Operations & Office Manager

OmixLab; Cataluña; Presencial; EUR 42.000 - 66.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Crecimiento profesional

Contacto directo con CEO

Oficinas en Barcelona Diagonal Mar

Descripción de la vacante

Omixlab, Barcelona, busca un/a Operations & Office Manager para liderar la gestión de operaciones y la administración de la empresa. El rol abarca desde el ciclo de pedido hasta el reporting, con foco en optimización y control de procesos.

Se solicita 3–6 años de experiencia en operaciones y manejo de ERP en la nube, plus en B2B y ecommerce. Ofrecemos crecimiento profesional, oficinas en Diagonal Mar y proyecto con impacto directo con el CEO.

Formación

• Experiencia de 3–6 años en operaciones/back office con ciclo completo pedido→albarán→factura→cobro→stock.
• Experiencia demostrable con ERP SaaS en la nube y configuración de flujos.
• Uso real de IA aplicada al trabajo administrativo.
• Experiencia operativa en B2B y ecommerce/marketplaces (Amazon Seller Central ideal).
• Perfil muy organizado y autónomo, con mentalidad de procesos.
• Español nativo o equivalente e inglés profesional.

Responsabilidades

• Gestión de operaciones y ciclo de pedido completo: pedidos B2B, albaranes, facturación, incidencias y logística.
• ERP en la nube: configuración, flujos e integraciones; owner interno del sistema.
• Back office financiero-administrativo: conciliación de facturas y cobros, reporting operativo.
• Ecommerce operativo: gestión diaria de Amazon Seller Central en coordinación con el partner.
• Automatización con IA: uso de Claude/ChatGPT para reporting y comunicaciones.
• Soporte a dirección: agenda, viajes y preparación de reuniones.

Conocimientos

Organización

Autonomía

Mentalidad de proceso

Inglés profesional

Español nativo

Herramientas

Holded

Odoo

Business Central Cloud

Claude

ChatGPT

Shopify

WordPress

Descripción del empleo

Operations & Office Manager

Omixlab · Barcelona (Diagonal Mar – Fórum) · Jornada completa

Omixlab es una compañía española de consumer health con sede en Barcelona y partner exclusivo de Named Group en España, uno de los líderes del sector Consumer Healthcare en Italia. Desarrollamos y comercializamos productos de salud de consumo en el canal farmacia y parafarmacia a través de tres unidades de negocio: nutrición deportiva (Namedsport), salud metabólica y salud de la mujer.

Nos encontramos en una fase de fuerte crecimiento y expansión comercial, con un plan estratégico ambicioso y el respaldo de un grupo industrial europeo de referencia. Buscamos incorporar a un/a profesional que asuma la gestión integral de las operaciones y la administración de la compañía, garantizando la excelencia en los procesos, desde el ciclo de pedido hasta el reporting.

Responsabilidades Principales

• Operaciones y ciclo de pedido completo: gestión de pedidos B2B (farmacias, distribuidores, marketplaces), albaranes, facturación, incidencias y coordinación con logística,almacén & cliente.
• ERP: administrarás y optimizarás nuestro ERP en la nube — configuración, flujos, integraciones, datos maestros. Serás el/la owner interno del sistema.
• Back office financiero-administrativo: conciliación de facturas y cobros, soporte a la gestoría, preparación de reporting operativo mensual (ventas, stock, cobros).
• Ecommerce operativo: gestión del día a día de Amazon Seller Central (pedidos, incidencias, contenido básico) en coordinación con nuestro partner de marketplaces.
• Automatización con IA: usarás herramientas de IA (Claude, ChatGPT, automatizaciones) para eliminar trabajo manual en reporting, conciliaciones y comunicaciones.
• Soporte a dirección (~15-20% del tiempo): agenda, viajes, eventos, preparación de reuniones y seguimiento de temas abiertos del CEO y del Board.

Qué buscamos

Imprescindible:

• 3-6 años de experiencia en operaciones / back office en empresa de producto físico (consumer health, farma, FMCG o similar), habiendo gestionado el ciclo completo pedido → albarán → factura → cobro → stock.
• Experiencia demostrable con un ERP SaaS en la nube (Holded, Odoo, Business Central cloud o similar). No basta con haberlo usado como consulta: buscamos a alguien que haya configurado flujos, resuelto incidencias y sacado partido al sistema. Experiencia específica con Holded es un plus muy valorado.
• Uso real y diario de herramientas de IA aplicadas al trabajo administrativo. En el proceso te pediremos que nos lo demuestres en vivo.
• Experiencia operativa en B2B o/y en ecommerce/marketplaces (idealmente Amazon Seller Central).
• Perfil extremadamente organizado, autónomo y con mentalidad de proceso.
• Español nativo o equivalente.
• Ingles Profesional

Muy valorable:

• Experiencia en compras y aprovisionamiento (gestión de proveedores, previsión de stock).
• Perfil digital: gestión de webs y ecommerce (Shopify, WordPress), integraciones entre herramientas y automatizaciones.
• Experiencia en atención al cliente B2B (gestión de incidencias y reclamaciones).
• Italiano.
• Experiencia con CRM / email marketing (Brevo, HubSpot).
• Conocimiento del canal farmacia.a.

Qué Ofrecemos:

• Retribución competitiva, acorde a la experiencia y el perfil aportado.
• Rol con impacto real y visibilidad directa con el CEO y el equipo fundador.
• Crecimiento profesional: la compañía está escalando y este rol crecerá con ella (operaciones, equipo, internacional).
• Oficinas en Barcelona, zona Diagonal Mar – Fórum.