Workspace Coordinator (m/w/d)

Ruby; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mobility‑Zuschuss

Ruby F&B credit

Staff Rates (Travel Buddy)

Zusammenfassung

Ruby sucht eine engagierte Office Management‑Allrounderin/-sallrounder zur Verstärkung unserer Hospitality‑Group mit Hotels und Workspaces. Du bist Empfangs‑ und Ansprechperson für Office‑Themen, koordinierst Post, Bestellungen und Inventuren, sorgst für Sauberkeit und Instandhaltung, organisierst Onboarding und Events.

Du arbeitest eng mit Sales zusammen, bringst eine Hands-on‑Mentalität mit und kommunizierst fließend auf Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Erfahrung in Hotellerie/Gastronomie oder Office Management.
• Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift.
• Organisationstalent, Multitasking und lösungsorientiertes Arbeiten.
• Positives Auftreten, Teamfähigkeit und empathischer Umgang mit Gästen und Kolleg:innen.

Aufgaben

• Empfang und erste Ansprechperson für Office Management, Hausverwaltung, Dienstleister, Gäste.
• Zuverlässige Abwicklung operativer und administrativer Aufgaben, Postverteilung und -versand.
• Bestellwesen inkl. Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, Archivierung und Inventuren.
• Gewährleistung von Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung; Organisation öffentlicher Flächen; Kaffeeecke/Verzehrmittelpflege.
• Onboarding neuer Mietparteien, Verwaltung von Parktickets und Schlüsselkarten.
• Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen; Betreuung von Meetings.
• Als Markenbotschafter regelmäßige Community-Events eigenständig organisieren.
• Zusammenarbeit mit Sales; Unterstützung bei Angebots- und Vertragsunterlagen.

Kenntnisse

Office Management

Multitasking

Organisationsfähigkeit

Kundenservice

Hands-on‑Mentalität

Deutsch fließend

Englisch fließend

MS Office

Teamfähigkeit

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

du denkst, stickige und alte Büros sind Schnee von gestern und dass Arbeiten komfortabel, flexibel und voller kreativer Inspirationsein sollte? Du findest, dass dein Arbeitsplatz ein Ort mitCharakter und Seelesein sollte, wo neue Ideen zum Leben erweckt werden? Dann bist du die fehlende Olive in unserem Martini, die fehlende Melodie in unserer Musik und derHerzschlag unseres Ruby Carl Workspaces .

Wir sind eine stark wachsende Hospitality-Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in denspannendsten Locations Europasund vielen weiteren Projekten im Bau. Wir gehen mit unsererLean Luxury Philosophie neue Wege und schaffen so eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus. Diese bringen wir durch flexibel buchbare und inspirierende Arbeitsplätze in zentraler Lage sowie eine Ausstattung auf hohem Niveau auch in unsere Workspaces .

Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du:

• Bist am Empfang erste Ansprechperson für alle Office Management Themen sowie für die Hausverwaltung, externe Dienstleistungsfirmen, externe Partner:innen und Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung
• Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig
• Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, deren digitale Archivierung, sowie monatliche Inventuren
• Stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen, übernimmst alltägliche kleinere Reinigungsaufgaben und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine
• Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien, verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten
• Bist für die Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
• Organisierst als Markenbotschafter:in eigenständig unsere regelmäßigen Community-Events und führst diese durch
• Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen

Wir haben schon auf dich gewartet, denn du:

• Hast bereits erste spannende Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht sogar im Ausland
• Packst begeistert mit einer ausgeprägten Hands‑on‑Mentalität mit an
• Bereicherst das Team mit deiner positiven und herzlichen Ausstrahlung, deinem selbstbewussten Auftreten und einem empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg:innen
• Erkennst Bedürfnisse und stehst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter:innen mit Rat und Tat zur Seite
• Bist ein wahres Organisationstalent, meisterst Multitasking mit Leichtigkeit und gehst professionell und lösungsorientiert mit Konflikten um
• Denkst nachhaltig und bringst tolle Ideen ein, um umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
• Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken
• Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift und bist mit den gängigen MS-Office Programmen vertraut
• Dein Style, dein Lachen, deine Ideen – Bring your personality to work. Vielleicht mit einem neuen Tattoo, Piercing oder einer neuen Haarfarbe?
• Wir connecten am liebsten per du - dürfen wir vorstellen: Michael, Gründer von Ruby
• Better together – bei der Arbeit, bei Team Events oder einfach nur, weil Montag ist
• Less work, same money – Vollzeit heißt bei uns 35 Stunden und jede Stunde zählt
• Keine Ausreden mehr – wir unterstützen dein Sportprogramm
• LEGEN...wait for it...Dary Staff Rates - für dich und deinen Travel Buddy
• Sip, snack, repeat - mit deinem Ruby F&B credit
• Egal, wie du zur Arbeit kommst – einen Mobility-Zuschuss gibt's on top
• Level up your game – mit Trainings, Coaching und Mentoring hast du die Chance, genau so sehr über dich hinauszuwachsen, wie auch Ruby wächst
• Innovation ist Teil unseres DNA – Lean Luxury, paperless, cashless, … you name it

Daily Business? Nicht mit uns.

Egal, ob du einen Blick fürs Detail hast oder mit deiner kreativen und innovativen Art neue Wege gehen willst, ob du technikaffin bist oder doch eher Zahlen deine Leidenschaft sind - bei Ruby findest sicherlich auch du bald deinen Platz. Wir suchen ständigaußergewöhnliche Charaktereundleidenschaftliche Team Player.

Statt auf perfekte Lebensläufe setzen wir viel mehr Wert auftolle Persönlichkeiten, die uns dabei helfen, Hotels und Workspaces mitHerz und Seele zu gestalten. Was auch immer deine Leidenschaft ist: Komm zu uns und schreibe deine eigene Geschichte mit Ruby.

Wir glauben daran, dass... ...du lieben kannst, wen du willst ...du selbst entscheiden solltest, ob und mit welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest ...du stolz auf deine Herkunft und Kultur sein kannst ...du dich nicht für deine Religion oder Weltanschauung rechtfertigen musst ...du gut bist, genauso wie du bist und unser Team und Rubys Vielfältigkeit einzigartig machst

Damit können wir gar nicht: Ismen Rassismus, Sexismus, Heterosexismus, Antisemitismus und alle weiteren derartigen Ismen, werden bei uns nicht toleriert.