Administrative assistant

San Saru; Mataró; Presencial; EUR 26.000 - 34.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

San Saru busca una persona organizada para apoyar a la dirección dentro del equipo de Finanzas. Serás el enlace directo con proveedores y gestionarás gestiones diarias, facturas y pagos.

Entre tus funciones estarán organizar viajes y eventos, coordinar suministros y servicios de oficina, y mantener al CFO informado, con un enfoque de detalle y discreción. Es imprescindible residencia en Mataró y presencia en la oficina.

Formación

• Mínimo 2 años de experiencia en puestos administrativos o asistencia de dirección.
• Experiencia en gestión de facturas y conocimientos básicos de contabilidad.
• Organización, orden y atención al detalle.
• Proactividad y capacidad para priorizar varias tareas.
• Conocimiento de Google Workspace y portales web de bancos/Administración.
• Residencia en Mataró o alrededores; puesto presencial.

Responsabilidades

• Apoyo directo de dirección: gestionar encargos y coordinar con proveedores.
• Organizar viajes, reservas y eventos del equipo y de dirección.
• Gestión de seguros, suministros y servicios de oficina; incidencias.
• Recibir y tramitar notificaciones de la Administración; gestiones con asesoría.
• Gestión de compras y material de oficina; atender proveedores y mensajería.
• Dar apoyo administrativo a todos los equipos.
• Mantener calendario de renovaciones y vencimientos.
• Preparar pagos a proveedores en coordinación con el CFO.

Conocimientos

Organización

Resolución de problemas

Coordinación

Proactividad

Atención al detalle

Buena comunicación

Gestión de facturas

Educación

Formación en administración o contabilidad

Herramientas

Google Workspace

Odoo

Portales bancarios

Descripción del empleo

Si algo mantiene en marcha el día a día de San Saru, es la organización que hay detrás de cada joya: seguros al día, suministros en funcionamiento, proveedores atendidos y cada gestión llevada hasta su cierre. Y es que, al final, que todo fluya en las tiendas, en la oficina y en cada equipo depende de los detalles bien cuidados.

Y para conseguirlo, buscamos a una persona organizada, resolutiva y con mucho criterio, que sea el apoyo directo de dirección dentro del equipo de Finanzas. Alguien que entienda que cada detalle cuenta.

¿Qué queremos que lleves a cabo en San Saru?

• Serás el apoyo directo de dirección: llevarás sus encargos y gestiones y te coordinarás con los proveedores de servicio.
• Organizarás viajes, reservas y eventos del equipo y de dirección.

Seguros, suministros y Administración

• Gestionarás seguros y siniestros: pólizas, partes y seguimiento hasta el cierre.
• Llevarás los suministros y servicios de la oficina, las tiendas :(luz, agua, internet, alarma): altas, bajas e incidencias.
• Recibirás y tramitarás las notificaciones de la Administración y harás las gestiones con organismos públicos, en coordinación con nuestra asesoría.
• Mantendrás un calendario de renovaciones y vencimientos para que todo esté siempre al día.

Facturas y pagos

• Descargarás y archivarás las facturas que requieren gestión manual y reclamarás las pendientes de recibir.
• Prepararás los pagos a proveedores en coordinación con el CFO.

Apoyo a los equipos y a la oficina

• Darás apoyo administrativo a todos los equipos.
• Gestionarás las compras internas y el material de oficina, comparando opciones y cuidando el presupuesto
• Atenderás a proveedores y mensajería.
• Al menos 2 años de experiencia previa en puestos administrativos o asistencia de dirección, idealmente en gestión de facturas y conocimientos básicos de contabilidad.
• Es superimportante que seas una persona organizada, ordenada y con mucha atención al detalle. En administración, un pequeño despiste puede costar caro.
• Soltura con Google Workspace y con portales web de bancos, compañías y Administración.
• Proactividad y capacidad para priorizar varias tareas a la vez, anticipándote a los vencimientos y a las necesidades del equipo.
• Discreción y confianza, porque trabajarás con información importante de la empresa.
• Trabajo en equipo y buena comunicación, porque darás servicio a todos los departamentos.
• Pasión y motivación. Esencial para seguir creciendo.
• Se valorará formación en administración o contabilidad, y experiencia con Odoo u otro ERP.
• Castellano obligatorio. Se valorará inglés.
• Residente en Mataró o alrededores, el puesto es presencial. ¡Queremos tenerte muy cerca!

¿Cómo es la vida en San Saru?

Lo más importante para nosotras es que somos un equipo: remamos a una, todo el mundo suma y todas nos apoyamos siempre que lo necesitamos. Cuando alguien se va de vacaciones, le echamos mucho de menos y estamos deseando verle; cuando hay un cumple, nos encantan las comilonas a media mañana.

Celebramos las cosas buenas juntas y nos apoyamos cuando las cosas no salen bien. Al fin y al cabo, pasamos muchas horas juntas, y por eso para nosotras es tan importante que haya buen rollo en la ofi.

Somos un equipo joven, dinámico, motivado y optimista. Nos encanta innovar, no nos conformamos a la primera y siempre soñamos a lo grande. En San Saru mantenemos la filosofía de nuestro nombre, los “Tres Monos Sabios”, y nos apropiamos de su mensaje desde el positivismo:

Ver lo bueno, escuchar lo bueno y decir lo bueno.

Nos escuchamos, evolucionamos, aprendemos, mejoramos y crecemos juntas. ¡Somos muy San Saru!