Asistente de Dirección & Office Manager

GRUPO PACADAR; Madrid; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

PACADAR busca incorporar en sus oficinas centrales en Madrid un/a Asistente de Dirección y Office Manager para dar soporte a la Dirección General y a diferentes áreas de la compañía, coordinando tareas diarias de la oficina y procesos administrativos.

Buscamos una persona organizada, resolutiva y capaz de gestionar múltiples prioridades, que facilite el día a día de los equipos y asegure que las actividades se ejecuten de forma eficiente.

Qualifications

• Dar soporte administrativo y organizativo a la Dirección General y a otras Direcciones de la compañía.
• Gestión de agendas, reuniones y documentación, con seguimiento de trámites internos.
• Organización y coordinación de viajes y necesidades logísticas de la oficina.
• Gestión de comunicaciones y flujos de información interna.
• Capacidad de trabajar con diferentes interlocutores y prioridades con discreción.

Responsibilities

• Dar soporte a Dirección y a distintas áreas para asegurar el correcto funcionamiento diario de la oficina.
• Coordinar convocatorias, salas y documentación para reuniones y comités.
• Gestión de gastos, proveedores y servicios generales de la oficina.

Skills

Asistente de Dirección

Executive Assistant

Office Manager

Organización

Comunicación

Tools

Microsoft Office

Job description

En PACADAR buscamos incorporar en nuestras oficinas centrales en Madrid un/a Asistente de Dirección & Office Manager, para dar soporte a Dirección General y a diferentes áreas de la compañía, así como coordinar determinadas tareas vinculadas al funcionamiento diario de nuestras oficinas.

Buscamos una persona organizada, resolutiva y con capacidad para gestionar diferentes prioridades, que disfrute facilitando el día a día de los equipos y asegurando que las cosas sucedan.

¿Cuál será tu misión?

Dar soporte administrativo y organizativo a Dirección General y a otras Direcciones de la compañía, asegurando la correcta coordinación de agendas, reuniones, viajes, documentación y gestiones internas.

- Asistencia y soporte a Dirección

• Dar soporte administrativo y organizativo al CEO y Direcciones de la Compañía.
• Gestionar y coordinar agendas, reuniones, viajes, comunicaciones, escritos y documentación.
• Organizar reuniones, Comités, Consejos y otros encuentros, coordinando convocatorias, salas, documentación y necesidades logísticas.
• Gestionar y realizar seguimiento de documentación, comunicaciones y circuitos internos de información.
• Atender y canalizar llamadas y comunicaciones dirigidas a Dirección.
• Dar respuesta a otras necesidades administrativas y organizativas.

- Gestión de viajes, gastos y administración

• Gestionar de forma integral los viajes del Grupo (nacionales e internacionales), en coordinación con la agencia de viajes.
• Registrar y realizar seguimiento de viajes, costes y documentación asociada en el sistema interno de gestión.
• Mantener actualizada la información y controles periódicos relativos a viajes y desplazamientos.
• Revisar y tramitar facturas relacionadas con viajes, hoteles, burofax y otros servicios.
• Preparar y realizar seguimiento de las liquidaciones mensuales de gastos de Dirección.

- Office Management y Servicios Generales

• Coordinar las necesidades administrativas y operativas necesarias para el correcto funcionamiento de las oficinas y Servicios Generales del Grupo.
• Gestionar telefonía, equipos informáticos y otros recursos, canalizando las solicitudes a través de las herramientas corporativas.
• Coordinar salas, espacios, plazas de aparcamiento y otros recursos necesarios para reuniones y actividad de Dirección.
• Gestionar incidencias y solicitudes internas relacionadas con el funcionamiento de la oficina.
• Gestionar burofax, mensajería y otras comunicaciones certificadas requeridas por las distintas áreas.
• Experiencia previa en posiciones de Asistente de Dirección, Executive Assistant, Office Manager o similares.
• Buen nivel de organización y capacidad para trabajar con diferentes interlocutores y prioridades.
• Autonomía, proactividad, asertividad, y capacidad de resolución.
• Discreción y confidencialidad en el tratamiento de información.
• Buen manejo de herramientas de Microsoft Office.
• Capacidad de comunicación y orientación al servicio interno.

Valoraremos especialmente perfiles acostumbrados a trabajar en entornos dinámicos y con contacto habitual con diferentes áreas de una organización.