Workspace Coordinator (m/w/d) - Teilzeit

Ruby GmbH; Hamburg; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Ruby F&B Credit

Mobility allowance

Talent Scouting Bonus

Training & Mentoring

Job summary

Ruby Hans Workspace in Hamburg sucht eine engagierte Kraft im Office Management/Empfang. Du bist erste Ansprechperson für Gäste, kümmerts um reibungslose Abläufe, Bestellwesen und Instandhaltung des Workspaces. Zudem betreust du Onboarding, Veranstaltungen und unterstützt das Sales-Team.

Wir bieten flexible Arbeitszeiten, einen mitarbeiterorientierten Arbeitsstil und spannende Hospitality-Projekte in zentraler Lage. Werde Teil eines wachsenden Teams und gestalte Arbeitswelten mit Herz und Seele.

Qualifications

• Bereits erste Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Office Management/Coworking, ideal auch Auslandserfahrung.
• Hands-on-Mentalität und Organisationstalent.
• Freie Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; gute MS-Office-Kenntnisse.

Responsibilities

• Empfangs- und Ansprechperson für Office Management, Hausverwaltung, externe Dienstleister, Partner:innen und Gäste.
• Postbearbeitung, Anrufannahme, Koordination und Verteilung von Aufgaben.
• Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, Archivierung und Inventuren.
• Sicherstellung von Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im Workspace; Organisation öffentlicher Flächen; Kaffeeküche & Vending-Anlagen betreuen.
• Onboarding neuer Mietparteien, Parktickets und Schlüsselkarten verwalten; Tagungen vorbereiten und betreuen.
• Events eigenständig planen und durchführen; enge Zusammenarbeit mit Sales; Unterstützung bei Angeboten und Vertragsunterlagen.

Job description

At Ruby, your personality really matters, your time really matters, and we strongly believe we groove way better together. At Ruby, we keep breaking new ground.

Hey Sunshine,

du denkst, stickige und alte Büros sind Schnee von gestern und dass Arbeiten komfortabel, flexibel und voller kreativer Inspiration sein sollte? Du findest, dass dein Arbeitsplatz ein Ort mit Charakter und Seele sein sollte, wo neue Ideen zum Leben erweckt werden? Dann bist du die fehlende Olive in unserem Martini, die fehlende Melodie in unserer Musik und der Herzschlag unseres

Wir sind eine stark wachsende Hospitality-Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in den spannendsten Locations Europas und vielen weiteren Projekten im Bau. Wir gehen mit unserer Lean Luxury Philosophie neue Wege und schaffen so eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus. Diese bringen wir durch flexibel buchbare und inspirierende Arbeitsplätze in zentraler Lage sowie eine Ausstattung auf hohem Niveau auch in unsere Workspaces.

Ab sofort suchen wir Unterstützung in Voll- oder Teilzeit für unseren wunderschönen Ruby Hans Workspace.

Join us and make it your own story.

Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du:

• Bist am Empfang erste Ansprechperson für alle Office Management Themen sowie für die Hausverwaltung, externe Dienstleistungsfirmen, externe Partner:innen und Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung
• Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig
• Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, deren digitale Archivierung, sowie monatliche Inventuren
• Stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen, übernimmst alltägliche kleinere Reinigungsaufgaben und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine
• Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien, verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten
• Bist für die Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
• Organisierst als Markenbotschafter:in eigenständig unsere regelmäßigen Community-Events und führst diese durch
• Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen

Wir haben schon auf dich gewartet, denn du:

• Hast bereits erste spannende Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht sogar im Ausland
• Packst begeistert mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität mit an
• Bereicherst das Team mit deiner positiven und herzlichen Ausstrahlung, deinem selbstbewussten Auftreten und einem empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg:innen
• Erkennst Bedürfnisse und stehst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter:innen mit Rat und Tat zur Seite
• Bist ein wahres Organisationstalent, meisterst Multitasking mit Leichtigkeit und gehst professionell und lösungsorientiert mit Konflikten um
• Denkst nachhaltig und bringst tolle Ideen ein, um umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
• Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken
• Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift und bist mit den gängigen MS-Office Programmen vertraut

What's in for you? So grooven wir:

• Sip, snack, repeat – mit deinem Ruby F&B Credit
• Egal, wie du zur Arbeit kommst – einen Mobility-Zuschuss gibt's on top
• Take it to the next level – sichere dir extra Cash durch Talent Scouting
• Level up your game – mit Trainings, Coaching und Mentoring hast du die Chance, genau so sehr über dich hinauszuwachsen, wie auch Ruby wächst
• Innovation ist Teil unserer DNA – Lean Luxury, paperless, cashless, … you name it

Daily Business? Nicht mit uns. Egal, ob du einen Blick fürs Detail hast oder mit deiner kreativen und innovativen Art neue Wege gehen willst, ob du technikaffin bist oder doch eher Zahlen deine Leidenschaft sind - bei Ruby findest sicherlich auch du bald deinen Platz. Wir suchen ständig außergewöhnliche Charaktere und leidenschaftliche Team Player.

Statt auf perfekte Lebensläufe setzen wir viel mehr Wert auf tolle Persönlichkeiten, die uns dabei helfen, Hotels und Workspaces mit Herz und Seele zu gestalten. Was auch immer deine Leidenschaft ist: Komm zu uns und schreibe deine eigene Geschichte mit Ruby.

Diversity, Equity & Inclusion

Wir glauben daran, dass...
...du lieben kannst, wen du willst
...du selbst entscheiden solltest, ob und mit welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest
...du stolz auf deine Herkunft und Kultur sein kannst
...du dich nicht für deine Religion oder Weltanschauung rechtfertigen musst
...du gut bist, genauso wie du bist und unser Team und Rubys Vielfältigkeit einzigartig machst

Damit können wir gar nicht: Ismen
Rassismus, Sexismus, Heterosexismus, Antisemitismus und alle weiteren derartigen Ismen, werden bei uns nicht toleriert.

Wenn du wissen möchtest, was dich erwartet, dann höre doch mal in die Story von Paul aus unserem Brand Events-Team rein. Noch mehr Ruby Stories findest du hier:

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