los desplazamientos según la política de viajes, y tramitar las liquidaciones de gastos.
• Agenda del CLO: gestionar y priorizar su agenda, coordinar reuniones y comités, preparar la documentación necesaria y filtrar comunicaciones con discreción.
• Elaboración y seguimiento del presupuesto: consolidar las previsiones de gasto del departamento, controlar su ejecución, detectar desviaciones y elaborar los informes periódicos para la Dirección.
• Consignaciones judiciales: Tramitar las consignaciones, depósitos y avales judiciales, y llevar el registro y seguimiento de su vigencia y devolución.
• Archivo documental: mantener organizado el archivo físico y digital del departamento (contratos, expedientes, poderes), garantizando su trazabilidad, confidencialidad y cumplimiento de la normativa de conservación.

Competencias

• Escucha activa
• Orientación a objetivos.
• Planificación y organización.
• Iniciativa y proactividad.
• Trabajo en equipo.

Experiencia

Conocimientos y experiencia en secretariado de alta dirección, gestión de agenda y documentación confidencial, valorándose especialmente la experiencia previa en departamentos jurídicos.

MS Office: nivel avanzado de Power Point, Excel y Word.
SAP

Castellano e inglés: nivel alto.
Francés: altamente valorado.

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