Workspace Coordinator (m/w/d)

Ruby Group; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Staff discounts

Mobility subsidy

Trainings & Mentoring

Team events

Zusammenfassung

Ruby Group sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager für unseren Ruby Workspaces-Standort in Düsseldorf.

Du bist erster Ansprechpartner am Empfang, betreibst Office- und Gästebetreuung, organisierst administrative Abläufe und unterstützt bei Veranstaltungen. Du bringst Erfahrung in Hotellerie oder Office Management mit, arbeitest eigenständig und zielorientiert, beherrschst Deutsch und Englisch fließend und kennst MS Office.

Qualifikationen

• Hast bereits erste spannende Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management gesammelt – ideal auch im Ausland.
• Packst begeistert mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität mit an
• Bereicherst das Team mit deiner positiven und herzlichen Ausstrahlung, deinem selbstbewussten Auftreten und einem empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg:innen
• Erkennst Bedürfnisse und stehst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter:innen mit Rat und Tat zur Seite
• Bist ein wahres Organisationstalent, meisterst Multitasking mit Leichtigkeit und gehst professionell und lösungsorientiert mit Konflikten um
• Denkst nachhaltig und bringst tolle Ideen ein, um umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
• Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken
• Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift und bist mit den gängigen MS-Office Programmen vertraut

Aufgaben

• Empfangs- und Office-Management: erster Ansprechpartner für Gäste, Dienstleister, Partner:innen und Besucher
• Postverteilung, Telefonannahme und Weiterleitung
• Bestellwesen inkl. Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, Archivierung und Inventuren
• Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung des Workspace, Organisation öffentlicher Flächen, Kaffeeküche/Vending Machine
• Onboarding neuer Mietparteien, Parktickets und Schlüsselkarten verwalten
• Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen, Betreuung von Meetings
• Markenbotschafter: eigenständige Organisation regularer Community-Events
• Zusammenarbeit mit Sales, Unterstützung bei Angeboten und Vertragsunterlagen

Kenntnisse

Organisationstalent

Hands-on-Mentalität

Teamfähigkeit

Kundenorientierung

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Multitasking

Empathischer Umgang

Selbstbewusstes Auftreten

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

At Ruby, your personality really matters, your time really matters, and we strongly believe we groove way better together. At Ruby, we keep breaking new ground.

Hey Sunshine, du denkst, stickige und alte Büros sind Schnee von gestern und dass Arbeiten komfortabel, flexibel und voller kreativer Inspiration sein sollte? Du findest, dass dein Arbeitsplatz ein Ort mit Charakter und Seele sein sollte, wo neue Ideen zum Leben erweckt werden? Dann bist du die fehlende Olive in unserem Martini, die fehlende Melodie in unserer Musik und der Herzschlag unseres Ruby Carl Workspaces.

Join us and make it your own story.

• Bist am Empfang erste Ansprechperson für alle Office Management Themen sowie für die Hausverwaltung, externe Dienstleistungsfirmen, externe Partner:innen und Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung
• Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig
• Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, deren digitale Archivierung, sowie monatliche Inventuren
• Stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen, übernimmst alltägliche kleinere Reinigungsaufgaben und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine
• Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien, verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten
• Bist für die Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
• Organisierst als Markenbotschafter:in eigenständig unsere regelmäßigen Community-Events und führst diese durch
• Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen

Wir Haben Schon Auf Dich Gewartet, Denn Du

• Hast bereits erste spannende Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht sogar im Ausland
• Packst begeistert mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität mit an
• Bereicherst das Team mit deiner positiven und herzlichen Ausstrahlung, deinem selbstbewussten Auftreten und einem empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg:innen
• Erkennst Bedürfnisse und stehst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter:innen mit Rat und Tat zur Seite
• Bist ein wahres Organisationstalent, meisterst Multitasking mit Leichtigkeit und gehst professionell und lösungsorientiert mit Konflikten um
• Denkst nachhaltig und bringst tolle Ideen ein, um umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
• Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken
• Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift und bist mit den gängigen MS-Office Programmen vertraut

What's in for you? So grooven wir:

Ruby, Ruby, Ruby

• Dein Style, dein Lachen, deine Ideen – Bring your personality to work. Vielleicht mit einem neuen Tattoo, Piercing oder einer neuen Haarfarbe?
• Wir connecten am liebsten per du - dürfen wir vorstellen: Michael, Gründer von Ruby
• Better together – bei der Arbeit, bei Team Events oder einfach nur, weil Montag ist

'Cause I'm having a good time

• Less work, same money – Vollzeit heißt bei uns 35 Stunden und jede Stunde zählt
• Keine Ausreden mehr – wir unterstützen dein Sportprogramm
• LEGEN...wait for it...Dary Staff Rates - für dich und deinen Travel Buddy

Money, Money, Money

• Sip, snack, repeat - mit deinem Ruby F&B credit
• Egal, wie du zur Arbeit kommst – einen Mobility-Zuschuss gibt's on top
• Take it to the next level – sichere dir extra Cash durch Talent Scouting

Ain't no mountain high enough

• Level up your game – mit Trainings, Coaching und Mentoring hast du die Chance, genau so sehr über dich hinauszuwachsen, wie auch Ruby wächst
• Innovation ist Teil unserer DNA – Lean Luxury, paperless, cashless, … you name it

Where have you been so long?

Egal, ob du einen Blick fürs Detail hast oder mit deiner kreativen und innovativen Art neue Wege gehen willst, ob du technikaffin bist oder doch eher Zahlen deine Leidenschaft sind - bei Ruby findest sicherlich auch du bald deinen Platz. Wir suchen ständig außergewöhnliche Charaktere und leidenschaftliche Team Player.

Statt auf perfekte Lebensläufe setzen wir viel mehr Wert auf tolle Persönlichkeiten, die uns dabei helfen, Hotels und Workspaces mit Herz und Seele zu gestalten. Was auch immer deine Leidenschaft ist: Komm zu uns und schreibe deine eigene Geschichte mit Ruby.

Diversity, Equity & Inclusion

Wir glauben daran, dass...

• du lieben kannst, wen du willst
• du selbst entscheiden solltest, ob und mit welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest
• du stolz auf deine Herkunft und Kultur sein kannst
• du dich nicht für deine Religion oder Weltanschauung rechtfertigen musst
• du gut bist, genauso wie du bist und unser Team und Rubys Vielfältigkeit einzigartig machst

Damit können wir gar nicht: Ismen

Rassismus, Sexismus, Heterosexismus, Antisemitismus und alle weiteren derartigen Ismen, werden bei uns nicht toleriert.

Wenn du wissen möchtest, was dich erwartet, dann höre doch mal in unsere Ruby Stories rein: www.ruby-hotels.com/stories

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