Asistente de Dirección Junior | Soporte Corporativo

Empresaconfidencial; Madrid; On-site; EUR 22,000 - 34,000; Full time

Job summary

Empresaconfidencial, líder en su sector, busca una persona organizada, resolutiva y con clara orientación al servicio para proporcionar soporte administrativo y organizativo a distintas direcciones, trabajando directamente con la Secretaría de Alta Dirección y cubriendo ausencias puntuales.

La candidata ideal contará con iniciativa, responsabilidad y capacidad de aprendizaje; gestionará agendas, coordinará reuniones y viajes, mantendrá la documentación y facilitará una comunicación fluida entre

Job description

Desde una compañía líder en su sector buscamos incorporar una persona organizada, resolutiva y con clara orientación al servicio para proporcionar soporte administrativo y organizativo a distintas direcciones de la organización.

La posición colaborará directamente con la Secretaría de Alta Dirección y desarrollará sus funciones bajo su coordinación funcional, siguiendo las prioridades y procedimientos establecidos. Además, durante periodos puntuales de ausencia, garantizará la continuidad del servicio prestando cobertura a las funciones de asistencia ejecutiva.

Buscamos un perfil con una buena base administrativa, iniciativa y capacidad de aprendizaje. No es imprescindible contar con una trayectoria extensa como asistente de dirección: valoraremos especialmente la actitud, la responsabilidad y el potencial para crecer en la posición.

¿Cuáles serán tus principales responsabilidades?

Gestión administrativa y económica

• Gestionar, registrar y realizar el seguimiento de facturas, tickets, gastos y justificantes.
• Tramitar necesidades de compra, pedidos y otras solicitudes administrativas.
• Coordinar gestiones con los departamentos de Compras, Finanzas, Asesoría y otras áreas implicadas.
• Realizar el seguimiento de solicitudes pendientes, vencimientos y confirmaciones de ejecución.
• Gestionar la documentación, el archivo y la actualización de registros administrativos.
• Resolver y realizar el seguimiento de incidencias administrativas.

Soporte a las distintas direcciones

• Apoyar en la organización y gestión de agendas, reuniones y compromisos profesionales.
• Reservar y coordinar salas y espacios de reunión.
• Organizar convocatorias, visitas y encuentros internos y externos.
• Preparar y distribuir documentación y materiales de apoyo.
• Gestionar comunicaciones, llamadas, correos y solicitudes dirigidas al secretariado.
• Colaborar en la organización de viajes, desplazamientos y otras necesidades logísticas.
• Mantener una coordinación fluida con interlocutores internos y externos.

Apoyo a la Secretaría de Alta Dirección

• Dar soporte directo a la Secretaría de Alta Dirección en las tareas y prioridades que se determinen.
• Ejecutar las actividades administrativas derivadas de la planificación del secretariado.
• Realizar el seguimiento de asuntos pendientes, compromisos y solicitudes de las diferentes direcciones.
• Colaborar en la estandarización de procedimientos y en la mejora de los procesos administrativos.
• Comunicar y escalar las incidencias que requieran intervención o priorización.
• Contribuir a garantizar la continuidad del servicio y una adecuada coordinación entre ambas posiciones.

Durante los periodos de vacaciones, permisos u otras ausencias de la persona responsable de la Secretaría de Alta Dirección, la posición deberá:

• Dar cobertura temporal a las funciones de asistencia ejecutiva y secretaría de Presidencia y Alta Dirección.
• Gestionar agendas, reuniones, comunicaciones, visitas y compromisos institucionales.
• Coordinar asuntos prioritarios, garantizando la confidencialidad, la calidad y la continuidad del servicio.
• Adaptarse a las necesidades organizativas puntuales derivadas de estos periodos de cobertura, dentro del marco laboral aplicable.

Nos gustaría incorporar una persona:

• Con iniciativa, proactividad y clara orientación al servicio.
• Organizada, metódica y con capacidad para realizar el seguimiento y cierre de las tareas.
• Flexible, adaptable y receptiva al aprendizaje y al feedback.
• Con facilidad para trabajar en equipo y colaborar dentro de un modelo de coordinación funcional definido.
• Discreta, responsable y especialmente cuidadosa en el tratamiento de información confidencial.
• Con buenas habilidades de comunicación y capacidad para relacionarse con diferentes interlocutores.
• Resolutiva y capaz de gestionar varias tareas simultáneamente sin perder de vista las prioridades.
• Con una buena base administrativa y motivación para desarrollarse en funciones de soporte a dirección.

Horario

La posición requiere disponibilidad para trabajar presencialmente en un horario que permita dar cobertura a las distintas direcciones. Nuestras oficinas están situadas en zona norte, bien comunicada por Metro y Renfe.

• De lunes a jueves: entrada flexible entre las 10:00 y las 10:30, con salida a partir de las 19:15, una vez completadas 8 horas y 15 minutos de jornada.
• Viernes: entrada flexible entre las 9:15 y las 9:45, con salida a partir de las 15:30, una vez completadas 6 horas y 30 minutos de jornada.

Jornada intensiva

Durante los periodos en los que resulte aplicable:

• De lunes a jueves: de 10:30 a 17:30.
• Viernes: se mantendrá el horario habitual indicado anteriormente.

El horario se ajustará al cómputo de jornada, los descansos y las condiciones laborales aplicables, contemplando una pausa mínima de 30 minutos cuando corresponda.

También será necesaria cierta flexibilidad ante necesidades organizativas puntuales, especialmente durante los periodos de cobertura de Alta Dirección, siempre dentro del marco laboral aplicable.

¿Qué encontrarás en esta posición?

• Una posición transversal, con contacto con diferentes direcciones y áreas de la compañía.
• La oportunidad de adquirir experiencia en soporte administrativo y asistencia a dirección.
• Acompañamiento y coordinación por parte de la Secretaría de Alta Dirección.
• Un entorno en el que desarrollar capacidades de organización, comunicación, planificación y gestión.
• La posibilidad de participar en la mejora y estandarización de procesos administrativos.
• Una posición con aprendizaje progresivo y exposición a diferentes interlocutores internos y externos.