Administrativo/a de Secretaría Académica

Universidad Villanueva; Madrid; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Contratación indefinida

Job summary

Universidad Villanueva busca ampliar su equipo como Secretaría Académica para garantizar la excelencia en la gestión administrativa y técnica del departamento.

Las funciones incluyen tramitar admisiones y matriculaciones, configurar el ERP, gestionar actas y títulos, y atender a alumnos, familias y docentes. Se valora experiencia en secretarías universitarias y dominio de herramientas informáticas (Office 365 y ERPs).

Qualifications

• Estudios: FP superior o estudios universitarios afines al trabajo a desempeñar.
• Experiencia: Mínimo 2–3 años en puestos administrativos, preferiblemente en secretarías de centros universitarios o educativos.
• Conocimiento y experiencia en herramientas informáticas (Office 365 y ERPs de gestión académica).

Responsibilities

• Gestión del Ciclo de Vida del Alumno: tramitación de admisiones, matriculación, modificaciones de matrícula, reconocimientos de créditos y traslados de expediente.
• Configuración de la plataforma propia de la Universidad: establecer o modificar en el ERP todo lo relativo al proceso de matriculación.
• Gestión de Actas y Calificaciones: apoyo a claustro en actas, cierre de convocatorias y revisión de calificaciones en los sistemas.
• Atención al Usuario: atención presencial, telefónica y por correo a alumnos, familias y profesores para incidencias y consultas académicas.
• Gestión Documental y Títulos: custodia y actualización de expedientes, emisión de certificados, tasas y trámites de títulos oficiales.

Education

FP superior o estudios universitarios afines

Tools

Office 365

ERP de gestión académica

Job description

En Universidad Villanueva queremos ampliar nuestro equipo de Secretaría Académica paragarantizar la excelencia en la gestión administrativa y técnica del departamento.

¿Cuáles serán tus principales tareas?

• Gestión del Ciclo de Vida del Alumno: Tramitación de procesos de admisión, matriculación, modificaciones de matrícula, reconocimientos de créditos y traslados de expediente.
• Configuración de la plataforma propia de la Universidad: establecer o modificar en el ERP todo lo relativo al proceso de matriculación.
• Gestión de Actas y Calificaciones: Soporte al claustro docente en la gestión de actas, cierre de convocatorias y revisión de calificaciones en los sistemas de información.
• Atención al Usuario: Atención presencial, telefónica y por correo electrónico a alumnos, familias y profesores para la resolución de incidencias administrativas y consultas académicas.
• Gestión Documental y Títulos: Custodia y actualización de los expedientes académicos, emisión de certificados académicos, tasas y tramitación de títulos oficiales.
• Estudios: FP superior o estudios universitarios afines al trabajo a desempeñar.
• Experiencia: Mínimo 2 o 3 años en puestos administrativos, preferiblemente en secretarías de centros universitarios o educativos.
• MUY IMPORTANTE: Tener conocimiento y experiencia en el uso de herramientas informáticas, Office 365 y ERPs de gestión académica.

Se valorará positivamente...

• Elevada capacidad de organización y manejo de gran volumen de datos y expedientes con precisión.
• Habilidades de comunicación efectiva y paciencia para atender las demandas del alumnado y profesorado.
• Capacidad para trabajar de manera autónoma y en equipo.
• Flexibilidad para gestionar picos de trabajo (periodos de matrícula) y adaptarse a cambios normativos.
• Proactividad y orientación a la mejora continua.
• Contratación indefinida a tiempo completo.