Workspace Coordinator (m/w/d) - Teilzeit

Ruby; Hamburg; On-site; EUR 20,000 - 33,000; Part time

Benefits offered by this job

Mobilitätszuschuss

Ruby F&B Credit

Staff Rates

Job summary

Ruby Hans Workspace sucht eine/n Workspace Coordinator (m/w/d) in Teilzeit zur Unterstützung eines wachsenden Hospitality-Teams. Du bist erste/r Ansprechpartner/in am Empfang, sorgst für einen reibungslosen Ablauf und betreust Veranstaltungen sowie Community-Events.

Du bringst Hospitability-Erfahrung, eine Hands-on-Mentalität und starke Organisationsfähigkeiten mit. Gepflegt bis in Details, arbeitest du eng mit Sales zusammen, verwaltest Mietpartien, Parktickets und Schlüsselkarten, und sorgst

Qualifications

• Bereits erste Erfahrungen in Hotellerie/Gastronomie oder Office Management/Coworking gesammelt
• Hands-on-Mentalität
• Positive, herzliche Ausstrahlung und empathischer Umgang mit Gästen
• Bedarfserkennung und Unterstützung von Mietparteien und Mitarbeitenden
• Organisations­talent, Multitasking, lösungsorientierter Umgang
• Nachhaltiges Denken und Beitrag zu umweltfreundlichen Lösungen
• Eigenständiges Arbeiten und Verantwortungsbewusstsein
• Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift; MS-Office-Kenntnisse
• Offene Unternehmenskultur – Bring deine Persönlichkeit ein
• Ruby Gründer Michael – Unternehmergeist
• Flexibilität und Teamorientierung
• Arbeitszeit: 35 Stunden/Woche, kein freier Mittag
• Staff Rates und Travel Benefits
• Mobilitätszuschuss
• Ruby F&B Credit

Responsibilities

• Empfangs- und Office-Management-Ansprechpartner für Gäste, Dienstleister und Partner
• Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs operativer und administrativer Aufgaben
• Bestellwesen inkl. Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle sowie Archivierung
• Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im Workspace sicherstellen; Kaffeeküche betreuen
• Onboarding neuer Mietparteien, Parktickets und Schlüsselkarten verwalten
• Vor- und Nachbereitung von Tagungen/Veranstaltungen und deren Betreuung
• Markenbotschafter: regelmäßige Community-Events eigenständig organisieren
• Zusammenarbeit mit der Sales-Abteilung; Unterstützung bei Aktenpflege und Vertragsunterlagen

Skills

Office Management

Hospitality Experience

Multitasking

Customer Service

German & English Fluent

Tools

MS Office

Job description

Workspace Coordinator (m/w/d) - Teilzeit

du denkst, stickige und alte Büros sind Schnee von gestern und dass Arbeiten komfortabel, flexibel und voller kreativer Inspirationsein sollte? Du findest, dass dein Arbeitsplatz ein Ort mitCharakter und Seelesein sollte, wo neue Ideen zum Leben erweckt werden? Dann bist du die fehlende Olive in unserem Martini, die fehlende Melodie in unserer Musik und derHerzschlag unseres Ruby Hans Workspaces.

Wir sind eine stark wachsende Hospitality-Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in denspannendsten Locations Europasund vielen weiteren Projekten im Bau. Wir gehen mit unsererLean Luxury Philosophie neue Wege und schaffen so eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus. Diese bringen wir durch flexibel buchbare und inspirierende Arbeitsplätze in zentraler Lage sowie eine Ausstattung auf hohem Niveau auch in unsere Workspaces .

Ab sofort suchen wir Unterstützung in Voll- oder Teilzeit für unseren wunderschönen Ruby Hans Workspace.

Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du:

• Bist am Empfang erste Ansprechperson für alle Office Management Themen sowie für die Hausverwaltung, externe Dienstleistungsfirmen, externe Partner:innen und Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung
• Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig
• Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, deren digitale Archivierung, sowie monatliche Inventuren
• Stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen, übernimmst alltägliche kleinere Reinigungsaufgaben und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine
• Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien, verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten
• Bist für die Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
• Organisierst als Markenbotschafter:in eigenständig unsere regelmäßigen Community-Events und führst diese durch
• Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen

Wir haben schon auf dich gewartet, denn du:

• Hast bereits erste spannende Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht sogar im Ausland
• Packst begeistert mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität mit an
• Bereicherst das Team mit deiner positiven und herzlichen Ausstrahlung, deinem selbstbewussten Auftreten und einem empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg:innen
• Erkennst Bedürfnisse und stehst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter:innen mit Rat und Tat zur Seite
• Bist ein wahres Organisationstalent, meisterst Multitasking mit Leichtigkeit und gehst professionell und lösungsorientiert mit Konflikten um
• Denkst nachhaltig und bringst tolle Ideen ein, um umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
• Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken
• Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift und bist mit den gängigen MS-Office Programmen vertraut
• Dein Style, dein Lachen, deine Ideen – Bring your personality to work. Vielleicht mit einem neuen Tattoo, Piercing oder einer neuen Haarfarbe?
• Wir connecten am liebsten per du - dürfen wir vorstellen: Michael, Gründer von Ruby
• Better together – bei der Arbeit, bei Team Events oder einfach nur, weil Montag ist
• Less work, same money – Vollzeit heißt bei uns 35 Stunden und jede Stunde zählt
• Keine Ausreden mehr – wir unterstützen dein Sportprogramm
• LEGEN…wait for it…DARY Staff Rates – für dich und deinen Travel Buddy
• Sip, snack, repeat – mit deinem Ruby F&B Credit
• Egal, wie du zur Arbeit kommst – einen Mobility-Zuschuss gibt's on top
• Level up your game – mit Trainings, Coaching und Mentoring hast du die Chance, genau so sehr über dich hinauszuwachsen, wie auch Ruby wächst
• Innovation ist Teil unserer DNA – Lean Luxury, paperless, cashless, … you name it

Daily Business? Nicht mit uns.Egal, ob du einen Blick fürs Detail hast oder mit deiner kreativen und innovativen Art neue Wege gehen willst, ob du technikaffin bist oder doch eher Zahlen deine Leidenschaft sind - bei Ruby findest sicherlich auch du bald deinen Platz. Wir suchen ständigaußergewöhnliche Charaktereundleidenschaftliche Team Player.

Statt auf perfekte Lebensläufe setzen wir viel mehr Wert auftolle Persönlichkeiten, die uns dabei helfen, Hotels und Workspaces mitHerz und Seele zu gestalten. Was auch immer deine Leidenschaft ist: Komm zu uns und schreibe deine eigene Geschichte mit Ruby.

Wir glauben daran, dass... ...du lieben kannst, wen du willst ...du selbst entscheiden solltest, ob und mit welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest ...du stolz auf deine Herkunft und Kultur sein kannst ...du dich nicht für deine Religion oder Weltanschauung rechtfertigen musst ...du gut bist, genauso wie du bist und unser Team und Rubys Vielfältigkeit einzigartig machst

Damit können wir gar nicht: Ismen Rassismus, Sexismus, Heterosexismus, Antisemitismus und alle weiteren derartigen Ismen, werden bei uns nicht toleriert.

Wenn du wissen möchtest, was dich erwartet, dann höre doch mal in die Story von Paul aus unserem Brand Events-Teamrein. Noch mehrRuby Storiesfindest du hier: