Workforce Manager (m/w/d) Customer Service

NOVENTI Health SE; Mannheim; Hybrid; EUR 70.000 - 95.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Brauchtumstag

Firmenrabatte

Deutschlandticket 25€ Zuschuss

Firmenfahrrad

Workcation

HASI-Tag

Mobiles Arbeiten 15 Tage/Jahr Euro-Um

Zusammenfassung

NOVENTI Health SE sucht eine/n Workforce Manager (m/w/d) im Customer Service für den Standort Mannheim. Die Rolle verantwortet Forecasting, Kapazitätsplanung und die Entwicklung ganzheitlicher WFM-Strukturen.

Du steuerst Servicelevel, Auslastung und AHT, entwickelst Schichtmodelle und koordinierst externe Partner. Wünschenswert sind Erfahrung im Healthcare-Umfeld, analytische Stärke, sicherer Umgang mit Excel und WFM-Tools sowie eigenständige Gestaltungskraft.

Qualifikationen

• Erfahrung im Workforce Management, Kapazitäts- oder Personaleinsatzplanung.
• Forecasting, Kapazitätsplanung und relevante KPI wie Servicelevel, Auslastung.
• Analytisches Denken; Daten анализа und Ableitung von Maßnahmen.
• Umgang mit Excel und gängigen WFM-Tools; Erfahrung mit Systemen vorteilhaft.

Aufgaben

• Forecasting und Kapazitätsplanung basierend auf historischen Daten und Kampagnen.
• Aufbau und Weiterentwicklung von WFM-Strukturen und Prozessen.
• Operative Steuerung von Servicelevel, Auslastung und Kennzahlen.
• Entwicklung von Einsatz- und Schichtmodellen zur Kapazitätsnutzung.
• Koordination externer Partner; Analyse von Kennzahlen und Optimierung.
• Auswahl und Weiterentwicklung von WFM-Tools; Prozessoptimierung.
• Reporting und Schnittstellenmanagement mit Führungskräften und Teams.

Kenntnisse

Forecasting

Kapazitätsplanung

WFM-Strukturen

Operative Steuerung

Schichtplanung

Stakeholder-Kommunikation

Datenanalyse

Excel & Tools

Tools

Excel

WFM-Tools

Jobbeschreibung

Workforce Manager (m/w/d) Customer Service in Vollzeit gesucht für den Einsatzort 68159 Mannheim

NOVENTI ist der führende Anbieter von Abrechnung, Software, Finanzdienstleistungen und digitalen Plattformen im europäischen Gesundheitsmarkt. Das Angebot richtet sich an alle Leistungserbringer des Gesundheitswesens, wie z.B. Apotheken, Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Sanitätshäuser, etc. Wir begleiten unsere Kundinnen und Kunden in digitalen Transformationsprozessen wie dem eRezept, bieten hybride Lösungen und vernetzen sowohl die Dienstleister im Gesundheitsmarkt als auch die Menschen miteinander. Gegründet vor 125 Jahren umfasst das Unternehmen mit Hauptsitz in München heute über 1.600 Mitarbeitende.

Workforce Manager (m/w/d) Customer Service

100% Homeoffice möglich, Bietigheim-Bissingen, Mannheim, München

Workforce Management gibt es bei uns bereits in einigen Bestandteilen – jetzt wollen wir daraus ein professionelles, ganzheitliches System entwickeln. Dafür suchen wir Dich als Workforce Manager (m/w/d). Du übernimmst eine zentrale Rolle beim Aufbau unserer WFM-Strukturen und verbindest Daten, Planung und operative Steuerung miteinander. Dein Ziel: unsere internen und externen Kundenberater so zu planen und zu steuern, dass Kapazitäten dort zur Verfügung stehen, wo sie tatsächlich gebraucht werden – und unsere Kunden mehr Zeit für Gesundheit haben.

Die Position ist im Raum München, Bietigheim-Bissingen oder Mannheim mit bis zu 50% mobilem Arbeiten zu besetzen. Es besteht auch die Option auf 100% mobiles Arbeiten mit regelmäßiger Reisetätigkeit, sofern der Wohnort außerhalb dieser Regionen liegt.

Dein Job bei uns:

• Forecasting & Kapazitätsplanung: Auf Basis historischer Daten, Kampagnen, saisonaler Effekte und weiterer Einflussfaktoren erstellst Du belastbare Prognosen und leitest daraus den zukünftigen Personalbedarf ab.
• WFM-Strukturen aufbauen: Bestehende Planungs- und Steuerungsprozesse werden von Dir analysiert, strukturiert und zu einem ganzheitlichen Workforce-Management-Ansatz weiterentwickelt.
• Operative Steuerung: Servicelevel, Auslastung, AHT und weitere relevante Kennzahlen hast Du im Blick und reagierst bei Abweichungen mit den passenden Maßnahmen.
• Einsatz- und Schichtplanung: Für unsere internen Kundenberater entwickelst Du bedarfsgerechte Schicht- und Einsatzmodelle und sorgst für eine möglichst effiziente Nutzung der vorhandenen Kapazitäten.
• Steuerung externer Partner: Die Kapazitätsplanung und Performance unserer externen Dienstleister koordinierst Du, analysierst deren Kennzahlen und leitest bei Bedarf Optimierungsmaßnahmen ein.
• Tools & Prozesse: Bei der Auswahl, Einführung und Weiterentwicklung von WFM-Tools bringst Du Deine Expertise ein und sorgst dafür, dass Daten und Prozesse sinnvoll zusammenspielen.
• Prozessoptimierung: Bestehende Abläufe hinterfragst Du kontinuierlich, identifizierst unnötige Komplexität und setzt gemeinsam mit den beteiligten Teams Verbesserungen um.
• Reporting & Schnittstellenmanagement: Kennzahlen und Entwicklungen bereitest Du verständlich auf, leitest konkrete Handlungsempfehlungen ab und stimmst Dich eng mit Führungskräften, internen Teams und externen Partnern ab.

Das bringst Du mit:

• Erfahrung im Workforce Management, in der Kapazitäts- oder Personaleinsatzplanung oder in einem vergleichbaren analytischen und steuernden Umfeld bringst Du bereits mit.
• Forecasting, Kapazitätsplanung und relevante Kundenservice-KPIs wie Servicelevel, AHT und Auslastung sind Dir vertraut.
• Analytisches Denken liegt Dir: Daten kannst Du einordnen, Zusammenhänge erkennen und daraus konkrete Maßnahmen ableiten.
• Mit Excel und gängigen WFM- bzw. Planungstools gehst Du sicher um; idealerweise hast Du bereits Erfahrung mit der Einführung oder Weiterentwicklung entsprechender Systeme.
• Eine hohe Eigeninitiative und Gestaltungskraft zeichnen Dich aus. Gerade beim Aufbau neuer Strukturen gehst Du Themen selbstständig an, bringst Ideen ein und setzt diese pragmatisch um.
• In der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern überzeugst Du durch klare Kommunikation, Verbindlichkeit und eine ausgeprägte Lösungsorientierung.
• Erfahrungen im Healthcare-Umfeld, mit agilen Arbeitsweisen oder Automatisierungslösungen sind ein Plus, aber keine Voraussetzung.

Freue Dich auf:

• 30 Urlaubstage & Brauchtumstag
• Einen individuell planbaren Brauchtumstag als zusätzlichen freien Tag zu den 30 Urlaubstagen
• Belonio Gutscheine
• Monatliches Guthaben von bis zu 50€ für namhafte Gutscheinpartner
• EGYM WELLPASS
• Vergünstigte Mitgliedschaft für Bewegung, Ausgleich und Gesundheit
• Firmenrabatte
• Profitiere von attraktiven Mitarbeiter-Rabattprogrammen
• Workcation
• 15 Tage pro Jahr mobiles Arbeiten im europäischen Ausland
• Altersversorgung
• Speziell auf unsere Branche zugeschnittene Konzepte und 27€ vermögenswirksame Leistungen pro Monat
• Deutschlandticket
• NOVENTI bezuschusst das Deutschlandticket mit 25€
• Firmenfahrrad
• Fahrradleasing eines hochwertigen (E-)Bikes mit Steuervorteil
• HASI-Tag
• Um die Feiertage in vollen Zügen zu genießen, ist an Heiligabend und Silvester frei

Wir stehen für folgende Werte:

Kollaboration: Wir arbeiten zusammen und finden gemeinsam Lösungen, um unsere Unternehmensziele zu erreichen.

Innovation: Wir schauen über den Tellerrand hinaus, schaffen kreative Freiräume und haben Mut, Neues auszuprobieren.

Transparenz: Wir kommunizieren klar und offen und lassen Worten stets Taten folgen.

Kundenfokus: Wir handeln in allen Bereichen und auf allen Ebenen serviceorientiert, zum Wohle unserer Kundinnen und Kunden.

Dynamik: Wir handeln proaktiv und leben verständliche Prozesse.

Unternehmertum: Wir übernehmen Verantwortung auf allen Ebenen und treffen wirtschaftliche Entscheidungen mit dem Ziel, die NOVENTI Gruppe zu stärken.

Wertschätzung: Wir haben Vertrauen ineinander, gehen respektvoll miteinander um und geben konstruktives Feedback.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Zudem nehmen wir bei NOVENTI den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Um den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz (DSGVO) und damit dem Umgang mit personenbezogenen Daten gerecht zu werden, können wir Deine Unterlagen nur per Online-Bewerbung entgegennehmen.

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