Workplace & Operations Manager

ProVeg International; Berlin; Hybrid; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Full Remote Work mit Berliner Office-M

Urlaubstage & Weiterbildungsbudget

Laptop bereitgestellt

Open Up und Headspace Mitgliedschaft

Zusammenfassung

ProVeg International sucht eine*n Workplace & Operations Manager (all genders) in Berlin, der/die das Büro zu einem Ort der Wohlfühlkultur macht. Du arbeitest eigenverantwortlich im WOM-Team, gestaltest Abläufe und sorgst für reibungslose administrative Prozesse im Büro.

Du bringst Bachelorabschluss oder mehrere Jahre Erfahrung, sowie Deutsch- und Englischkenntnisse mit. Die Stelle bietet eine stabile Festanstellung in einem zukunftsorientierten NGO-Umfeld und spannende interne Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Bachelorabschluss oder ca. 4 Jahre relevante Berufserfahrung im Workplace/Office Management, Verwaltung oder Dienstleistungssektor.

Aufgaben

• Reisemanagement: Verantwortlich für Reisemanagement-Tool und operatives Reisemanagement (Ausstellung Bahncards, Perk Accounts, Troubleshooting).
• Einkaufs- & Verwaltungsaufgaben: Bestellungen koordinieren, Rechnungen prüfen, Post- und Warensendungen bearbeiten, Verwaltung von Kredit- und Bankdaten.
• Dokumentenmanagement: Digitale und physische Akten strukturiert und gut zugänglich halten.
• Bestandsübersicht: Überblick über Bestände, Nachbestellungen koordinieren, Lagerung/Verteilung von Waren und Merchandise.
• Prozessoptimierung: Bestehende Prozesse prüfen und Verbesserungsvorschläge entwickeln.
• Schlüssel-/Zugangskontrolle: Verwaltung aller Schlüssel und elektronischer Zugänge.
• Betriebsärztliche Meetings: Umsetzung der Empfehlungen.
• Interne Wiki: Inhalte gestalten und pflegen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Proaktivität

Belastbarkeit

Hands-on-Mentalität

Deutsch- und Englischkenntnisse

Ausbildung

Bachelorabschluss

Tools

Microsoft Office

Libre Office

Google Docs

Jobbeschreibung

Job Details

Berichtet an: Senior Office Manager

Abteilung: DE OPS

Wochenstunden: 32-40 h/Woche

Standort: Berliner Office (für diese Stelle gibt es keine full-remote Option!)

Anstellungsart: Festangestellt

Rollenbeschreibung

Unser ProVeg Büro ist nicht nur ein Ort zum Arbeiten, sondern ein Ort, an dem du Teil einer Gemeinschaft bist. Hier entstehen Visionen für eine nachhaltige Zukunft, und der Austausch mit engagierten Kolleg*innen inspiriert deinen Arbeitsalltag. Dabei trägst du aktiv zu einer entspannten, angenehmen und offenen Arbeitsatmosphäre bei.

Wir suchen eine*n Workplace & Operations Manager (all genders), welche*r unsere pflanzliche Mission lebt und unser Berliner Büro zu einem Ort macht, an dem sich alle wohlfühlen und unterstützt werden.

Aufgaben

Als Teil des Workplace & Operations Teams (WOM) übernimmst du eigenverantwortlich verschiedene Aufgabenbereiche und trägst dazu bei, einen reibungslosen Ablauf im Büro sicherzustellen.

Administrative Aufgaben

• Reisemanagement: Du bist verantwortlich für unser Reisemanagement Tool und operatives Reisemanagement (Ausstellung von Bahncards, Erstellung von Perk Accounts, Trouble Shooting)
• Einkauf und Verwaltung: Du koordinierst Bestellungen, prüfst Rechnungen, bearbeitest Post- und Warensendungen und übernimmst Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Kredit- und Bankdaten (Schattenbuchhaltung).
• Dokumentenmanagement: Du sorgst dafür, dass unsere digitalen und physischen Akten strukturiert und jederzeit gut zugänglich sind.
• Bestandsübersicht: Du behältst den Überblick über Bestände, koordinierst Nachbestellungen und kümmerst dich um die Lagerung und Verteilung von Waren und Merchandise.
• Prozessoptimierung: Du prüfst bestehende Prozesse selbständig und entwickelst fundierte Verbesserungsvorschläge zur kontinuierlichen Optimierung unserer Abläufe.
• Verwaltung aller Schlüssel und elektronischer Zugänge
• Betriebsärztliche Meetings und die Umsetzung der empfohlenen Anpassungen
• Inhaltliche Ausgestaltung des internen Wiki

Büro/Workplace Aufgaben:

• Büroorganisation & Kommunikation: Du bist eine erste Ansprechperson für allgemeine Fragen im Bereich Workplace Management und unterstützt bei der internen Kommunikation.
• On- und Offboarding: Du begrüßt neue Mitarbeitende und trägst dazu bei, dass sie sich von Anfang an wohlfühlen. Dabei arbeitest du eng mit dem P&C- und IT-Team zusammen.
• Empfang und Betreuung: Du nimmst Besucherinnen freundlich in Empfang und koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleisterinnen.
• Büroorganisation: Du übernimmst eigenständig die Ordnung und Organisation in der Küche und sorgst dafür, dass Lebensmittel immer ausreichend vorhanden sind. Außerdem bist du Ansprechperson für organisatorische Fragen und sorgst dafür, dass die Abläufe im Büro reibungslos funktionieren
• Arbeitsplatzgestaltung: Deine kreativen Ideen sind gefragt! Du hilfst aktiv dabei mit, unsere Büroräume ansprechend zu gestalten und zu optimieren.
• Interne Events & Mitarbeitenden-Erlebnis: Du unterstützt bei der Planung und Durchführung interner Events (Sommerfest, Weihnachtsfeier etc.) und hilfst bei Initiativen, die das Miteinander fördern.
• Externe Events: Du koordinierst externe Events Kommunikation, Verträge, Zugänge etc.) und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher.
• Facility Management: Du koordinierst Reinigung, Reparaturen und Instandhaltung, sowie Organisation von Umzügen und Büroveränderung
• Empfang: Du empfängst und leitest Besuche und externe Dienstleistungen

Dein Profil:

Erforderlich:

• Bachelorabschluss oder ca. 4 Jahre relevante Berufserfahrungen im Workplace/Office Management, in der Verwaltung oder im Dienstleistungssektor
• Du verfügst über gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Du bist mit Microsoft Office, Libre Office und Google Docs vertraut.
• Du identifizierst dich mit den Zielen von ProVeg und legst großen Wert auf Nachhaltigkeit.
• Du bist ein Organisationstalent und achtest auf Genauigkeit und Ordnung, bist strukturiert und sorgfältig bei deiner Arbeit.
• Deine positive und hilfsbereite Einstellung motiviert dein Umfeld und du arbeitest gerne im Team.
• Du besitzt gute Kommunikationsfähigkeiten, und behältst auch in stressigen Situationen einen klaren Kopf.
• Du hast Freude daran, neue Aufgaben zu übernehmen und kreative Lösungen zu entwickeln.
• Du bist proaktiv und kannst Aufgaben gut priorisieren und erledigst sie zuverlässig.
• Du zeichnest dich durch körperliche Belastbarkeit & “hands on” Mentalität aus

Nice to have:

• Erfahrung mit Projektmanagement-Software
• Erfahrung im NGO Sektor oder in Serviceorientierten Berufen

Hinweis:

Für diese Stelle ist eine Junior Position möglich! Wir wollen auch Berufseinsteiger*innen oder Quereinsteiger*innen ermutigen sich auf diese Stelle zu bewerben.

Unser Angebot

• Flexible Arbeitszeiten mit der Option, Überstunden durch Freizeit auszugleichen.
• Full Remote Work mit der Möglichkeit, in unserem Berliner Office zu arbeiten.
• Die Option, temporär aus dem Ausland zu arbeiten (unter Beachtung der Obergrenze von 183 Tagen/ Jahr)
• 25 Tage Basisurlaub (FTE) plus ein zusätzlicher Urlaubstag jährlich mehr (weitere Urlaubstage können über kleine Gehaltsanpassungen dazu “gekauft” werden)
• Ein wertschätzendes Arbeitsklima in einem hochmotivierten Team.
• Starker Fokus auf die persönliche Entwicklung und ein ausgewiesenes Weiterbildungsbudget.
• Bereitstellung eines Arbeitslaptops und Zugang zu einem gut ausgestatteten Büro in Berlin Tiergarten.
• Achtsamkeitsprogramm und mentales Wohlbefinden - kostenlose Mitgliedschaft bei Open Up und Headspace.
• Wir sind ein inklusiver Arbeitsplatz für unsere vielfältigen Mitarbeiter*innen auf der ganzen Welt und ermutigen jede*n in unserer Organisation, ihr ganzes Wesen in die Arbeit einzubringen.
• Und last but not least: Werde Teil eines großartigen Teams und arbeite mit uns an einer Welt, in der alle leckere und gesunde Lebensmittel wählen, die gut für Menschen, Tiere und unseren Planeten sind

Wann?

Start: November 2026
Bewerbungsfrist: Offen bis zur Besetzung

Die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess:

• Erstes Screening der Bewerbungsunterlagen
• Videocall mit People & Culture (ca. 30–40 Min.)
• Teaminterview (ca. 1h)
• Kennenlernen und Probearbeiten im Berliner Office