Administrativ koordinator til Greve Museum

Freelio; Denmark; Remote; DKK 180,000 - 240,000; Part time

Benefits offered by this job

Fagligt stærkt fællesskab

Indflydelse på egen planlægning

Arbejdsplads i historiske rammer

Job summary

Greve Museum søger en administrativ kollega, som bliver museets indgang og højre hånd for museumschefen. Stillingen omfatter telefon, mail, kalenderstyring og indkøb, samtidig med støtte til møder og referater.

Arbejdet foregår primært i kommunal HR-enhed med praktiske opgaver i hverdagen, og stillingen indebærer koordinering af løn, kontrakter og projekter i et travlt, historisk miljø.

Qualifications

• Har erfaring fra en arbejdsplads, hvor opgaver dukker op løbende og man kan holde trådene samlet.
• Skriver klart og korrekt dansk med godt øje for detaljer.
• Er hjemme i Office 365 og kan anvende Excel.

Responsibilities

• Modtager telefonopkald og hovedmail, besvarer og viderestiller.
• Fungerer som museets indgang ved bookinger og arrangementer og holder kalender ajour.
• Bestiller varer, håndterer leverandørkontakte og kontakter aftaler og nøgler.
• Journaliserer nødvendigt materiale og hjælper i café og billetsalg.
• Hjælper museumschefen med møder, dagsordener og praktiske opgaver i hverdagen.
• Betjener bestyrelsen og fører referater, årshjul og frister.

Skills

Overblik

Koordination

Kommunikation

Diskretion

Tools

Office 365

Excel

Job description

Greve Museum er et statsanerkendt museum, der er drevet og ejet af Greve Kommune. Vi har to besøgssteder: den gamle firlængede gård Grevegård og Mosede Fort. Vi er 12-14 kolleger, som laver mange forskellige opgaver, der alle bidrager til, at vores gæster får en god, engagerende oplevelse, som de husker.Vi mangler en kollega, der kan hjælpe med at binde det hele sammen. Du bliver museets administrative omdrejningspunkt og højre hånd for museumschefen.

Daglig drift

• Du tager telefonen og passer museets hovedmail. Du svarer på det, du kan, og sender resten videre. Med tiden ved du mere om, hvad der sker i huset, end de fleste andre.
• Du er museets indgang, når nogen vil booke en rundvisning, et foredrag eller en plads i caféen. Du følger op og holder museets kalender ajour, så vi ved, hvem der kommer hvornår.
• Du bestiller varer i vores indkøbssystem, tager imod leverancerne og har den daglige kontakt til leverandørerne.
• Du holder styr på museets aftaler og kontrakter, på abonnementer og nøgler.
• Du journaliserer det, vi skal og har behov for.
• Du giver en hånd med i café og billetsalg på særligt travle dage. Du har let til smil og glæde ved godt værtskab.
• Du hjælper museumschefen med at holde styr på møder, dagsordener, materialer og generel praktik i hverdagen.
• Du betjener bestyrelsen. Du indkalder, sender materiale ud, skriver referat og holder øje med årshjul og frister.
• Du skriver referat fra museets øvrige møder, når der er brug for det.

Det meste her foregår i vores centrale HR-enhed på rådhuset. Men du koordinerer og bistår ved at:

Løn og kontrakter

• Holde feriekalender ajour
• Samme månedsoversigt over timelønnedes vagter
• Hjælpe med sagsbehandling ved ansættelser eller ændringer i for eksempel timetal
• Holde styr på det praktiske, når nye medarbejdere eller praktikanter starter, eller nogen holder op
• Arbejde i kommunens rekrutteringssystem, når vi slår stillinger op

Tal og tekst

• En gang om måneden tæller du op og afrapporterer til rådhuset. Den daglige kassebetjening ligger hos en kollega.
• Du understøtter museets projektledere på vores eksternt finansierede projekter. Du holder styr på frister, bilag, timer og afrapportering til fondene.
• Du henter tal og materiale frem til årsberetningen og til vores indberetninger.
• Du lærer museets data- og statistikunivers at kende og bruger det til at trække rapporter. Ansvaret for opdatering ligger hos en kollega.
• Du læser korrektur på alt fra pressemeddelelser og programmer til fondsansøgninger og udstillingstekster.

Vi leder efter dig, der

• Har overblik og kan lide at rydde op i det, der roder
• Har erfaring fra en arbejdsplads, hvor du har været vant til at nye opgaver dukker op løbende, og har været sej til at holde trådene samlet
• Kender en kommune eller en kulturinstitution indefra, men det er ikke et krav
• Skriver klart og korrekt dansk og har et godt øje til detaljen
• Er nysgerrig, når du møder et nyt system, og hurtig til at sætte dig ind i det
• Er hjemme i Office 365 og kan anvende Excel
• Er diskret. Du kommer tæt på løn, personale og bestyrelse

Vi tilbyder

• En arbejdsplads, hvor der er højt til loftet, god energi og mange grin i løbet af en arbejdsdag
• Engagerede kolleger i et stærkt fællesskab
• Et arbejdsmiljø præget af faglighed, engagement og samarbejde
• En arbejdsplads i skønne historiske og grønne rammer
• Gode muligheder for medindflydelse på din egen planlægning

Praktisk

Stillingen er på 20-25 timer om ugen. Vagterne ligger fortrinsvis på hverdage i dagtimerne, og vi aftaler en fast ugerytme sammen. Du skal regne med enkelte aftener og weekender, når vi holder større arrangementer, hvor der er brug for ekstra hænder.

Dit arbejdssted er Grevegård. Enkelte opgaver løser du på Mosede Fort.

Løn og ansættelse efter gældende overenskomst mellem KL og HK Kommunal.

Stillingen ønskes besat hurtigst muligt og gerne senest 1. december.

Vi holder første samtaler torsdag den 1. oktober og anden samtale onsdag den 7. oktober.

Du kan læse mere om museet på grevemuseum.dk

PS. Vi har for nylig haft en stilling som museumsvært og cafémedarbejder opslået. Den er nu besat som en ren caféstilling, og derfor samler vi det administrative i en selvstændig stilling. Søgte du dengang, er du meget velkommen til at søge igen.