Operations & Office Manager

OmixLab; Barcelona; Presencial; EUR 45.000 - 65.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Omixlab, una compañía española de consumer health con sede en Barcelona, busca un perfil senior para gestionar operaciones y back office, asegurando el ciclo completo de pedido, albaranes, facturación y stock.

Será responsable de administrar el ERP en la nube (Holded/Odoo/Business Central), optimizar flujos, coordinar ecommerce (Amazon Seller Central) y aplicar IA para reporting y automatización, trabajando estrechamente con el CEO y el equipo fundador.

Formación

• 3–6 años de experiencia en operaciones/back office en producto físico.
• Experiencia con ERP SaaS en la nube y capacidad de configurar flujos.
• Experiencia en ciclo completo pedidos → albarán → factura → cobro → stock.
• Conocimiento de comercio electrónico y canales B2B, incluido Amazon Seller Central.
• Alta organización y autonomía con mentalidad de procesos.
• Español nativo o equivalente.

Responsabilidades

• Gestión de operaciones y ciclo de pedido completo para B2B y logística.
• Administración del ERP en la nube y optimización de flujos.
• Back office financiero-administrativo y reporting operativo mensual.
• Gestión diaria de Amazon Seller Central en coordinación con marketplace partner.
• Automatización con IA para reporting y conciliaciones.
• Soporte a dirección (15–20% del tiempo): agenda, viajes y reuniones del CEO/Board.

Conocimientos

Operations management

Back office

B2B / ecommerce

ERP configuration

IA tools usage

Process orientation

Herramientas

Holded

Odoo

Business Central Cloud

Shopify

WordPress

Descripción del empleo

Omixlab es una compañía española de consumer health con sede en Barcelona y partner exclusivo de Named Group en España, uno de los líderes del sector Consumer Healthcare en Italia. Desarrollamos y comercializamos productos de salud de consumo en el canal farmacia y parafarmacia a través de tres unidades de negocio: nutrición deportiva (Namedsport), salud metabólica y salud de la mujer.

Nos encontramos en una fase de fuerte crecimiento y expansión comercial, con un plan estratégico ambicioso y el respaldo de un grupo industrial europeo de referencia. Buscamos incorporar a un/a profesional que asuma la gestión integral de las operaciones y la administración de la compañía, garantizando la excelencia en los procesos, desde el ciclo de pedido hasta el reporting.

Responsabilidades Principales

• Operaciones y ciclo de pedido completo: gestión de pedidos B2B (farmacias, distribuidores, marketplaces), albaranes, facturación, incidencias y coordinación con logística,almacén & cliente.
• ERP: administrarás y optimizarás nuestro ERP en la nube — configuración, flujos, integraciones, datos maestros. Serás el/la owner interno del sistema.
• Back office financiero-administrativo: conciliación de facturas y cobros, soporte a la gestoría, preparación de reporting operativo mensual (ventas, stock, cobros).
• Ecommerce operativo: gestión del día a día de Amazon Seller Central (pedidos, incidencias, contenido básico) en coordinación con nuestro partner de marketplaces.
• Automatización con IA: usarás herramientas de IA (Claude, ChatGPT, automatizaciones) para eliminar trabajo manual en reporting, conciliaciones y comunicaciones.
• Soporte a dirección (~15-20% del tiempo): agenda, viajes, eventos, preparación de reuniones y seguimiento de temas abiertos del CEO y del Board.
• 3-6 años de experiencia en operaciones / back office en empresa de producto físico (consumer health, farma, FMCG o similar), habiendo gestionado el ciclo completo pedido → albarán → factura → cobro → stock.
• Experiencia demostrable con un ERP SaaS en la nube (Holded, Odoo, Business Central cloud o similar). No basta con haberlo usado como consulta: buscamos a alguien que haya configurado flujos, resuelto incidencias y sacado partido al sistema. Experiencia específica con Holded es un plus muy valorado.
• Uso real y diario de herramientas de IA aplicadas al trabajo administrativo. En el proceso te pediremos que nos lo demuestres en vivo.
• Experiencia operativa en B2B o/y en ecommerce/marketplaces (idealmente Amazon Seller Central).
• Perfil extremadamente organizado, autónomo y con mentalidad de proceso.
• Español nativo o equivalente.

Muy valorable:

• Experiencia en compras y aprovisionamiento (gestión de proveedores, previsión de stock).
• Perfil digital: gestión de webs y ecommerce (Shopify, WordPress), integraciones entre herramientas y automatizaciones.
• Experiencia en atención al cliente B2B (gestión de incidencias y reclamaciones).
• Experiencia con CRM / email marketing (Brevo, HubSpot).
• Conocimiento del canal farmacia. a.
• Retribución competitiva, acorde a la experiencia y el perfil aportado.
• Rol con impacto real y visibilidad directa con el CEO y el equipo fundador.
• Crecimiento profesional: la compañía está escalando y este rol crecerá con ella (operaciones, equipo, internacional).
• Oficinas en Barcelona, zona Diagonal Mar – Fórum.