Werkstudent Internal Operations, Human Resource & Eventmanagement (m/w/d)

Pioneer People GmbH; München; Vor Ort; EUR 17.000 - 22.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Das Franklin Institute of Applied Sciences sucht eine/n Office Manager/in zur zentralen Anlaufstelle im Münchner Büro. Du sorgst dafür, dass Organisation, Kommunikation und Administration reibungslos ineinandergreifen.

Zu deinen Aufgaben gehören Office-Management, Assistenz der Geschäftsführung, Koordination von Terminen sowie die Unterstützung bei internen Events. Teilzeit ca. 20 Stunden/Woche vor Ort, Deutsch und Englisch, sicherer Umgang mit digitalen Tools.

Qualifikationen

• Ordnungs- und Organisationsfähigkeit mit strukturierter, zuverlässiger Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch.
• Bereitschaft, vor Ort in München ca. 20 Stunden pro Woche zu arbeiten.
• Umgang mit digitalen Tools und KI-Anwendungen (z. B. ChatGPT, Gemini).
• Diskretion und Professionalität im Umgang mit sensiblen Themen.

Aufgaben

• Office Management & Organisation: reibungsloser Büroalltag, Materialvorrat sichern.
• Assistenz & Koordination: Unterstützung der Geschäftsführung, Terminkoordination, Meetings vorbereiten.
• Events & Prozesse: Organisation von Team-Events und Optimierung interner Abläufe.

Kenntnisse

Organisations talent

Kommunikation

Deutsch & Englisch

Selbstständige Arbeitsweise

Digitale Tools

Tools

Slack

Notion

Google Workspace

Jobbeschreibung

Über uns

„Grenzen verschieben, disruptiv denken, die Zukunft gestalten – sei dabei, wenn wir die Talente von morgen formen.“

Das Franklin Institute of Applied Sciences steht für Disruption und Innovation in der Bildungsbranche. Wir gestalten die Online-Bildungslandschaft neu - schnell, ambitioniert und mit unternehmerischem Spirit. Unser Anspruch: Excellence, messbare Ergebnisse und echte Transformation für unsere Teilnehmenden.

Deine Rolle & Aufgaben

In unserem Münchner Office bist du eine zentrale Anlaufstelle im Büroalltag und sorgst dafür, dass Organisation, Kommunikation und Administration reibungslos ineinandergreifen. Du behältst den Überblick, denkst mit und packst pragmatisch an – strukturiert, verlässlich und mit einem Blick fürs Detail.

Office Management & Organisation

• Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag, indem du wiederkehrenden Themen souverän im Griff hast und dafür sorgst, dass immer alles da ist, wo es gebraucht wird
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie allgemeiner organisatorischer Anliegen
• Ansprechperson für kleinere Themen rund ums Office, damit sich das Team auf seine Arbeit konzentrieren kann

Assistenz & Koordination

• Unterstützung der Geschäftsführung und des operativen Teams im Tagesgeschäft
• Koordination von Terminen, Reise- und Hotelbuchungen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Kommunikation und Abstimmung mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern – wertschätzend und professionell

Events & Prozesse

• Organisatorische Unterstützung bei Teamevents und internen Veranstaltungen
• Mitgestaltung und Verbesserung interner Abläufe – du erkennst, wo etwas einfacher gehen könnte, und bringst dich ein

Dein Profil

Du bist ein Organisationstalent, kommunikativ und behältst auch dann einen kühlen Kopf, wenn viel gleichzeitig passiert.

Must-Haves:

• Eingeschriebene:r Student:in (m/w/d) mit rund 20 Stunden Zeit pro Woche und Verfügbarkeit vor Ort in München
• Strukturierte, selbstständige und verlässliche Arbeitsweise: Du bringst Dinge zu Ende, ohne dass jemand nachhakt
• Organisationstalent: du behältst mehrere Themen gleichzeitig im Blick und setzt Prioritäten sinnvoll
• Du bist Kommunikationsstark im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern – wertschätzend, respektvoll, klar, schriftlich und mündlich, auf Deutsch und Englisch
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (inkl. KI-Tools wie ChatGPT oder Gemini)
• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Themen

Nice-to-Haves:

• Erste Erfahrung in Office Management oder einer Assistenzrolle, oder einem vergleichbaren Bereich
• Interesse an HR-, Onboarding- und People-Themen und Operations
• Erfahrung in der Organisation von Events oder internen Veranstaltungen
• Kenntnisse in Tools wie Slack, Notion, Google Workspace oder vergleichbaren Anwendungen
• Freude daran, interne Abläufe zu hinterfragen und ein Stück effizienter zu gestalten

Was macht uns aus?

Bei uns bist du von Tag eins mittendrin: eine Rolle mit echter Verantwortung und spürbarem Einfluss auf unseren Arbeitsalltag. Wir arbeiten in einem modernen, digitalen Umfeld mit klaren Prozessen, kurzen Wegen und viel Pragmatismus – und legen dabei genauso viel Wert auf ein respektvolles, humorvolles Miteinander wie auf Ergebnisse.

Du bekommst bei uns einen ehrlichen Blick hinter die Kulissen eines wachsenden Bildungsunternehmens und arbeitest eng mit dem Team und der Geschäftsführung zusammen. Genug Freiraum, um eigene Ideen einzubringen, und die Flexibilität, alles gut mit deinem Studium zu vereinbaren, gehören für uns selbstverständlich dazu.