Administrativ koordinator til Greve Museum

Greve Museum; Greve Strand; On-site; DKK 156,000 - 246,000; Part time

Job summary

Greve Museum søger en administrativ koordinator til at varetage reception, kalendere og mail, og give støtte til planlagte aktiviteter som rundvisninger, foredrag og café. Stillingen indebærer also indkøb, kontraktstyring og kontakt til leverandører.

Stillingen er 20-25 timer om ugen, primært hverdage i dagtimerne, og arbejdsstedet er Grevegård med visse opgaver på Mosede Fort. Ansættelse efter overenskomst mellem KL og HK Kommunal.

Qualifications

• Har overblik og kan lide at rydde op i det, der roder
• Har erfaring fra en arbejdsplads, hvor nye opgaver dukker op løbende, og har været sej til at holde trådene samlet
• Skriver klart og korrekt dansk og har et godt øje til detaljen
• Er nysgerrig, når du møder et nyt system, og hurtig til at sætte dig ind i det
• Er hjemme i Office 365 og kan anvende Excel
• Er diskret. Du kommer tæt på løn, personale og bestyrelse

Responsibilities

• Du tager telefonen og passer museets hovedmail og svarer på det, du kan, resten sendes videre
• Du er museets indgang ved booking af rundvisning, foredrag eller caféplads og følger op samt holder kalenderen ajour
• Du bestiller varer i indkøbssystemet, modtager leverancer og har daglig kontakt til leverandører
• Du holder styr på museets aftaler og kontrakter, abonnementer og nøgler
• Du giver en hånd med i café og billetsalg på travle dage og viser godt værtskab
• Du hjælper museets chef med møder, dagsordner, materialer og praktiske opgaver i hverdagen
• Du betjener bestyrelsen, indkalder, sender materiale, skriver referat og følger årshjul og frister
• Du skriver referat fra øvrige møder når der er brug for det
• Du samler månedsoversigt over timelønnedes vagter og hjælper ved ansættelser og ændringer i timetal
• Du arbejder i kommunens rekrutteringssystem ved opslag af stillinger
• Du tæller og afrapporterer til rådhuset og støtter projektledere på eksterne projekter
• Du henter tal og materiale til årsberetningen og fondsafrapportering
• Du lærer data- og statistikuniverset at kende og trækker rapporter

Skills

Overblik

Koordinering

Skriftlig kommunikation

Systemforståelse

Tools

Office 365

Excel

Job description

Administrativ koordinator til Greve Museum

Greve Museum er et statsanerkendt museum, der er drevet og ejet af Greve Kommune. Vi har to besøgssteder: den gamle firlængede gård Grevegård og Mosede Fort. Vi er 12-14 kolleger, som laver mange forskellige opgaver, der alle bidrager til, at vores gæster får en god, engagerende oplevelse, som de husker.

Daglig drift

Du tager telefonen og passer museets hovedmail. Du svarer på det, du kan, og sender resten videre. Med tiden ved du mere om, hvad der sker i huset, end de fleste andre.

Du er museets indgang, når nogen vil booke en rundvisning, et foredrag eller en plads i caféen. Du følger op og holder museets kalender ajour, så vi ved, hvem der kommer hvornår.

Du bestiller varer i vores indkøbssystem, tager imod leverancerne og har den daglige kontakt til leverandørerne.

Du holder styr på museets aftaler og kontrakter, på abonnementer og nøgler.

Du giver en hånd med i café og billetsalg på særligt travle dage. Du har let til smil og glæde ved godt værtskab.

Du hjælper museumschefen med at holde styr på møder, dagsordener, materialer og generel praktik i hverdagen.

Du betjener bestyrelsen. Du indkalder, sender materiale ud, skriver referat og holder øje med årshjul og frister.

Du skriver referat fra museets øvrige møder, når der er brug for det.

Løn og kontrakter

Det meste her foregår i vores centrale HR-enhed på rådhuset. Men du koordinerer og bistår ved at:

Samle månedsoversigt over timelønnedes vagter

Hjælpe med sagsbehandling ved ansættelser eller ændringer i for eksempel timetal

Holde styr på det praktiske, når nye medarbejdere eller praktikanter starter, eller nogen holder op

Arbejde i kommunens rekrutteringssystem, når vi slår stillinger op

Tal og tekst

En gang om måneden tæller du op og afrapporterer til rådhuset. Den daglige kassebetjening ligger hos en kollega.

Du understøtter museets projektledere på vores eksternt finansierede projekter. Du holder styr på frister, bilag, timer og afrapportering til fondene.

Du henter tal og materiale frem til årsberetningen og til vores indberetninger.

Du lærer museets data- og statistikunivers at kende og bruger det til at trække rapporter. Ansvaret for opdatering ligger hos en kollega.

Du læser korrektur på alt fra pressemeddelelser og programmer til fondsansøgninger og udstillingstekster.

Vi leder efter dig, der

Har overblik og kan lide at rydde op i det, der roder

Har erfaring fra en arbejdsplads, hvor du har været vant til at nye opgaver dukker op løbende, og har været sej til at holde trådene samlet

Skriver klart og korrekt dansk og har et godt øje til detaljen

Er nysgerrig, når du møder et nyt system, og hurtig til at sætte dig ind i det

Er hjemme i Office 365 og kan anvende Excel

Er diskret. Du kommer tæt på løn, personale og bestyrelse

Vi tilbyder

En arbejdsplads, hvor der er højt til loftet, god energi og mange grin i løbet af en arbejdsdag

Engagerede kolleger i et stærkt fællesskab

Et arbejdsmiljø præget af faglighed, engagement og samarbejde

En arbejdsplads i skønne historiske og grønne rammer

Gode muligheder for medindflydelse på din egen planlægning

Praktisk

Stillingen er på 20-25 timer om ugen. Vagterne ligger fortrinsvis på hverdage i dagtimerne, og vi aftaler en fast ugerytme sammen. Du skal regne med enkelte aftener og weekender, når vi holder større arrangementer, hvor der er brug for ekstra hænder.

Dit arbejdssted er Grevegård. Enkelte opgaver løser du på Mosede Fort.

Løn og ansættelse efter gældende overenskomst mellem KL og HK Kommunal.

Greve Kommune modtager kun elektroniske ansøgninger sendt gennem vores ansøgningssystem.

Stillingen ønskes besat hurtigst muligt og gerne senest 1. december.

Vi holder første samtaler torsdag den 1. oktober og anden samtale onsdag den 7. oktober.