Deltids Administrativ Koordinator til Museum

Greve Museum; Greve Strand; On-site; DKK 156,000 - 246,000; Part time

Job summary

Greve Museum søger en administrativ koordinator til at varetage reception, kalendere og mail, og give støtte til planlagte aktiviteter som rundvisninger, foredrag og café. Stillingen indebærer also indkøb, kontraktstyring og kontakt til leverandører.

Stillingen er 20-25 timer om ugen, primært hverdage i dagtimerne, og arbejdsstedet er Grevegård med visse opgaver på Mosede Fort. Ansættelse efter overenskomst mellem KL og HK Kommunal.

Qualifications

• Har overblik og kan lide at rydde op i det, der roder
• Har erfaring fra en arbejdsplads, hvor nye opgaver dukker op løbende, og har været sej til at holde trådene samlet
• Skriver klart og korrekt dansk og har et godt øje til detaljen
• Er nysgerrig, når du møder et nyt system, og hurtig til at sætte dig ind i det
• Er hjemme i Office 365 og kan anvende Excel
• Er diskret. Du kommer tæt på løn, personale og bestyrelse

Responsibilities

• Du tager telefonen og passer museets hovedmail og svarer på det, du kan, resten sendes videre
• Du er museets indgang ved booking af rundvisning, foredrag eller caféplads og følger op samt holder kalenderen ajour
• Du bestiller varer i indkøbssystemet, modtager leverancer og har daglig kontakt til leverandører
• Du holder styr på museets aftaler og kontrakter, abonnementer og nøgler
• Du giver en hånd med i café og billetsalg på travle dage og viser godt værtskab
• Du hjælper museets chef med møder, dagsordner, materialer og praktiske opgaver i hverdagen
• Du betjener bestyrelsen, indkalder, sender materiale, skriver referat og følger årshjul og frister
• Du skriver referat fra øvrige møder når der er brug for det
• Du samler månedsoversigt over timelønnedes vagter og hjælper ved ansættelser og ændringer i timetal
• Du arbejder i kommunens rekrutteringssystem ved opslag af stillinger
• Du tæller og afrapporterer til rådhuset og støtter projektledere på eksterne projekter
• Du henter tal og materiale til årsberetningen og fondsafrapportering
• Du lærer data- og statistikuniverset at kende og trækker rapporter

Skills

Overblik

Koordinering

Skriftlig kommunikation

Systemforståelse

Tools

Office 365

Excel

Job description

Greve Museum søger en administrativ koordinator til at varetage reception, kalendere og mail, og give støtte til planlagte aktiviteter som rundvisninger, foredrag og café. Stillingen indebærer also indkøb, kontraktstyring og kontakt til leverandører.

Stillingen er 20-25 timer om ugen, primært hverdage i dagtimerne, og arbejdsstedet er Grevegård med visse opgaver på Mosede Fort. Ansættelse efter overenskomst mellem KL og HK Kommunal.